Зачем нужна ретроспектива проекта и как ее провести
Ретроспектива — это не формальное совещание с заранее подготовленной повесткой, а обмен субъективным мнением об актуальных рабочих проблемах. Навык организации таких собраний пригодится каждому, кто ведет проекты.
В этой статье мы расскажем, что такое ретроспектива, из каких этапов она состоит и в чем ее ценность. Также поделимся методиками и правилами ее эффективного проведения.
Что такое ретроспектива
Ретроспектива — это собрание команды для обсуждения итоговых или промежуточных результатов проекта и поиска решений проблем. Такие встречи можно проводить в контексте разных управленческих методик.
Однако чаще всего ретроспективой пользуются команды c Agile-подходом на любом выбранном фреймворке — Scrum, SAFe или LeSS. Обсуждения проходят онлайн или офлайн. Частота встреч зависит от команды: кто-то собирает коллег после каждого спринта, а кому-то удобнее делать это раз в квартал.
В ходе ретроспективы участники делятся своими мнениями: говорят об ошибках и успехах, предлагают варианты улучшений. На встрече всегда должен быть модератор — специалист, который следит за ходом дискуссий и очередностью выступлений. Ретроспектива — это не быстрое статусное совещание. Это собрание, на котором работники могут выразить свои эмоции и открыто обсудить успехи и неудачи проекта и коллектива.
К примеру, если кому-то не нравится, что его коллега постоянно не укладывается в дедлайны или присылает невнятные технические задания, то на ретроспективе он может свободно поднять данную тему и попросить исправить ситуацию.
Важно делиться и положительными наблюдениями. Например, руководитель может похвалить команду за эффективные решения, а подчиненные — друг друга за помощь и качественную работу.
Ретроспектива — это внутренняя встреча, и ее главная цель — создать атмосферу доверия среди коллег. Именно поэтому партнеры или клиенты на таком собрании не присутствуют, а обсуждением занимаются только те, кто непосредственно работает над проектом.
Почему важно проводить ретроспективу
Открытое эмоциональное обсуждение помогает решить ряд проблем:
-
Оптимизировать рабочие процессы. Во время дискуссии коллеги анализируют результаты и выясняют, какие шаги были успешными, а какие привели к неудачам. Такая оценка помогает наладить рабочие процессы и повысить общую продуктивность.
-
Спланировать спринты. Новые идеи задают вектор развития проекта. Когда команда видит, над чем конкретно нужно потрудиться и куда двигаться, то ей становится легче наметить будущие этапы работ. Четкое планирование сводит ошибки к минимуму.
-
Укрепить доверие внутри команды. В ходе ретроспективы участники проговаривают как позитивные, так и негативные моменты. Честная позиция предотвращает конфликты и обиды и проясняет возможные недопонимания. Открытая дискуссия улучшает психологический климат, что в дальнейшем сказывается на всей работе.
Помимо вышеперечисленного, ретроспектива позволяет участникам увидеть целостную картину проекта. Обычно в работе каждый специалист сосредоточен только на своей зоне ответственности. Но во время обсуждения люди прислушиваются к ожиданиям команды и лучше понимают, какие задачи они смогут решить коллективными усилиями.
Из каких этапов и методик состоит ретроспектива
Для ретроспективы не предусмотрен четкий регламент. Формат проведения зависит от команды. Однако чаще всего собрание состоит из трех этапов: сбор данных, анализ полученных сведений и планирование дальнейших действий. Разберем каждый подробнее.
Первый этап
Коллеги рассказывают, какую работу они проделали за установленный срок — месяц или квартал. На основе собранных данных модератор выделяет актуальные проблемы и характеризует командный настрой как позитивный или негативный. В дальнейшем дискуссия опирается на эти сведения.
Второй этап
Участники обсуждают проблемы и делятся мнениями. Коллеги не только говорят о том, как можно было бы избежать неудач и сделать что-то по-другому, но и подмечают действительно хорошие решения. Модератор следит за активностью каждого присутствующего. Если он видит, что кто-то не высказал свою точку зрения, то может задать наводящий вопрос и вовлечь человека в обсуждение.
Третий этап
Подведение итогов, которые помогают составить план дальнейших шагов. Команда определяет, что и как необходимо изменить для успешного выполнения проекта: какие решения оставить, а от чего лучше отказаться.
Теперь о методиках. Во время ретроспективы модераторы используют разные техники для вовлечения участников в обсуждение. В начале собрания очень эффективны игровые механики.
К примеру, модератор может предложить коллегам назвать фильм, с которым у них ассоциируется обсуждаемый проект. Кто-то сравнит его с постапокалиптическим боевиком, типа «Терминатора», а для кого-то он будет похож на приключения героев из фильма «Властелин колец». Такой метод разрядит обстановку перед дискуссией и поможет участникам отвлечься от предыдущих дел.
Еще один популярный прием модераторов — игра «Исследователь, покупатель, отпускник, заключенный». Присутствующие выбирают категорию, с которой они себя ассоциируют на собрании, и прикрепляют к одежде соответствующий стикер.
