Потери рабочего времени: как выявить и минимизировать

Что такое потери рабочего времени

Рабочим временем называется часть дня, в течение которой специалист исполняет указанные в должностной инструкции прямые обязанности и решает текущие задачи. Список обязанностей закрепляется в договоре. Работодатель должен оплачивать время, которое определяется как трудовой день.

Промежутки трудового дня, в течение которых специалист по каким-либо причинам не исполняет свои прямые обязанности, относятся к потерям рабочего времени. Такие периоды входят опоздания и ранние уходы, общение на отвлеченные темы, слишком долгие обеденные перерывы и т.д. В целом любые действия сотрудников, которые не касаются выполнения задач, попадают под определение «потери рабочего времени».

Бороться с нецелевым использованием рабочего времени помогают специальные мероприятия, в результате которых можно выявлять и минимизировать индивидуальные и общие потери. Устранить их полностью нельзя: даже при максимально эффективной системе мониторинга руководитель не может всесторонне контролировать каждого подчиненного. Кроме того, необходимо учитывать непрогнозируемые факторы, которые мы также рассмотрим в статье.

Классификация потерь рабочего времени

Чтобы эффективно бороться с потерями рабочего времени, нужно правильно их классифицировать и рассчитывать.

Согласно первой типологии потери делятся на плановые (нормируемые) и внеплановые (ненормируемые). К первому виду относятся потери, которые учитываются руководством и фиксируются в плане. Например, задачи заболевшего сотрудника можно передать его коллегам. Такое решение тоже приведет к нерациональному расходованию времени, но работа при этом не остановится. Также к нормируемым потерям относятся дополнительные перерывы, которые регламентированы уставом организации.

Что касается внеплановых потерь, то они не входят ни в трудовой устав, ни в распорядок дня. К ним относится общение в мессенджерах и соцсетях, серфинг в интернете, опоздания и т.д. Сократить ненормируемые потери помогает специализированная система контроля.

Вторая типология основана на причинах потерь рабочего времени и их влиянии на продуктивность персонала. Согласно такой классификации потери делятся на внутрисменные и целодневные.

Внутрисменная потеря — это часть трудового дня, которую работник использует нерационально, например, постоянно отлучается на перекуры или общается с коллегами на личные темы. В этих случаях задача руководства — выявлять и пресекать такую непродуктивную активность.

При целодневной потере специалист в принципе не выполняет работу в течение трудового дня. Как правило, к таким потерям приводят крупные сбои в бизнес-процессах, например, срыв поставок сырья.

Чтобы минимизировать ущерб от потерь рабочего времени, необходимо определить их причины, которые, в свою очередь, нужно устранить. Кроме того, важно помнить о принципах справедливости. Если трудовой день был частично или полностью потерян не по вине работников, то применять санкции к подчиненным нельзя.

В зависимости от причин, по которым сотрудники нерационально используют рабочее время, потери делятся на три группы:

1. Законодательно-нормативные. Эта группа включает потери, которые регламентируются законодательством. К ним относятся больничные, декреты и отпуска.
2. Обусловленные производственной необходимостью. Такие потери достаточно легко выявляются. К ним относятся командировки сотрудников, длительные отключения электроэнергии, сбои в работе оборудования и т.д.
3. Нарушения трудовой дисциплины. В эту группу входят потери рабочего времени, которые связаны с человеческим фактором. К ним относятся опоздания и прогулы, посещение развлекательных сайтов и т.д. Чтобы минимизировать такие потери, необходимо снизить влияние человеческого фактора на рабочие процессы.

Задача руководства — как можно быстрее выявлять и устранять причины, по которым персонал нерационально использует трудовой день. Оптимальный вариант — автоматическое обнаружение и предотвращение потерь рабочего времени с помощью различных методов.

Как рассчитать потери рабочего времени

Рассчитать время, которое было непродуктивно потрачено, можно с помощью нескольких способов. Выбор того или иного метода зависит от компании. Каждая организация самостоятельно определяет, как руководство будет контролировать персонал и бороться с потерями рабочего времени.

Как правило, потери рабочего времени оцениваются по формулам. Они делятся на универсальные и индивидуальные. Формулы применяются не для анализа эффективности персонала, а для подсчета времени, которое было потрачено на непродуктивные действия.

Формулы расчета потерь рабочего времени

Оценить потери рабочего времени можно с помощью трех специальных коэффициентов:

1. К1 — коэффициент непродуктивного временного промежутка, который обусловлен организационно-техническими причинами.
2. К2 — коэффициент непродуктивного периода, который связан с нарушениями трудовой дисциплины.
3. К3 — сумма коэффициентов К1 и К2.

К1 = ВУ*ВС.

