Performance management
Зачем компаниям управлять эффективностью
Согласно исследованиям американского института общественного мнения Gallup, компании, в которых управлению продуктивностью сотрудников уделяется внимание, имеют следующие преимущества над остальными:
- Качество продуктов и услуг стало выше на 40%.
- Текучесть кадров уменьшилась на 24% — при обычной высокой текучести.
- Текучесть кадров ниже на 59% — при низкой текучести кадров.
- На 70% меньше нарушений информационной безопасности.
- Количество прогулов меньше на 41%.
- Рентабельность, производительность и продажи услуг выше на 17–20%.
Элементы Performance Management
Благодаря инструментам Performance Management, каждый сотрудник может раскрыть свой потенциал, а предприятие — улучшить работу. Performance Management состоит из шести ключевых показателей финансового управления организацией, которые нужно подстроить под специфику своей работы.
Обратная связь
Согласно исследованиям, которые провела американская профессиональная ассоциация по трудовым ресурсам SHRM в 2015 году, отсутствие обратной связи хуже, чем критика работы подчиненного. Фидбэк позволяет сотруднику увидеть свои слабые места и начать работать над их улучшением, а руководитель понимает, как он может помочь работнику.
Форматы предоставления обратной связи:
- Встречи тет-а-тет с «непродуктивными» сотрудниками. Основная задача таких встреч – понять, чем можно помочь сотруднику и поставить достижимые профессиональные цели.
- Встречи с командой. Основная цель — проверить и обсудить эффективность каждого работника.
- Наставничество. Менеджер берет на себя шефство над конкретным сотрудником – занимается его обучением, дает обратную связь по текущей работе и помогает улучшить показатели продуктивности.
- Неформальное общение. Формат обратной связи, при котором рабочие моменты обсуждаются в столовой, за чашкой кофе или в курилке.
Оценка 180 и 360
Согласно данным авторитетного финансово-экономического издания Forbes от 2016 года, метод разносторонней оценки используют более 85% крупных компаний США. Суть этого этапа в получении объективной обратной связи от членов команды — коллег, подчиненных, руководителя. Важно правильно подобрать людей, которые будут давать оценку. Например, в Google сотрудник может подать руководителю список тех, с кем он взаимодействовал по проектам и кто мог бы дать объективную оценку. От ревьюеров требуется отметить сильные и слабые стороны коллеги, прокомментировать эффективность работы сотрудника в совместных проектах. После оценки сильных и слабых сторон сотрудника, его навыков и умений, руководитель обсуждает с подчиненным результаты.
Планы повышения производительности
Представляют собой официальный документ, в котором прописаны цели, ресурсы, которые нужны для их достижения, и критерии, по которым можно оценить прогресс. Такие планы можно составлять персонально по каждому сотруднику, по отделам и по компании.
Постановка целей
Наличие целей мотивирует сотрудников более вовлечено работать. Однако недостаточно просто поставить цели в начале периода и проконтролировать их достижение в конце. Важно постоянно сверяться со своими целями, оценивать каждый шаг с точки зрения приближения к ним и отслеживать, что можно улучшить или поменять, чтобы добиться результата.
Для внедрения системы Performance Management учитывайте следующие моменты при постановке целей:
- Цель каждого сотрудника должна соответствовать общим целям компании.
- Используйте методику SMART — Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time bound. Согласно этой технике, цель должна быть достижимой, измеримой, релевантной, конкретной и ограниченной во времени.
Нематериальная мотивация
Материальное вознаграждение — не единственный способ мотивировать сотрудников. Чтобы люди начали эффективнее работать, отмечайте их достижения, поощряйте дополнительными привилегиями или выходными, обсуждайте их перспективы в компании. Каждому человеку важно знать, что его труд ценят.
Способы улучшения Performance Management
Чтобы понять, что поможет оптимизировать систему Performance Management, проведите анализ плана управления эффективностью, который у вас есть сейчас. Если его нет, начните внедрять по одному инструменту Performance Management и фиксируйте, как каждый из них действует на вашу команду. Следуйте рекомендациям из этого списка, чтобы выстроить цепочку управления эффективностью сотрудников.
Давайте обратную связь
Выше мы перечислили возможные варианты фидбэка. Если в вашей компании до этого не было заведено давать обратную связь, начните с разговоров один на один. Главное — организовать все так, чтобы у вас не уходило на это много времени. Также вы можете внедрить неформальные чаты, чтобы сотрудники делились тем, что у них происходит в жизни.
Для внедрения Performance Management и предоставления обратной связи сотрудникам организуйте квартальные проверки профессиональных навыков и компетенций работников, еженедельные опросы и персональный ежемесячный контроль, например, визит тайного покупателя для сотрудников сферы обслуживания.
Оценивайте эффективность сотрудников по ключевым вопросам
Составьте небольшой список вопросов, по которым можно будет объективно оценить эффективность работы сотрудника. Обязательно учитывайте, насколько вопросы соотносятся с целями организации, качествами и навыками, которые важны для измерения эффективности.
