Что такое комплаенс и почему бизнесу без него не обойтись
Термин «комплаенс» пришел к нам от английского глагола «to comply» — «соответствовать». Это понятие объединяет комплекс действий, которые компания предпринимает для контроля соблюдения законов, требований государственных регуляторов и построения корпоративного кодекса этики.
Например, если водитель пренебрегает правилами дорожного движения, ему грозит штраф. В худшем случае это может привести к аварии. Поэтому соблюдение ПДД является примером комплаенса. В коммерческой сфере невыполнение налоговых обязательств может вылиться в крупные штрафы и даже судебные иски. Так что отсутствие задолженностей перед регуляторами — это также часть комплаенса.
В целом инициатива направлена на снижение финансовых и репутационных угроз, поэтому ее можно рассматривать как систему управления рисками. Проще говоря, комплаенс — это все, что компания делает, чтобы гарантировать ответственное поведение работников и обеспечить правомерное положение бизнеса на рынке.
Зачем это нужно организациям
Фактор соответствия в деловой среде очень важен, поскольку он обеспечивает безопасность деятельности. Российское законодательство постоянно развивается, и новые требования могут появляться в разных сферах. Неподготовленность может обернуться серьезными штрафами и даже уголовным преследованием из-за обвинений в налоговых и экономических преступлениях. Цель комплаенса — предотвратить подобные ситуации. Кроме того, он помогает решать и другие задачи:
-
Противодействие незаконным действиям сотрудников. Например, получение взяток или искажение финансовой отчетности.
-
Борьба с передачей конкурентам клиентских баз данных и другой коммерческой информации.
-
Снижение репутационных рисков благодаря соблюдению отраслевых стандартов или прохождению добровольной сертификации.
-
Улучшение коммуникации с клиентами, соответствие их ожиданиям и потребностям.
Основные политики
Каждая компания самостоятельно определяет и разрабатывает набор правил. Их последующее внедрение помогает соблюдать закон, а также удовлетворять ожидания общества, клиентов и партнеров. К ним относятся:
-
Корпоративный этический кодекс. Он определяет моральные принципы работы, приоритеты организации и обязанности коллектива.
-
Взаимодействие с государственными регуляторами. Это свод правил, который четко прописывает порядок взаимоотношений компании с налоговой службой, Центробанком и другими контролирующими органами.
-
Политика конфиденциальности. Она устанавливает правила обработки данных клиентов, обязательства по неразглашению персональных сведений и информации о сделках.
-
Политика противодействия отмыванию доходов. Она контролирует выполнение Федерального закона №115-ФЗ и определяет меры по борьбе с легализацией преступно полученных средств и финансированием терроризма.
-
Политика урегулирования конфликтов интересов. Например, компания может запретить сотрудникам работать на прямых конкурентов.
-
Политика информационных барьеров, также известная как политика «Китайской стены». Она контролирует доступ сотрудников к внутренней информации, что важно для предотвращения конфликта интересов и снижения риска утечек данных.
-
Правила преподнесения подарков. В этом случае работодатель устанавливает максимальную стоимость, которую коллектив может потратить на праздничный сюрприз для коллеги. Это позволяет разделить понятия подарка и взятки.
-
Политика контроля приобретения ценных бумаг. Она ограничивает их покупку сотрудниками предприятия. Например, организация может запретить приобретать акции компаний, с которыми бизнес ведет текущие сделки, чтобы работники не использовали конфиденциальную информацию в личных интересах.
-
Редакционная политика. Закрепляет стандарты оформления текстов и других материалов для их унификации и повышения эффективности работы удаленной редакции.
Функции комплаенс-контроля
Правила соответствия играют ряд ключевых ролей в развитии организации:
-
Адаптация к новым требованиям. Как правило, их инициируют органы государственной власти, и если правила обязательны, компания должна изменить свои бизнес-процессы.
-
Обеспечение пожарной безопасности. Сюда относится наличие сигнализации, огнетушителей и запасных выходов.
-
Работа с персональными данными. Организации обязаны соблюдать правила безопасной обработки и хранения сведений, которые клиенты оставляют на сайте. Для этого компании размещают политики конфиденциальности на своих веб-ресурсах и уведомляют пользователей о сборе cookie.
-
Охрана труда. Это контроль соблюдения техники безопасности для защиты жизни и здоровья сотрудников на рабочем месте и на территории компании.
Виды комплаенс-контроля
Можно выделить пять основных направлений комплаенса:
-
Антикоррупционный: меры борьбы со взяточничеством внутри компании, которые снижают риск нарушения законодательства и репутационных потерь.
-
Антифрод: комплекс действий по оценке финансовых операций на предмет мошенничества. Особенно актуален для банков и торговых организаций с онлайн-продажами.
-
Антимонопольный: контроль за сохранением конкуренции на рынке, преимущественно по отношению к крупным концернам.
-
Налоговый: система управления рисками и проверки бизнес-процессов на соответствие НК РФ. Направлен на выявление и минимизацию денежных потерь.
-
Финансовый: регулирует соблюдение законов и правил в сфере оборота денежных средств. Необходим для всех организаций финансового сектора.