Расшифровка:

1. ВУ — время, утраченное по организационно-технической необходимости.
2. ВС — время смены, которое определяется нормативно.

К2 = ВН/ВС.

Расшифровка:

1. ВН — время нарушения, т.е. непродуктивный период, который обусловлен человеческим фактором.
2. ВС — значение из предыдущей формулы.

К3 = (ВУ + ВН + (ПОФ + ПОН))/ВС*100.

Расшифровка:

1. ПОФ — период отдыха фактический.
2. ПОН — период отдыха нормативный.

Значение ВУ, ВН и ВС соответствуют предыдущим формулам.

Формулы расчета потерь без коэффициента

Для расчета потерь рабочего времени можно воспользоваться двумя универсальными формулами. Они также помогают выявлять непродуктивные периоды.

Ф1 = (СП - СФ)*СГ*КС.

Расшифровка:

1. СП — плановая продолжительность смены.
2. СФ — фактическая продолжительность смены.
3. СГ — годовое количество смен.
4. КС — количество сотрудников.

Ф2 = (ЧП – ЧФ)*КС.

Расшифровка:

1. ЧП — плановое количество часов, которые один сотрудник должен отработать в год.
2. ЧФ — фактическое количество часов, которые сотрудник отработал в течение года.
3. КС — количество сотрудников.

Приведенные формулы предоставляют только сухие цифры и не позволяют выявить причины, которые привели к потерям рабочего времени.

Методы предотвращения потерь рабочего времени должны быть релевантны специфике деятельности компании. Мероприятия, которые эффективны в одной организации, оказываются безрезультатными в другой. К универсальным решениям относится применение специализированного программного обеспечения. Его мы рассмотрим ниже.

Существует два основных способа, которые помогают контролировать расходование рабочего времени:

1. Ручной метод с использованием календаря, трекера задач и других приложений.
2. Применение специализированного ПО в виде ИНСАЙДЕР, ActivTrak, Toggl и др.

Анализ потерь рабочего времени

Каждую ситуацию, которая относится к потерям рабочего времени, можно оценивать отдельно. Например, тайм-трекер позволяет точно знать, сколько минут или часов какой-либо сотрудник потратил на решение той или иной задачи. Расчетные данные нужно сравнить с фактическими. Если сотрудник потратил на задачу больше времени, чем полагается по норме, то он либо недостаточно компетентен, либо нерационально расходует рабочие часы.

С помощью тайм-трекера невозможно выяснить, по какой именно причине специалист не успевает вовремя выполнять задачи. Эта программа только фиксирует нарушение сроков и не позволяет анализировать факторы, которые влияют на бизнес-процессы. Дополнительно к тайм-трекеру можно использовать систему биометрии и видеонаблюдения. Биометрические замки позволяют сотрудникам перемещаться по территории предприятия только в рамках их компетенций, а при установке КПП предоставляют точную информацию о приходах и уходах работников. Записи с видеокамер показывают, чем именно занимается персонал на протяжении трудового дня и во время перерывов.

Недостаток такого подхода заключается в невозможности контролировать действия сотрудников за ПК. Как показывают исследования, наибольшую часть потерь рабочего времени — до 90% — составляет посещение сторонних сайтов и использование нецелевых программ.

Компьютер с доступом к интернету — обязательный для работы инструмент, но многие сотрудники заходят в сеть в личных целях. Их не останавливает тот факт, что тратить оплачиваемое время на соцсети неправильно.

Предотвратить потери рабочего времени из-за нецелевого использования ПК помогают специализированные системы мониторинга.

Системы контроля рабочего времени

Существует множество специализированных программ для учета рабочего времени с интегрированными инструментами контроля. Это не просто тайм-трекеры, а полноценные многофункциональные решения. Рассмотрим их возможности на примере программы ИНСАЙДЕР.

Учет рабочего времени на основании нескольких метрик для каждого сотрудника

Система отмечает, когда специалист начинает и завершает работу, фиксирует простои и периоды нецелевого использования времени. Также программа оценивает активность сотрудника как в целом, так и с разбивкой на отдельные периоды дня.

Оценка продуктивности рабочего времени

Система отслеживает, какими приложениями пользуется сотрудник и какие веб-ресурсы он посещает в течение дня, и с помощью заложенного алгоритма оценивает эти программы и сайты как продуктивные или непродуктивные.

Автоматический анализ приложений и сайтов

При необходимости доступ к определенным программам и веб-ресурсам можно заблокировать. В ответ на запрещенные действия система автоматически формирует отчет со снимком экрана и отправляет уведомление на электронную почту руководителя.

