Программы для контроля компьютеров сотрудников: какие бывают и зачем нужны
- Зачем нужна программа для контроля сотрудников на рабочем месте
- Законна ли установка программ контроля на рабочие компьютеры
- Виды программ для слежения за подчиненными
- Анализ продуктивности сотрудника с помощью программ
- Внедрение программы контроля за сотрудниками
- Какую программу для контроля персонала выбрать
Зачем нужна программа для контроля сотрудников на рабочем месте
У работодателя есть реальные причины «присматривать» за своими подчиненными, поскольку на сегодняшний день 89% мировых компаний сталкивались со сливом конфиденциальной информации. Причем в 61% случаев слив данных повлек значительные финансовые потери.
Также программы для отслеживания выявляют неэффективных сотрудников. Если один подчиненный в рабочее время переписывается с друзьями в мессенджерах, листает ленту в социальных сетях или играет в компьютерные игры, компания в среднем теряет от 10 тыс. рублей ежемесячно.
Третий фактор в пользу программ контроля – определение «деструктивного элемента» в трудовом коллективе. В компаниях нередко встречаются люди, которые подрывают авторитет руководителя. В итоге общая производительность труда падает. Чтобы избежать подобных последствий, необходимо своевременно выявить и решить проблему.
Из-за пандемии коронавируса многие компании перевели сотрудников на дистанционную работу. Отслеживать, картину дня персонала стало сложнее. Здесь на помощь работодателям также приходит ПО для мониторинга удаленных сотрудников.
Законна ли установка программ контроля на рабочие компьютеры
Закон защищает права каждого человека на неприкосновенность частной жизни. Поэтому читать переписки людей нельзя. Но ситуация меняется, если дело касается должностных обязанностей.
По факту работодатель арендует личное время сотрудника, поэтому оно превращается в рабочее. Это значит, что соответствующая статья Конституции не распространяется на обозначенный период. К тому же корпоративный трафик и все, что через него проходит, принадлежит компании.
Следовательно, здесь закон на стороне работодателя. Мониторить работу сотрудников можно. Но не будем забывать про морально-этический аспект. Очень важно соблюдать границы, поскольку «слежка» за фрилансером в нерабочее время может повлечь уголовную ответственность. Поэтому необходимо уделить выбору программы для наблюдения за сотрудниками особое внимание.
Например, система контроля персонала ИНСАЙДЕР предназначена исключительно для коммерческого пользования и увеличения прибыли, а не для слежки ради слежки. Здесь важно не переборщить, поскольку излишнее «внимание» может повысить уровень стресса работника. В результате человек просто уволится. Кроме того, творческую работу невозможно контролировать с помощью тайм-трекеров.
В целом, от ПО для мониторинга выигрывает не только работодатель, но и сам специалист. Например, самые продуктивные работники получают премию, что усиливает их мотивацию. Видеозапись с экрана в режиме онлайн снимает подозрения с честного подчиненного. А в случае забытого пароля на помощь приходит кейлоггер.
Виды программ для слежения за подчиненными
Софт для удаленного доступа
Изначально работодатели контролировали действия сотрудников на ПК с помощью таких программ, как TeamViewer. Они не предназначены для слежки, но дают доступ к рабочим компьютерам, в том числе устройствам сотрудников на аутсорсе.
TeamViewer позволяет в онлайн-режиме наблюдать за рабочим столом одного или нескольких сотрудников. При этом соединенные компьютеры могут находиться на любом расстоянии друг от друга.
Софт для удаленной техподдержки Radmin имеет схожие функции. Также существуют другие подобные ПО: Ammyy Admin, Supremo Remote Desktop, mRemoteNG, TightVNC, Remote Utilities.
Особенность перечисленных программ в том, что все они работают в открытом режиме. Сотрудник точно знает, что его действия на рабочем устройстве отслеживаются.
Шпионские программы для слежения - кейлоггеры
Шпионские программы имеют большую эффективность, поскольку работник не знает о контроле и ведет себя как обычно.Самые простые программы-шпионы – это кейлоггеры. Они по сей день применяются в небольших фирмах. Софты не напрямую отслеживают операции на компьютерах сотрудников.
Кейлоггеры или клавиатурные шпионы – это программы, которые фиксируют все нажатия кнопок на ПК. Наблюдатель получает log-файл с информацией о том, что работник вводил на клавиатуре в течение рабочего дня. Системный администратор может поместить софт в невидимые процессы или скрыть под задачу системы.
