Учет рабочего времени: как оптимизировать процедуру и минимизировать потери

На крупных предприятиях, как правило, учет времени ведется по отделам. В конце периода руководитель подразделения проверяет бланки, заверяет их подписями, подшивает и сдает в соответствующий отдел. В подразделении документооборота таблица учета рабочего времени хранится минимум 1 год. Это нужно для проверки данных по запросу сторонних организаций.

Предприятие может адаптировать таблицу учета рабочего времени под свои особенности или использовать собственный бланк.

Особенности заполнения табеля рабочего времени

Организации, которые еще не перешли на автоматизированные таблицы учета времени, предпочитают бланки вида Т-12 и Т-13 за то, что они содержат необходимый минимум сведений о рабочем дне сотрудников.

Рассмотрим оформление и заполнение таблицы рабочего времени на примере табеля по форме Т-12. Вы можете самостоятельно составить таблицу по образцу, либо скачать готовый бланк из интернета. Табель учета времени будет состоять из трех частей:

• Титульный лист. На первой странице укажите список сокращений и их расшифровку, например, «Я» — явка, «ОВ» — оплачиваемый отгул, «НВ» — неоплачиваемый отгул и т.д. Полный перечень необходимых сокращений можно найти в свободном доступе в интернете.

• Табель. В шапке таблицы учета времени укажите название организации и структурного подразделения, номер табеля, дату составления и отчетный период. Внесите в таблицу Ф.И.О. сотрудников, их должность, табельный номер. В зависимости от того, как вы решили вести учет — по отступлениям от графика или ежедневно, нужно будет ставить отметки о присутствии на рабочем месте. В последних столбцах необходимо подсчитать количество отработанных часов за полмесяца для начисления аванса и за месяц — для начисления зарплаты. Под таблицей рабочего времени подпись ставит работник, который вел учет, и руководитель отдела.

• Финансовая информация. В этот блок вносится информация о начисленных выплатах, удержаниях, командировочных, больничных и т.д. Все данные заверяются подписями ответственных лиц и печатями. Во всех незаполненных строках раздела нужно проставить прочерки.

Заполнять таблицу учета рабочего времени нужно чернилами или шариковой ручкой синего цвета. Все исправления следует вносить только установленным способом — перечеркнуть ошибочный вариант, сверху написать правильный и поставить подпись.

В таблице учета рабочего времени указывается общее количество рабочих часов, независимо от того, сколько времени было потрачено на простои и личные дела.

Методы учета рабочего времени

Предприятие может подсчитывать рабочие часы не только в специальных табелях, но и другими способами:

1. Вести учет в таблицах Excel или Google Документах.

2. Отслеживать присутствие работников с помощью журнала учета, в котором фиксируют время прихода и ухода.

3. Организовать видеонаблюдение и/или аудиозапись.

4. Использовать бухгалтерские программы.

5. Ввести контроллеры и карточки доступа.

6. Внедрить CRM-систему.

7. Использовать тайм-трекеры, ПО для учета времени и т.д.

Классический способ в виде таблиц подходит для проверок контролирующих органов и начисления зарплаты. Другие методы делают учет удобнее и эффективнее. Рассмотрим каждый способ более подробно.

Таймшит в Excel

Таймшит (англ. Timesheet) — это лист бумаги с данными, расположенными в табличном формате. В настоящее время чаще используются цифровые таймшиты или электронные таблицы. Можно сделать шаблон, чтобы ежедневно заполнять таблицу. Раз в месяц в таблицу нужно вносить незначительные изменения.

Преимущества:

1. Это простой и понятный способ учета.

2. Ведение таблицы не требует дополнительных расходов.

3. Такая система привычна для многих трудящихся.

Недостатки:

1. Метод не подходит, если система должна учитывать не только количество часов, но и эффективность работы.

2. Ответственный за ведение таблицы сотрудник тратит много времени на ее заполнение вручную.

3. Человеческий фактор повышает риски ошибок. Это особенно важно, если персонал работает по сменному графику.

4. Таблицы подходят только для небольших фирм. В крупных компаниях бизнес-процессы нужно автоматизировать.

Кроме того, файл в Excel необходимо каждый месяц пересылать в бухгалтерию. К документу в Google можно предоставить доступ, но это единственное отличие.

Журнал учета присутствия

Это проверенный вариант для детального контроля, который по-прежнему востребован во многих организациях. Журнал учета лежит на КПП, сотрудники отмечают, когда они пришли на работу и покинули здание, и ставят подписи.

Особенности журналов

В соответствии с п.4 ст.91 ТК РФ, работодатели обязаны вести учет времени, которое по факту отработали сотрудники предприятия. Для этого есть специальный бланк учета рабочего времени:

• Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

• Форма по ОКУД 0504421 утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н.

