Командная планерка: зачем нужна и как правильно провести
Что это такое
Планерка, или летучка — один из видов командных совещаний с четко обозначенными темами для обсуждения и ограничением по времени. На ней сотрудники делятся трудностями и успехами, подводят итоги и ставят новые задачи. Участниками может быть как весь отдел, так и проектные команды. Таким образом, планерка — это короткая встреча для обсуждения актуальных рабочих вопросов.
Принципы организации
Одна из главных особенностей летучки — ее запланированность. Темы и вопросы, которые будут обсуждаться на встрече, объявляются заранее в рабочих чатах, CRM или других каналах внутренней коммуникации. Это позволяет провести собрание эффективно: участники приходят подготовленные и делятся собственным видением проблемы, а не просто слушают.
Кроме четкой организации особенности проведения планерок включают:
-
Сжатые временные рамки. Летучка вписывается в график рабочего дня и не может длиться часами. Она подразумевает быстрый обмен информацией по конкретной теме собрания, даже если встреча оказалась незапланированной. Цель летучки — не найти решение прямо здесь и сейчас, а замотивировать сотрудников и направить их аналитические способности в нужное русло.
-
Регулярность. Плановые совещания — стандартная практика как для коммерческих компаний, так и для государственных учреждений. Именно регулярность формирует серьезное отношение к встречам. Их можно сравнить со школьными уроками: отсидеться в стороне не получится, если тебя не вызвали к доске сегодня — пригласят выступить в следующий раз.
-
Регламентированность. Существует четкий порядок проведения планерок, с которым с самого начала ознакомлены и согласны все участники.
-
Наличие куратора. Это основной докладчик, который руководит дискуссией и направляет ее в нужное русло.
-
Конспектирование встречи. Не лишним будет составить протокол летучки — это поможет не упустить важные инсайты и проанализировать ценные идеи. Форма конспекта может быть любой, но с фокусом на основные моменты: кто выступал, что обсуждали, к каким результатам пришли.
Проведение планерки: ключевые принципы
У организации летучек нет жестких правил, однако лучше разработать четкий план и следовать ему, иначе собрание может превратиться в пустую трату времени.
-
Контроль посещаемости. Если кто-то не может присутствовать, то предупреждает об этом заранее и знакомится с конспектом планерки позже.
-
Тема встречи. Перед началом летучки важно напомнить о цели совещания. Постарайтесь привлечь внимание участников и сосредоточить его на предмете обсуждения, иначе им будет сложно включиться в продуктивную дискуссию.
-
Подача материала. Информация должна быть сжатой и лаконичной, в формате «тезис — вывод». Спикер четко структурирует свои гипотезы и не дает последующему обсуждению перейти в неконтролируемый спор.
-
Свобода мнения. Участники не должны бояться высказаться, если решение кажется им неверным, главное — придерживаться правила «критикуешь — предлагай». Взгляды могут быть разными, но важно избегать субъективных оценок и перехода дискуссии в деструктивное русло.
В конце встречи куратор назначает ответственных за выполнение задач, устанавливает сроки и точки контроля. Итоги собрания конспектируют в свободной форме, отправляют в рабочий чат или размещают на общем диске.
Виды планерок
Регулярные встречи команд можно условно разделить на несколько групп.
По частоте проведения:
-
Ежедневные пятиминутки. Обсуждение оперативных вопросов и постановка задач на текущий день. Обычно они проводятся утром, когда сотрудники еще не успели уйти в работу.
-
Еженедельные митапы. Подведение итогов и планирование конкретных процессов — например, демонстрация проекта заказчику. Лучше проводить во второй половине рабочего дня или вечером для более цельного восприятия информации.
-
Ежемесячные. Анализ результатов прошедшего периода и распределение задач на следующий месяц.
-
Экстренные летучки. Куратор собирает команду в случае форс-мажора. Встреча проходит по тому же принципу, что и стандартные планерки: контроль присутствия, информационная часть, коллективное обсуждение.
По тематике:
-
Информационные совещания. На них освещаются любые новости, которые нужно принять к сведению, даже если это не повлияет на текущую работу — например, изменения в графике отпусков или корпоративные события. Иногда сотрудники подписывают лист ознакомления, и руководство при необходимости вносит новые вводные в их должностные обязанности. Это может показаться формальностью, однако в спорных ситуациях значимость такого подхода возрастает, особенно в юридических аспектах.
-
Обучающие совещания. Они проводятся для знакомства команды с новыми рабочими инструментами, сервисами, инструкциями, алгоритмами и даже офисным оборудованием.
-
Мотивирующие митапы. Они направлены на повышение вовлеченности сотрудников в производственный процесс. Куратор рассказывает о достижениях или указывает на недостатки. Это эмоциональное совещание, на котором уместны тимбилдинги и различные методы поощрения, а поиска виноватых, напротив, лучше избегать. Важно, чтобы такие летучки создавали приподнятый настрой и заряжали мотивацией, даже если на них обсуждают неудачи.
Планерки также различаются по способу проведения: в офисе или удаленно. Личные встречи удобнее организовывать в хорошо знакомых сотрудникам местах, где есть возможность уединиться. Например, в отделе торгового зала или отдельной ячейке опенспейса, расположенных вдали от проходов.