Система собирает информацию о нажатиях клавиш во всех программах (почта, соцсети, браузер, офисные программы) и отображает все, что писали работники в разных программах. С помощью кейлоггера можно отследить упоминание сотрудниками любого ключевого слова, будь то имя начальника или клиента компании.
Лучшие кейлоггеры: ArdamaxKeylogger, Actual Spy, Spyrix Personal Monitor, SpytechSpyAgent, Refog Personal Monitor, All In One Keylogger, Elite Keylogger, Spytector.
Видеологеры в скрытом режиме записывают видео или делают скриншоты рабочего стола с определенной периодичностью. Также можно настроить софт под целевые действия. Результат шпионской работы отправляется на компьютер руководителя.
Также существуют программы-шпионы, которые отслеживают историю посещения сайтов, отправленные на печать и носители файлы, содержимое буфера обмена и электронной почты. Самые популярные из них – NeoSpy, Real Spy Monitor, Spy Go.
Основной недостаток перечисленных программ – отсутствие многопользовательского режима. Такие ПО не подходят средним и крупным организациям.
ПО для учета рабочего времени за компьютером
Табели учета - такие программы мониторинга автоматически формируют ведомость учета рабочего времени.
Другие данные – рабочий график, отпуск, отгулы, больничные – можно заносить вручную или путем интеграции с кадровыми системами.
Помимо ИНСАЙДЕР, существуют аналогичные ПО для учета рабочего времени персонала. Например, CrocoTime контролирует рабочее время сотрудников и фиксирует любые расхождения с заданным алгоритмом.
Многофункциональная программа StaffCop повышает информационную безопасность компании, предоставляет удаленный доступ к устройствам, отмечает бездействие и оценивает продуктивность подчиненных.
Yaware.TimeTracker – софт от украинских разработчиков. Система контроля персонала отслеживает время, которое специалист потратил на задачу. На основании этих данных компания не переплачивает сотруднику за лишние часы.
«Стахановец» с опцией GPS-трекинга во многом схож с ИНСАЙДЕР. В программе предусмотрена отдельная настройка под каждого работника с учетом его рабочего графика и должностных обязанностей.
Другие ПО с аналогичным функционалом – Kickidler, Disciplina, Lanagent Enterprise, Mipko Employee Monitor, NeoSpy. Популярные англоязычные софты – Teramind, HubStaff, ActivTrack, Time Doctor, Toggl, Skype Time, Activity Monitor.
Онлайн-мониторинг сотрудников
С помощью этой функции можно контролировать действия подчиненных на ПК в реальном времени. Так руководитель может отследить какие приложения и сайты открываются на ПК сотрудника.
Скриншоты
Скриншоты позволяют зафиксировать все активности сотрудника за компьютером в течение рабочего дня. Снимки экрана сохраняются на вашем сервере в особом сжатом проиндексированном формате. За счет этого можно посмотреть работу сотрудника в течение рабочего дня, а также выявить нарушение после его совершения.
DLP-системы для информационной безопасности
Программы-шпионы выполняют много полезных функций, но не могут подробно анализировать трафик на предмет слива данных. Эту задачу решают DLP-системы.
DLP (Data Leak Prevention) в переводе означает «предотвращение утечек данных». Это мощные и дорогие системы IT-безопасности, которые следят за трафиком на рабочем компьютере. DLP-системы анализируют входящие и исходящие потоки на предмет утечки конфиденциальной информации. Опция учета рабочего времени здесь лишь дополняет главную функцию.
Основные компании-разработчики DLP-систем на современном этапе – Symantec Corporation, VerdasysInc и WebsenseInc. Популярные российские системы защиты – InfoWatch от «Лаборатории Касперского», SecureTower от Falcongaze, «МФИ Софт» и Trafica. Этими продуктами пользуются крупные банки, государственные учреждения, промышленные и энергетические предприятия. Например, «Газпромбанк» защищает свои данные при помощи SecureTower.
Анализ данных в DLP-системах делится на формальный и контентный. Первый способ распознает особые метки, грифы на документах и хеш-функции. Второй – предполагает мониторинг всей внутренней и внешней пересылки и комплексную фильтрацию информации. Сочетание двух методик дает высокую, но не стопроцентную степень защиты данных. Мы рекомендуем клиентам применять DLP в комплексе с программами контроля сотрудников.