В бланках можно фиксировать количество часов, которое отработал сотрудник. Эти данные необходимы для начисления заработной платы. Для указания причин отсутствия на работе есть специальные коды. Если их не знать, понять причину отсутствия сотрудника невозможно.

Журнал учета помогает контролировать время, которое отработал сотрудник предприятия, и отслеживать причины, по которым он не вышел на работу.

Предусмотрите в журнале графу для фиксации причин опозданий сотрудников или их отсутствия на работе. Здесь же можно указать реквизиты больничных листов, заявлений на отпуск и т.д.

Журнал учета контролирует, дисциплинирует, мотивирует. Благодаря ему вы увидите старания сотрудников с гибким графиком работы. А также тех, кто часто опаздывает, выполняет и перевыполняет норму. Первым можно сделать выговор, вторым — выписать премию.

С помощью журнала рабочего времени вы отследите работу руководителей отделов и подразделений. Вы увидите, кто перегружен работой, где неправильно распределены обязанности, в каких отделах не хватает кадров и т.д.

Если в вашей организации много сотрудников с ненормированным рабочим днем, для них ведите отдельный журнал учета.

Образец журнала

Единой формы журнала учета рабочего времени нет. Каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно. Чаще документ заполняют в электронном виде в офисных программах «Ворд» или «Эксель». Хотя встречаются и бумажные варианты.

Ниже приведена таблица, которую можно взять за образец для ведения журнала учета рабочего времени.

На предприятиях кадровые специалисты ведут журналы, в которые заносят трудовые договоры, бланки трудовых книжек и т.д. Журнал учета рабочего времени они оформляют таким же образом, как и регистрационные книги.

Предусмотрите графы для указания причины неявки или опоздания, реквизитов документов, которые объясняют отсутствие на работе.

Для сотрудников, которые часто бывают в командировках, заведите отдельную графу. В ней фиксируйте даты, когда командированный работник отсутствует.

Рабочее время в журнале учитывайте по дням. Чтобы было удобнее, отмечайте даты в специально отведенной для этого графе или каждый день заносите данные в отдельный лист.

Журнал учета можно оформить в электронном варианте, чтобы потом распечатывать каждый лист, или расчертить тетрадь вручную. Некоторые компании покупают готовый документ или заказывают журнал нужного формата без лишних граф.

Система видеонаблюдения

Сегодня работодатели все чаще используют этот способ. Установка видеонаблюдения часто причиняет людям психологический дискомфорт, поэтому для выбора этого метода должны быть весомые причины. Важно помнить, что вести скрытую запись незаконно. Перед установкой системы видеонаблюдения или аудиозаписи нужно получить согласие сотрудников.

Работодатель может установить простую камеру или оборудование с микрофоном и устройством записи звука. Выбор зависит от задач контроля и бюджета фирмы. Расходы не ограничиваются установкой.

Компании нужен сотрудник, который будет просматривать записи и отмечать нарушения распорядка, иначе метод будет малоэффективным.

Бухгалтерские программы

Многие ПО для бухгалтерии оснащены функцией формирования специализированных отчетов, что ускоряет и упрощает работу.

Преимущества:

1. Бухгалтерские программы позволяют автоматизировать расчеты.

2. Благодаря ПО на заполнение ведомости уходит меньше времени.

3. Программные продукты снижают риск ошибок из-за невнимательности персонала.

4. При использовании ПО не нужно доплачивать за операции по учету рабочего времени.

Контроллеры (учет рабочего времени по картам)

Такой способ используют многие организации. Контроллер — устройство, к которому работники прикладывают карточки, чтобы войти в помещение. Оборудование позволяет вести почасовой и даже поминутный учет.

Преимущества:

1. Контроллеры считают рабочие часы максимально точно.

2. Оборудование минимизирует трудовые затраты на контроль времени.

3. Устройства ограничивают доступ в отдельные помещения.

Недостатки:

1. Контроллер — дорогое оборудование.

2. При поломке устройства работники не смогут попасть в помещение до приезда мастера.

3. Сотрудники могут терять карточки. Кроме того, существует риск кражи пропуска.

Учет рабочего времени по лицам

Контролировать дисциплину помогают терминалы. Для этого нужно подойти к устройству и взглянуть в него или в его сторону. Личность сотрудника будет идентифицирована по геометрии лица. Преимуществом является то, что терминалу для работы не нужен интернет. Обычно он работает через блок питания, но можно использовать и Wi-Fi. В таком случае появится возможность поставить терминал на любом расстоянии от сервера с программой.