Риски для бизнеса
Внедрение комплаенс-контроля существенно снижает опасность того, что компания окажется перед лицом судебных разбирательств по многим ключевым проблемам бизнеса. Расмотрим основные из них.
-
Отклонение от регуляторных норм и стандартов. Незнание законов не освобождает от ответственности. Если организация не отслеживает изменения в законодательстве и нарушает их по неосторожности, она должна быть готова понести соответствующие риски.
-
Репутационные угрозы. Раньше негативная информация о компании могла не дойти до пользователей. Сейчас, в эпоху соцсетей, любое нарушение интересов клиента или некорректное поведение сотрудника быстро становится известно широкой аудитории.
-
Риск отзыва аккредитации. Например, в строительной отрасли существуют саморегулируемые организации (СРО). Они объединяют отраслевые компании, членство в которых обеспечивает бизнес новыми заказами. Если предприятие нарушает требования СРО, его могут лишить членства в ней.
-
Пожарные риски. Им не подвержены только полностью удаленные компании. Несоблюдение норм влечет за собой штрафы, заморозку деятельности и разбирательства с надзорными органами.
-
Финансовые риски. Среди них — убытки от сотрудничества с подрядчиками, которых выбрали не на основе объективных данных, а из-за личных связей. Например, если компания-поставщик продуктов не соблюдает требования СанПиН, работа с ней может привести к серьезным штрафам.
Комплаенс помогает бизнесу избежать множества рисков, сократить финансовые потери, сохранить репутацию и активы.
Актуальные вопросы регулирования
В России централизованное регулирование норм соответствия отсутствует, хотя еще в 2012 году появилась Национальная Ассоциация Комплаенс. Большинство компаний по-прежнему выстраивают работу на основе собственного понимания того, какие угрозы необходимо предотвратить. Те, кто осознают важность безупречной репутации, стремятся предусмотреть и устранить максимальное количество факторов риска.
Однако существуют ситуации, когда комплаенс становится обязательным. Например, Федеральный закон №135-ФЗ «О защите конкуренции» требует от всех участников рынка разработки системы антимонопольного соответствия.
Федеральный закон №214-ФЗ «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости» предусматривает использование застройщиками эскроу-счетов для накопления средств покупателей жилья. Это позволяет снизить риск появления обманутых дольщиков. Средства можно использовать только после завершения строительства. В противном случае возможны штрафы и судебные разбирательства.
Все участники рынка также должны следить за соответствием требованиям Федеральных законов №273-ФЗ «О противодействии коррупции» и №115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».
Как внедрить комплаенс в организацию
Механика выстраивания процессов остается на усмотрение самих компаний, но общий порядок действий, как правило, следующий:
-
Оценить риски для бизнеса. Например, соблюдение антимонопольного законодательства, управление конфликтами интересов сотрудников или работа с налоговыми органами.
-
Принять решение о необходимости внедрения комплаенса. Он может коснуться области налогового законодательства, внутреннего этического кодекса и правил преподнесения подарков сотрудникам.
-
Проанализировать работу конкурентов и изучить их успешный опыт использования систем контроля рисков.
-
Привлечь экспертов, например, юристов, для разработки политик и процедур. Это могут быть как штатные сотрудники компании, так и внешние консультанты.
-
Информировать коллектив о важных правилах и внутренних этических нормах.
-
Назначить ответственных лиц для отслеживания выполнения политик и процедур.
-
Планомерно устранять выявленные нарушения, реагировать на рискованные или неэтичные действия персонала, отслеживать изменения законодательства и отраслевых стандартов.
С последним помогут современные системы мониторинга сотрудников на рабочем месте. Одна из них — программа «ИНСАЙДЕР», комплексный инструмент контроля как офисных, так и удаленных членов команды. Программа помогает руководству справиться с опасениями по поводу добросовестности подчиненных. Специалисты, в свою очередь, развивают навыки самодисциплины, повышают продуктивность и получают надежные обоснования для справедливой оплаты труда.
Система позволяет настроить персонализированные доступы к сторонним ресурсам и отследить, какие сайты посещает специалист и какой текст набирает на клавиатуре.
Программа включает следующие функции:
- онлайн-мониторинг ПК;
- трекинг мобильных устройств;
- отчеты о нарушениях;
- создание скриншотов;
- расследование угроз информационной безопасности;
- анализ использования сайтов и программ;
- цифровое досье каждого сотрудника;
- интеграцию с «Битрикс24».
Подведем итог
Комплаенс — это комплекс мер по предотвращению действий, которые нарушают законодательство, отраслевые стандарты и нормы этики. Он помогает бизнесу снизить серьезные риски, включая утечку персональных данных и получение сотрудниками взяток от конкурентов.
Основные виды комплаенса — антикоррупционный, антимонопольный, антифрод, налоговый и финансовый. Компании внедряют кодекс корпоративной этики, политику конфиденциальности, правила противодействия отмыванию доходов и другие необходимые нормы.
Грамотно выстроенная система соответствия помогает предотвратить финансовые, репутационные, законодательные риски, а также потерю членства в отраслевых организациях.