Отказ в приеме на работу: как отказать кандидату и никого не обидеть
Как правило, HR-менеджеры действуют по отработанному алгоритму. Однако даже опытный специалист нередко сталкивается с нестандартными ситуациями, из которых нужно выйти достойно и без ущерба для HR-бренда.
Отказы неподходящим кандидатам – неотъемлемая часть работы рекрутера. Из-за отсутствия времени или нежелания обидеть соискателя, в 59% случаев менеджеры по подбору персонала не дают обратной связи после собеседования. Если подняться выше по воронке, отклика на резюме не получает каждый второй претендент на должность.
Когда не получил обещанный фидбек от работодателя
Отсутствие фидбека может в будущем сыграть против компании. Во-первых, человек, которому вы молча отказали, в дальнейшем, скорее всего, пройдет мимо вашей вакансии. Во-вторых, кандидат может написать нелестные отзывы о фирме друзьям и знакомым, которые также скептически отнесутся к вашим объявлениям о наборе сотрудников. Чтобы повысить вероятность повторного отклика, достаточно конструктивно отказать соискателю.
Перейдем от статистики к конкретным правилам. В статье разберем:
-
общие рекомендации по отказам;
-
как отказывать на разных этапах воронки;
-
как составить письмо с отказом (примеры);
-
как отказать по телефону;
-
как сохранить связь с соискателем.
Как отказывать правильно
Чтобы не испортить впечатление кандидата о компании, важно корректно отказать несостоявшемуся коллеге. Наши советы помогут рекрутерам сгладить углы при расставании с неподходящим соискателем.
Как только поняли, что кандидат не подходит на должность, сообщите ему об этом. Так вы покажете, что цените время соискателя. Даже если его ждет неприятная новость, лучше узнать об этом как можно раньше.
Чтобы не забыть ответить претенденту, поставьте напоминание в календаре и выделите время специально для рассылки писем или звонков с отказами.
Тем, кто «слетел» на финальных этапах воронки найма, лучше отказывать при личной беседе. По телефону вы сможете искренне поблагодарить кандидата за потраченное время и дать конструктивную обратную связь. На начальных стадиях можно отправить письмо с отказом.
По возможности обоснуйте, почему на данном этапе соискатель вам не подходит. Акцентируйте внимание только на профессиональных требованиях, не переходя на личности. Например, комментарий «Нам нужны более энергичные сотрудники» можно расценить как эйджизм.
Вы нам не подходите
Оценки из интервью по компетенциям помогут сформулировать конструктивные рекомендации, например, по усилению отдельных областей.
Расскажите соискателям о последовательности этапов отбора, временных рамках и приблизительном числе конкурентов. Сообщайте о произошедших изменениях. Уточните, что кандидат может связаться с вами по возникшим вопросам.
Мы привели универсальные рекомендации при общении с соискателями. Характер коммуникации с кандидатом на должность может отличаться на разных этапах. Иногда не стоит подробно объяснять причины отказа, а в некоторых случаях, наоборот, необходимо дать качественный фидбек. О разнице отказов на каждой ступени расскажем подробнее.
Если коротко, то – никак. Если кандидат уверен, что его недооценили, то никакая конструктивная обратная связь его не устроит. Всегда есть вероятность, что в ответ вы получите поток гневных писем. Некоторые кандидаты идут еще дальше и начинают писать нелестные комментарии на сайтах отзывов о работодателях. Об этом стоит помнить всегда. В любом случае оставайтесь вежливым, общайтесь уважительно, покажите, что вам не все равно, постарайтесь искренне поддержать человека.
Когда пытаешься найти баланс между требованиями к кандидату и его навыками
Как отказывать на разных стадиях отбора
HR-менеджер может отказать кандидату сразу после отклика, по итогам скрининг-интервью или по результатам интервью по компетенциям. Детально разберем каждый сценарий.
Способ отказа: по электронной почте.