Такая система учета более выгодна, чем контроль по отпечатку пальца. При считывании лица обрабатывается большой объем данных. Этот шаблон содержится в вычислительном модуле и позволяет рассмотреть лицо со всех сторон. Такой же шаблон используют для сравнения с человеком, проходящим через турникет.

Однако тут есть свои подводные камни. Система может ошибиться, когда увидит двух похожих внешне людей. Из-за этого есть риск, что в здание попадет посторонний человек, похожий на вашего сотрудника. Иногда таким образом на предприятия проникают злоумышленники.

Биометрический учет рабочего времени

У каждого работника есть свой биометрический идентификатор. Он нужен для считывания неповторимых характеристик: сетчатки глаз, отпечатков пальцев, тембра голоса или рисунка вен. Эти характеристики нельзя подделать, забыть дома, потерять. С их помощью можно пройти контроль, отметить свое присутствие на работе или получить доступ к закрытой информации. Данные о биометрических идентификаторах заносятся в общую базу. Ее можно в любой момент обновить, дополнить или изменить.

У подхода есть один недостаток — высокая стоимость оборудования. Так, для биометрического контроля необходим мощный процессор, биологические сканеры, интерфейсы для передачи большого объема данных.

На некоторых объектах лучше установить несколько точек идентификации для учета посещаемости и отслеживания перемещения сотрудников по территории на протяжении всего рабочего дня.

Автоматизированные сервисы актуальны для составления таймшитов и отчетов, расчета нагрузки, зарплат и штрафов. Они помогают оценить пользу работы конкретного отдела, продуктивность каждого сотрудника, наладить дисциплину, информировать о несанкционированных подключениях. Биометрический учет позволит разграничить доступ по зонам.

CRM-система

Системы оснащены таймерами для учета общего времени работы. Они также позволяют узнать, как долго работник выполняет ту или иную задачу. Принцип действия: сотрудник приходит, открывает программу и запускает таймер, который по окончании работы надо остановить.

Преимущества:

1. Если фирма уже знакома с CRM-системами, то новое ПО не вызовет затруднений.

2. Программа дисциплинирует сотрудников и развивает навыки самоконтроля.

В первые дни работы CRM-системы возможны накладки. Важно, чтобы сотрудники не забывали запускать таймер учета времени в начале смены и выключать его перед уходом.

Тайм-трекеры: автоматизированный учет рабочего времени

Установка тайм-трекера на компьютерах поможет оценить качество работы. Программа автоматически фиксирует, когда сотрудник включил и выключил ПК, а также с определенной частотой делает скриншоты рабочего стола. Чтобы использовать такие программы, работодателю не нужно получать согласие персонала. С помощью тайм-трекера руководство может оценить, насколько продуктивно тот или иной человек тратит время.

Системы контроля рабочего времени

Существует множество специализированных программ для учета рабочего времени с интегрированными инструментами контроля. Это не просто тайм-трекеры, а полноценные многофункциональные решения. Рассмотрим их возможности на примере программы «ИНСАЙДЕР»:

1. Учет рабочего времени на основании нескольких метрик для каждого сотрудника. Система отмечает, когда специалист начинает и завершает работу, фиксирует простои и периоды нецелевого использования времени. Также программа оценивает активность сотрудника как в целом, так и с разбивкой на отдельные периоды дня.

2. Оценка продуктивности рабочего времени. Система отслеживает, какими приложениями пользуется сотрудник и какие веб-ресурсы он посещает в течение дня, и с помощью заложенного алгоритма оценивает эти программы и сайты как продуктивные или непродуктивные.

3. Автоматический анализ приложений и сайтов. При необходимости доступ к определенным программам и веб-ресурсам можно заблокировать. В ответ на запрещенные действия система автоматически формирует отчет со снимком экрана и отправляет уведомление на электронную почту руководителя.

4. Скриншоты по инцидентам. Снимки экрана позволяют зафиксировать все действия сотрудника за компьютером в течение рабочего дня. Снимки сохраняются на вашем сервере. За счет этого можно легко найти пример взаимодействия сотрудника с конкретной программой, а также расследовать нарушения информационной безопасности и трудовой дисциплины.

Реально ли с помощью «ИНСАЙДЕРа» контролировать удаленных сотрудников? Да!

Сейчас значительная часть персонала в большинстве компаний работает удаленно, но это не означает, что работодатель не сможет контролировать ход процесса. «ИНСАЙДЕР» снимает все основные опасения руководства и становится действенным инструментом для контроля команды. Можно сказать, что программа дисциплинирует удаленщиков.

Главная особенность системы заключается в том, что она будет полезна и самому удаленному сотруднику для самоконтроля и справедливой оплаты труда. Ведь когда в руках руководителя данные об эффективной работе, обделить зарплатой не получится.