Избегайте объемных опросников, потому что их часто заполняют нехотя или не заполняют вообще.
Оценивайте конкретные показатели
Для организации Performance Management оценивайте каждый показатель отдельно. Если вы хотите оценить навыки сотрудника, эффективность работы и систему вознаграждения, составьте отдельные опросники. Если все вопросы будут вместе, сотрудник будет выбирать варианты ответа, которые выставят его в лучшем свете, с расчетом повлиять на свою зарплату. В итоге вы зря потратите время и бумагу.
KPI — популярный инструмент Performance Management считается наименее эффективным из всех. Потому что оценивается только достижение определенных количественных результатов, что не всегда является отражением профессиональных качеств сотрудника и его вовлеченности в рабочий процесс. Недостижение KPI ведет к материальным взысканиям и, как следствие, к потере мотивации у персонала.
Обсуждайте с персоналом цели компании
Если сотрудники будут понимать, какой вклад они вносят ежедневно в достижение глобальных целей компании, у них будет больше мотивации стараться и эффективно работать.
Грамотно выстроенная коммуникация оказывает большое влияние на эффективность управления организацией. Организовывайте собрания, на которых вы будете рассказывать сотрудникам о внешних целях компании — экономических, производственных, социальных, маркетинговых и пр. Объясняйте текущее местоположение организации относительно цели и что нужно сделать, чтобы достичь ее. Дайте сотрудникам высказаться и задать вопросы. Если сотрудники поймут, в какую сторону нужно двигаться и зачем это нужно, они начнут эффективнее работать.
Для организации Performance Management внедрите систему постановки целей в компании — Objectives and Key Results. Этим инструментом пользовались многие известные IT-компании для своего расширения. Суть OKR в соединении глобальных целей предприятия с целями отделов или конкретных сотрудников.
Цель должна отвечать следующим требованиям:
- Прозрачность. Цель должна быть доступна всем сотрудникам внутри компании.
- Измеримость. Определитесь с измеримыми показателями, по которым вы поймете, насколько приблизились к цели.
- Простота. Цель должна быть понятна, чтобы ее можно было легко и быстро заменить при колебаниях рынка.
- Двунаправленность. Отделы должны самостоятельно ставить собственные цели исходя из общей цели команды.
- Ограниченность по времени. Цель должна ставиться на конкретный короткий период – месяц, квартал, год.
Objectives and Key Results – инструмент управления эффективностью, а не ее оценки.
Акцентируйте внимание на сильных сторонах
В 2011 году после нескольких лет сбора данных глобальная консалтинговая фирма McKinsey & Company опубликовала книгу Beyond Performance: How Great Organizations Build Ultimate Competitive Advantage, основанную на исследовании, в ходе которого было опрошено более 500 организаций и более 600 000 респондентов, 6 800 руководителей высшего звена по всему миру. Авторы Скотт Келлер и Колин Прайс доказали, что человеческий фактор имеет огромное значение при выстраивании Performance Management. В книге говорится, что продуктивность работников снижается почти на треть, если руководство объясняет их неудачи через слабые стороны. У сотрудников появляется синдром самозванца и они теряют мотивацию стараться дальше. Чтобы не допустить этого, ищите способы улучшения показателей персонала через развитие сильных сторон. Но это не значит, что нужно закрыть глаза на слабости, говорите о них объективно и приводите факты.
Растите своих специалистов
Подавляющее большинство сотрудников готовы остаться в компании, если у них есть возможности для профессионального роста. Для улучшения Performance Management запрашивайте у сотрудников обратную связь по тому, какие курсы они хотели бы пройти и в каком направлении развиваться.
Организуйте в компании менторство и профессиональные образовательные программы. Чтобы помочь сотрудникам определиться, в какой области они хотят развиваться, давайте им дополнительные задачи из смежных областей. Предложите желающим поменять роли в команде и попробовать себя на новой должности.
Модернизируйте программное обеспечение
Чтобы оптимизировать бизнес-процессы, упростить и автоматизировать рутинные действия, установите специальное программное обеспечение. Специализированные системы помогут улучшить Performance Management и покажут, на какие области корпоративной жизни стоит обратить внимание.
Система мониторинга персонала и контроля рабочих мест ИНСАЙДЕР избавит персонал от необходимости писать отчеты, а вас — от необходимости контролировать эффективность работы каждого сотрудника.Функционал ИНСАЙДЕРА:
- фиксирует опоздания, простои, начало и окончание рабочего дня;
- формирует отчеты по продуктивности каждого сотрудника;
- делает скриншоты рабочего стола для отслеживания интересов и деятельности сотрудника;
- отправляет уведомления в случае нарушения трудовой дисциплины.
Раньше для оценки производительности персонала использовались тайм-трекеры и CRM-системы. Эти ПО помогали отслеживать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение задач и какие способы достижения цели используют. Но не позволяли постоянно контролировать эффективность работы членов команды. Чтобы внедрить Performance Management, выбирайте комплексную систему учета рабочего времени.