Время: в течение 2-3 дней.
Когда вы получили отклик от соискателя, необходимо подтвердить этот факт. Нужно отправить лаконичное письмо: «Резюме получили, ожидайте ответ». Можно настроить автоматическую рассылку. На начальном этапе фирма задает тон общения с соискателями. С непрошедшими отбор кандидатами нужно общаться на том же уровне, что и с оставшимися претендентами. Не следует отказывать в день получения отклика. В этом случае соискатели сочтут, что вы невнимательно изучили их резюме.
На этом этапе не нужно персонализировать отказы. Можно отправлять стандартные письма автоматически.
Способ отказа: по телефону и/или электронной почте.
Время: в течение 2-3 дней.
В зависимости от формата скрининг-интервью и выбранного способа общения, на этом этапе можно отправить письменный отказ или сообщить решение по телефону. Также целесообразно написать письмо и указать в нем, что готовы дать обратную связь в личной беседе. Независимо от способа отказа, важно быть с кандидатом честным.
Способ отказа: по электронной почте и в телефонном разговоре.
Время: в течение 2, максимум 7 дней.
На этой стадии необходимо отказать соискателю деликатно. Искренне поблагодарите его за потраченное время и дайте полезную и актуальную обратную связь.
Постарайтесь сообщить решение в течение двух дней после собеседования. Для начала отправьте письмо с предложением обсудить фидбек. Формулируйте однозначное сообщение, чтобы не обнадеживать кандидата.
Как написать письмо с отказом
В этом разделе разберем практические советы по составлению писем с отказом. Всего мы выделили 8 пунктов:
Даже если отправляете стандартное письмо всем неподошедшим претендентам, в начале сообщения обязательно обратитесь к каждому по имени. Получатель это оценит.
Каждое собеседование – это потраченное время и усилия кандидата. Благодарность со стороны компании – не просто элемент этикета, а необходимость.
Напишите, что соискатель не подошел на эту должность. Формулируйте отказ четко, чтобы у адресата не возникли ложные надежды.
Примеры подходящих фраз:
– … В связи с этим мы решили не рассматривать вашу кандидатуру.
– Сообщаю, что вы не отобраны для интервью.
– К сожалению, в настоящий момент мы не будем рассматривать ваш отклик.
Не извиняйтесь за решение в пользу другого кандидата, поскольку вы руководствуетесь интересами компании.
Потратьте на изучение резюме чуть больше времени. В этом случае кандидат воспримет отказ легче, чем при мгновенном необоснованном отвержении.
Когда впервые пишешь письмо с отказом
Иногда компании не дают фидбека по разным причинам. Об этом нужно предупреждать соискателей заранее – перед интервью или в описании вакансии.
Если фирма потенциально заинтересована в кандидате, сообщите ему об этом. Предложите подписаться на корпоративные аккаунты в социальных сетях, чтобы быть в курсе актуальных вакансий.
В конце письма подчеркните сильные стороны соискателя и дайте позитивную обратную связь.
Убедитесь, что в тексте отсутствуют грамматические и орфографические ошибки.
Примеры писем с отказами
Приведем возможные варианты писем с отказами на разных этапах отбора.
Тема письма: Ваш отклик на вакансию «Старшего аналитика»
Уважаемая Александра,
Спасибо за отклик на вакансию «Старшего аналитика» в [название фирмы]. В данный момент мы решили не рассматривать вашу кандидатуру дальше.
Благодарим вас за потраченное время и усилия. Нас особенно впечатлил ваш широкий опыт. Однако на сегодняшний день мы выбрали на эту должность более подходящего претендента.
Возможно, вы заинтересуетесь другими вакансиями компании, которые размещены на наших корпоративных страницах.
С уважением,
[имя HR-менеджера]
Тема письма: Ваш отклик на вакансию digital-маркетолога
Уважаемый Денис,
Мы были рады познакомиться с вами на собеседовании. Нас впечатлил ваш опыт, квалифицированность и подход. Однако на данный момент мы выбрали другого кандидата на эту вакансию.