Скриншоты по инцидентам

Снимки экрана позволяют зафиксировать все действия сотрудника за компьютером в течение рабочего дня. Снимки сохраняются на вашем сервере. За счет этого можно легко найти пример взаимодействия сотрудника с конкретной программой, а также расследовать нарушения информационной безопасности и трудовой дисциплины.

Это неполный список возможностей программы ИНСАЙДЕР и ее аналогов. Такой софт не только выявляет случаи нерационального использования рабочего времени, но и предотвращает утечки информации.

ИНСАЙДЕР и аналогичные программы могут функционировать в скрытом режиме. Софт остается невидимым для пользователя и не влияет на работу ПК. Скрывать от персонала наличие системы мониторинга не нужно. Использование такой программы станет важным сдерживающим фактором для сотрудников, которые будут знать, что руководитель знает про все их действия.

Как минимизировать потери рабочего времени

Понимание того, почему сотрудники срывают сроки и некачественно выполняют задачи, помогает выбирать методы минимизации потерь рабочего времени. Наиболее эффективны следующие меры:

1. Снижение нормированных показателей. В ряде случаев выясняется, что продолжительность периодов, которые предназначены для нерабочих процессов, слишком велика. Их можно сократить без ущерба для продуктивности. Таким образом увеличение трудовых периодов позволит уменьшить потери рабочего времени.

2. Повышение нормированных показателей. Иногда анализ выявляет, что сотрудникам не хватает перерывов и персонал не успевает отдохнуть, спокойно поесть, заняться личными делами. В таком случае нужно сократить периоды трудовой активности и увеличить нерабочие временные промежутки. Их оптимальная продолжительность определяется опытным путем.

3. Внедрение аппаратных решений. Меры по минимизации потерь рабочего времени часто предполагают использование дополнительных инструментов, которые влияют на бизнес-процессы. Например, установка КПП, камер, биометрических замков, датчиков топлива и GPS-трекеров поможет бороться с систематическими нарушениями дисциплины в виде опозданий, прогулов и т.д. Выбор того или иного аппаратного решения зависит от конкретных причин, которые приводят к потерям рабочего времени.

4. Внедрение специализированного ПО. Такие программы помогают анализировать продуктивность труда, фиксировать потери рабочего времени и эффективно бороться с ними. В одних случаях для контроля персонала достаточно простого тайм-трекера, в других необходимы комплексные мероприятия с внедрением многофункциональных систем.

5. Целевое устранение негативных факторов. Потери времени часто обусловлены конкретными причинами. Например, простои производства возникают из-за сбоев поставок сырья, поломок оборудования и т.д. Деструктивные факторы необходимо своевременно выявлять и устранять.

Чтобы подчиненные четко выполняли задачи в соответствии с должностной инструкцией, руководителю следует применять классический метод кнута и пряника. Важно не только предотвращать нерациональное использование трудовых часов, но и правильно мотивировать персонал. Чтобы не рассчитывать потери рабочего времени по формулам, можно использовать ИНСАЙДЕР или его аналоги. Графики, которые формируются в таких программах, дают наглядное представление об активности сотрудников.

Если специалист следует должностной инструкции и тратит оплачиваемое время только на работу, то его нужно поощрять. Прокрастинаторов и постоянных нарушителей дисциплины необходимо наказывать. Мерой взыскания может быть как штраф, так и увольнение.

Метод кнута и пряника всегда эффективен, главное — учитывать специфику той или иной организации.

Некоторые руководители используют нестандартные решения. Например, можно внедрить систему штрафов, из которых формируется премиальный фонд для поощрения добросовестных сотрудников. В таком случае важна полная прозрачность. Каждый сотрудник должен четко понимать, почему тот или иной его коллега был оштрафован или премирован.

Вывод

С потерями рабочего времени сталкивается любая компания независимо от специфики ее деятельности, количества сотрудников и других особенностей. Решить эту проблему можно с помощью стандартной схемы. Необходимо выполнить комплексный анализ потерь рабочего времени, установить причины и принять релевантные меры.

Наиболее эффективный метод сокращения потерь — применение специализированного ПО, которое позволяет контролировать и офисных, и удаленных сотрудников.

Когда факт потери рабочего времени подтверждается, руководитель должен обсудить эту ситуацию с подчиненным и мотивировать его рационально расходовать трудовые часы. Для этого нужна гибкая система поощрений и наказаний.

Рабочее время — ценный ресурс, который следует расходовать максимально эффективно. Однако здесь важно избегать крайностей. Если сотрудник расходует не по назначению до 20% рабочего времени, то это считается нормальным. При превышении этого показателя руководитель должен принять меры.

Попробовать бесплатно

Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

Введите ваше имя *

Телефон *

E-mail *

Нажимая кнопку «Подписаться» я даю свое согласие на обработку персональных данных