Как минимизировать потери рабочего времени

Понимание того, почему сотрудники срывают сроки и некачественно выполняют задачи, помогает правильно выбирать методы учета и минимизации потерь рабочего времени. Наиболее эффективны следующие меры:

1. Снижение нормированных показателей. В ряде случаев выясняется, что продолжительность периодов, которые предназначены для нерабочих процессов, слишком велика. Их можно сократить без ущерба для продуктивности. Таким образом, увеличение трудовых периодов позволит уменьшить потери рабочего времени.

2. Повышение нормированных показателей. Иногда анализ выявляет, что сотрудникам не хватает перерывов и персонал не успевает отдохнуть, спокойно поесть, заняться личными делами. В таком случае нужно сократить периоды трудовой активности и увеличить нерабочие временные промежутки. Их оптимальная продолжительность определяется опытным путем.

3. Внедрение аппаратных решений. Меры по минимизации потерь рабочего времени часто предполагают использование дополнительных инструментов, которые влияют на бизнес-процессы. Например, установка КПП, камер, биометрических замков, датчиков топлива и GPS-трекеров поможет бороться с систематическими нарушениями дисциплины в виде опозданий, прогулов и т.д. Выбор того или иного аппаратного решения зависит от конкретных причин, которые приводят к потерям рабочего времени.

4. Внедрение специализированного ПО. Такие программы помогают анализировать продуктивность труда, фиксировать потери рабочего времени и эффективно бороться с ними. В одних случаях для контроля персонала достаточно простого тайм-трекера, в других необходимы комплексные мероприятия с внедрением многофункциональных систем учета.

5. Целевое устранение негативных факторов. Потери времени часто обусловлены конкретными причинами. Например, простои производства возникают из-за сбоев поставок сырья, поломок оборудования и т.д. Деструктивные факторы необходимо своевременно выявлять и устранять.

Чтобы подчиненные четко выполняли задачи в соответствии с должностной инструкцией, руководителю следует применять классический метод кнута и пряника. Важно не только предотвращать нерациональное использование трудовых часов, но и правильно мотивировать персонал. Чтобы не рассчитывать потери рабочего времени по формулам, можно использовать «ИНСАЙДЕР» или его аналоги. Графики, которые формируются в таких программах, дают наглядное представление об активности сотрудников.

Если специалист следует должностной инструкции и тратит оплачиваемое время только на работу, то его нужно поощрять. Прокрастинаторов и постоянных нарушителей дисциплины необходимо наказывать. Мерой взыскания может быть как штраф, так и увольнение.

Метод кнута и пряника всегда эффективен, главное — учитывать специфику той или иной организации.

Некоторые руководители используют нестандартные решения. Например, можно внедрить систему штрафов, из которых формируется премиальный фонд для поощрения добросовестных сотрудников. В таком случае важна полная прозрачность. Каждый сотрудник должен четко понимать, почему тот или иной его коллега был оштрафован или премирован.

Как улучшить учет рабочего времени

Многие компании ведут учет рабочего времени с помощью таймшитов, или табелей. Этот способ не всегда эффективен. Начальству приходится сталкиваться с множеством проблем, которые мешают полноценно отслеживать отработанные часы:

1. Сотрудники заполняют табель только раз в неделю. Из-за этого в документе нет детализации по дням.

2. Работники не оставляют комментарии к списаниям времени. При согласовании менеджер не понимает, чем и когда занимался конкретный специалист, и не может оценить объективность информации.

3. Время в таймшите подгоняется к определенному нормативу. В результате данные не соответствуют действительности.

1. Находить компромисс при согласовании таймшита. Разберемся, как это сделать, на примере проектного отдела. За эффективность работы департамента отвечает линейный руководитель. Его мотивация заключается в списании времени на коммерческие проекты. С проджект-менеджером другая ситуация. Его мотивация — сократить издержки проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего времени. Согласование табеля у проджект-менеджера и руководителя помогает прийти к балансу.
   

2. Обязать персонал оставлять детальные комментарии. При отсутствии пояснений нужно отказывать в согласовании таймшита. Благодаря комментариям персонал более осознанно оценивает свою работу, а руководитель лучше понимает специфику задач каждого сотрудника.

3. Использовать данные учета в конкретных целях. Табель нужен не ради галочки, а для решения определенных задач — расчета утилизации, управления проектами и т.д.

4. Отказаться от искусственных ограничений. Например, не стоит запрещать сотрудникам списывать более 8 часов в день, иначе информация не будет соответствовать действительности.

5. Учитывать все время, в том числе простои и отсутствия. В таком случае табель позволит объективно оценивать продуктивность персонала.