В группу «исследователь» входят те, кто лишь хочет послушать мнения других. К «покупателям» себя относят специалисты, которые желают найти решение актуальной проблемы и применить его в работе. «Отпускники» — участники с настроем «просто посидеть». А «заключенные» — те, кто ощущают себя вынужденными присутствовать лишь по воле начальника.
Благодаря выбранным ролям модератор и руководитель понимают степень заинтересованности членов команды. Например, если на ретроспективе есть много «заключенных», то следует уделить им внимание, вовлечь в дискуссии и прислушаться к их точке зрения.
Как правильно организовать ретроспективу
Перед тем, как собрать команду на эмоциональное обсуждение проекта, необходимо продумать несколько пунктов:
- найти подходящее место;
- выбрать модератора;
- установить тайминги;
- определить круг участников;
- назначить ответственного за ведение записей встречи;
- продумать, где вы будете хранить протоколы.
Разберемся детальнее по каждому этапу.
Место для ретроспективы. Если вы выбрали оффлайн-формат, то вам понадобится переговорная. Важно, чтобы в такой комнате была доска для записей. Также необходимо заранее подготовить для всех присутствующих блокноты и ручки. Если вы планируете онлайн-встречу, то следует подобрать хороший сервис для видеоконференций.
Кроме этого, вам не обойтись без программ, в которых специалист будет делать заметки и вести протокол встречи. Для таких целей можно использовать простой документ в облачном хранилище или доску Канбан.
Выбор модератора. Очень часто на эту роль приглашают человека со стороны — аутсорсера, который специализируется на проведении дискуссионных мероприятий. Модератором может быть и штатный сотрудник. К примеру, если ваш HR-менеджер имеет релевантный опыт или проходил подобные курсы, то он справится с задачей.
Модератором можно назначить и непрофильного специалиста. Главное, чтобы выбранный человек умел вовлекать участников в обсуждения, хорошо управлял таймингами и поддерживал порядок на собрании.
Важно помнить, что руководителя нельзя назначать модератором, иначе вы нарушите принцип нейтральности. Перед начальником участники встречи не смогут честно и открыто проявлять эмоции, а ведь в этом и заключается суть ретроспективы. Лучше отдать предпочтение сотруднику, у которого есть опыт ведения дискуссий.
Размер команды. Оптимальное число участников — 5–12 человек. Если оно увеличится, вам будете сложнее укладываться в тайминги и управлять собранием. Большие коллективы следует разделить на несколько групп в соответствии с проектами или возложенными на них задачами. После того, как все проведут ретроспективу, можно отдельно собрать руководителей от каждой команды. Это позволит обмениваться идеями и держать коллег в курсе новостей.
Тайминги. Продумайте заранее, как долго продлится собрание. Установите лимит на выступление каждого присутствующего, отдельно выделите время на обсуждения проблем и разработку плана по дальнейшим действиям. Ретроспектива может занять от одного до двух часов. В среднем, этого хватит, чтобы настроить команду на обсуждение, выслушать всех участников и подытожить встречу.
Специалисты советуют не затягивать дискуссии, иначе коллеги устанут и потеряют мотивацию. Результаты встречи в таком случае будут малоэффективными.
Даже если высказаться успели не все, лучше перенести выступления на следующее собрание. Данный факт нужно зафиксировать, а таким коллегам в следующий раз дать приоритетное право голоса.
Ответственный за протоколы. Важно решить, кто будет вести документацию по собранию. В протоколах специально назначенный человек фиксирует идеи и проблемы. Ответственным обычно назначают модератора или приглашенного офис-менеджера.
Хранение документации. Записи по ретроспективе лучше отправлять в облако или размещать в канбан-сервисе. Так все участники будут иметь постоянный доступ к протоколам, а перед следующей встречей смогут легко найти и вспомнить актуальные положения. Также документы позволят оценить прогресс в долгосрочной перспективе. К примеру, через год можно просмотреть, какие проблемы стояли перед командой и как их решили.
Подытожим ключевые особенности ретроспективы
Ретроспектива — это собрание коллектива для эмоционального обсуждения результатов или отдельных этапов проекта. Главные цели встречи — найти решения проблем и улучшить продуктивность командной работы.
Чаще всего ретроспектива состоит из трех этапов: сбор информации, обсуждение актуальных вопросов и подведение итогов в виде планирования дальнейших шагов. Чтобы провести эффективную дискуссию, ведущий встречи может использовать разные техники, которые вовлекут в разговор всех присутствующих.
Качественная ретроспектива всегда требует подготовки. Организатору необходимо найти подходящее место, выбрать модератора, составить список присутствующих, определить тайминги, назначить ответственного за ведение протоколов и продумать место хранения всей документации по собранию. Если вы учтете все правила, то ретроспектива поможет оптимизировать рабочие процессы, улучшить коммуникацию в команде и укрепить доверие к коллегам.