GPS-трекеры и системы слежения
Подобные гаджеты и системы отслеживают перемещение сотрудников в офисе по GPS. Это нужно для того, чтобы подчиненные без соответствующего доступа не проникали в определенные зоны.
Служебные автомобили оснащаются GPS-маячками, с помощью которых руководство наблюдает за передвижениями транспорта. Система защищает от халатности и должностных нарушений при разъездном характере деятельности. Например, если водитель на служебном транспорте ездил по личным делам, ему придется объясниться перед начальством.
В России GPS-браслеты выпускают компании «Аргус-Спектр», «Эффективные решения» и другие IT-предприятия. По принципу действия такие устройства аналогичны популярным детским GPS-браслетам KidSmartWatch, с помощью которых родители отслеживают перемещения детей. Данные с GPS-гаджетов поступают на центральный сервер, компьютер или смартфон руководителя.
Когда нужна более серьезная защита, навигационные решения дополняют биометрические сканеры или карты доступа. Такие комбинации используются на военных базах, атомных станциях и других стратегических объектах. Для корпоративных нужд подходит более простая система Boss Control и ее аналоги. Они сканируют отпечатки пальцев работников и фиксируют время прихода и ухода персонала. Сведения системы Boss Control находятся в облачном хранилище.
Мониторинг мобильных устройств
Можно использовать корпоративный смартфон в качестве трекера, отслеживать местоположение сотрудников на карте, контролировать соответствие реального и планового маршрутов.
Анализ продуктивности сотрудника с помощью программ
Система онлайн-мониторинга автоматически фиксирует все действия работников за компьютерами. ПО отслеживает не только посещение сайтов, запуск приложений и программ, но и время бездействия – перекур, кофе-брейк и т.д.
Все действия делятся на две группы: «Продуктивные» и «Отвлечения». Если работник ничем не занимался, это время обозначается как «Простой»
Эту функцию оценят сенсорики, которые проще воспринимают структурированную информацию. Аналитика дает полноценное понимание об эффективности отдельного сотрудника или целого структурного подразделения. Отчеты отражаются в веб-интерфейсе ИНСАЙДЕР.
Аналитика формируется в виде диаграмм, где продуктивные и непродуктивные действия специалиста отмечаются разными цветами.
Программа определяет продуктивность на основании занесенных в базу сайтов и приложений, которые нужны для выполнения должностных обязанностей специалиста. Например, дизайнер работает в Photoshop и Corel, ищет материалы на фотостоках и в дизайнерских сообществах. Бухгалтеру для работы нужно приложение 1С. Юрист опирается на информацию с сайта «Консультант Плюс».
По такому же принципу софт выявляет непродуктивные источники. Например, посещение соцсети «ВКонтакте» программа отнесет к непродуктивным занятиям, если сотрудник не SMM-специалист. Запуск текстового редактора Word для программиста – также непродуктивное действие.
Нейтральными считаются программы и сайты, которые одинаково могут применяться в полезных и бесполезных целях. Сюда входят поисковые системы Google и Яндекс.
Ко второму типу относятся софты на основе метода Zero Trust. Программы фиксируют, на каком сайте или в приложении сотрудник двигает и кликает мышью, нажимает на клавиатуру. С учетом этих данных ПО присваивает действиям статус: продуктивное, непродуктивное или нейтральное. Отсутствие активности программа расценивает как бездействие. Например, ИНСАЙДЕР отсчитывает время бездействия сотрудника уже после одной минуты простоя.
Внедрение программы контроля за сотрудниками
Интегрировать программу контроля за компьютерами трудоемко технически и с точки зрения менеджмента. Не всегда работники готовы к такому нововведению, поэтому подготовьте их к внедрению заранее. Детально объясните преимущества такого формата работы и обеспечьте прозрачность контроля.
Какую программу для контроля персонала выбрать
Контролировать и отслеживать действия сотрудников можно по-разному, для этого существует множество программ. Что выбрать для этих целей: бесплатную программу-шпион или мощную DLP-систему, решать самому владельцу бизнеса.
Мы рекомендуем протестировать систему ИНСАЙДЕР. В течение 14 дней вы сможете ознакомиться с возможностями программы и при желании купить полноценную версию.