Хотим отметить, что интервьюерам понравилась ваша презентация. Мы оценили ваши идеи по стратегии продвижения компании.
Уверены, ваши компетенции и профессионализм помогут вам в поиске подходящей работы. Желаем вам удачи в будущей карьере. Вы можете в любое время обсудить со мной подробности.
С уважением,
[имя HR-менеджера]
Как отказать по телефону
Ценным претендентам следует отказывать в личном разговоре по телефону. Особенно, если кандидат дошел до финальных этапов отбора и потратил время и силы на интервью и тестовые задания. Рекомендации по отказу в ходе телефонной беседы схожи с правилами письменного отказа:
Когда кандидат ответит на звонок, сообщите, кто, откуда и по какому поводу его беспокоит.
Пример: «Добрый день, Илья. Это [имя HR-менеджера]из компании [название фирмы]. Я звоню на счет вашего отклика на вакансию контент-менеджера».
Поблагодарите соискателя за отклик и собеседование.
Пример:«Благодарю вас за время и усилия, которые вы потратили для интервью. Приятно было познакомиться с вами».
Уведомите кандидата, что в настоящий момент он вам не подходит. Формулируйте отказ аккуратно, но однозначно. Если компания заинтересована в повторном отклике соискателя, сразу скажите об этом.
Пример: «На данном этапе мы решили не рассматривать ваш отклик. Рекомендуем вам следить за другими вакансиями на нашем сайте и в будущем обязательно отправить резюме на подходящую должность».
Жаль, конечно, что я вам не подхожу
Если отказ не связан напрямую с вакансией, лучше не объяснять его причины. Фидбек целесообразно давать, когда кандидату следует усилить профессиональные навыки.
Кстати, многие компании обещают дать обратную связь, но по разным причинам этого не делают. Если вы не даете фидбек, тогда не упоминайте такую возможность на собеседованиях/в описаниях вакансий. Если вы даете фидбек, старайтесь чтобы он был максимально корректным. Многословность не нужна — одной-двух причин отказа вполне достаточно.
Главное, чтобы кандидат понял, что у вас четкие критерии оценки. И, конечно, крайне важно соблюдать юридические и этические тонкости. Помните, что конструктивная обратная связь поможет человеку расти.
Пример:«К сожалению, на данный момент мы не готовы продолжить общение и пригласить вас на собеседование, поскольку ищем кандидата, чей опыт и умения будут более точно соответствовать нашим требованиям.»
В конце разговора предложите кандидату возможные следующие действия (при наличии) и еще раз поблагодарите его.
Пример: «Пожалуйста, следите за нашими новыми вакансиями. Еще раз благодарю за желание работать с нами. Обновления можно отслеживать здесь: (ссылка на раздел с вакансиями или на карьерную страницу компании в соцсетях)».
Как сохранить связь с кандидатами
Окончание общения на позитивной ноте – обязательное условие на пути к позитивным отношениям с бывшими соискателями.
Расстаться на позитивной ноте помогут следующие советы:
-
Приглашайте бывших кандидатов на мероприятия, которые вы организуете или в которых участвуете.
-
Поддерживайте связь в социальных сетях. Поздравьте несостоявшегося коллегу с новой работой, оставляйте комментарии под его постами.
-
Храните информацию о кандидатах в системе управления или базе отчетности, чтобы при необходимости связаться с ними в дальнейшем.
Характер отказа формирует впечатление кандидата о компании, поэтому важно отвергнуть неподходящего соискателя корректно. Чтобы не подставить под удар HR-бренд, отказывайте претендентам на должность конструктивно. В будущем такой подход поможет быстро набирать хороших сотрудников.
Когда удалось нанять топового специалиста
Однако, найм — только начало пути. О том, как удержать только что нанятого сотрудника, читайте в этой статье.