Важно обеспечить хотя бы минимальный комфорт, даже если планерка продлится недолго. Если участникам придется стоять слишком близко друг к другу, сосредоточиться на обсуждении будет сложнее.
Особенности проведения виртуальных планерок
Дистанционный формат работы уже стал привычным для многих компаний, а виртуальные собрания заменили командам очные совещания. Для удаленных сотрудников, которые часто находятся в разных городах и даже странах, это единственный способ синхронизировать задачи и грамотно организовать процессы.
Приведем общие рекомендации для виртуальных встреч:
-
Войдите в конференцию за 5–10 минут до начала собрания, чтобы проверить связь.
-
В закрепленном сообщении чата укажите тему и основные тезисы планерки, чтобы участники могли быстро настроиться на нужную волну и освежить в памяти обсуждаемые вопросы.
-
Контролируйте время и пресекайте разговоры на отвлеченные темы.
-
Установите четкие правила общения в начале встречи. Например, если кто-то хочет высказаться или возразить, он может написать сообщение в чат или поднять руку.
-
Внедряйте визуализацию (картинки, инфографику) и опросы для удержания внимания участников. Это особенно полезно для итоговых планерок, на которых приводятся результаты работы и достигнутые показатели.
-
Изучите рынок сервисов для видеоконференций и выберите надежный ресурс с качественной связью как для настольных компьютеров, так и для мобильных устройств.
Почему планерки проходят неэффективно
Летучка может оказаться безрезультатной по нескольким причинам. Одна из них — если куратор не предупреждает о предстоящем собрании заранее. Так сотрудники не успеют ознакомиться с повесткой и подготовить свои тезисы по обсуждаемому вопросу. Если есть возможность, лучше оповестить команду минимум за час.
Другой фактор — недостаточный авторитет выступающего или его неумение удерживать внимание аудитории. В таком случае поможет прокачка навыков ораторского мастерства.
Также могут влиять опоздания сотрудников, технические сбои и другие отвлекающие факторы. Чтобы избежать этого, следует придерживаться четких правил проведения планерок и заранее продумать действия при возникновении проблем.
Наконец, нарушение хронометража, когда обсуждение одних вопросов затягивается в ущерб другим, может быть как положительным моментом, так и отрицательным. Здесь важно найти баланс и уметь фильтровать информационный поток, чтобы дискуссия не вышла из конструктивного русла.
Не самая очевидная, но распространенная причина неэффективного проведения командных встреч — низкая дисциплина среди сотрудников и сложности с распределением нагрузки в команде. В этом руководителю помогут современные сервисы мониторинга персонала.
Одна из таких систем, ИНСАЙДЕР, помогает до 30% повысить продуктивность работников и грамотно распределить занятость на проекте. Программа фиксирует время активности за компьютером или смартфоном, анализирует действия и позволяет оптимизировать рутинные задачи.
ИНСАЙДЕР собирает статистику, какие сайты и когда посещал сотрудник, как долго отсутствовал на рабочем месте, а также делает скриншоты и отслеживает набор текста. Систему можно настроить индивидуально для подчиненных, чьи должности имеют разный уровень ответственности. Сервис поможет грамотно распределить нагрузку в команде, а также защитит корпоративные данные от утечек.
Как оценить эффективность встречи
Цель планерки — не просто обменяться мнениями, а добиться результата. Она может выражаться в конкретных цифрах (увеличение коммерческих показателей, рост числа пользователей и пр.) или иметь субъективный характер — например, повышение сплоченности команды. Однако результата нужно достигнуть в любом случае.
Эффективность планерок можно оценить по следующим критериям:
-
Активность участников во время самой встречи. Если сотрудники вовлечены в дискуссию, вы на правильном пути.
-
Выполнение дедлайнов. Грамотное распределение ресурсов и четкое планирование задач на регулярных летучках — залог того, что команда уложится в сроки проекта.
-
Осознание участниками важности обсуждаемых вопросов и готовность искать лучшее решение.
Как повысить эффективность планерок
Для вывода командных летучек на новый уровень следуйте этим рекомендациям:
- проводите их в одно и то же время;
- устраивайте пятиминутный перерыв после встречи, чтобы сотрудники могли осмыслить информацию и обсудить впечатления без ущерба для рабочего процесса;
- собирайте обратную связь — лучше в тот же день;
- начинайте новую планерку с краткого обзора предыдущей;
- обязательно рассказывайте команде о достигнутых результатах.
Подведем итог
Плановые совещания — популярный формат коллективных встреч, который ежедневно используют команды и компании любых размеров. С их помощью руководители доносят новости, обучают и мотивируют коллег. Летучки проводят с разной частотой, но их формат строится по определенному шаблону.
Эффективная планерка основывается на трех элементах: цели, задаче и лимите времени. Важно устанавливать конкретные и измеримые показатели, прогресс которых можно отслеживать с помощью доступных аналитических инструментов.
Например, вместо того, чтобы поручить сотрудникам привлечь больше клиентов, лучше сформулировать задачу так: «Запустить рекламную кампанию с учетом предыдущих правок».
Команда достингет целей, если будет четко понимать вектор развития компании и иметь необходимые ресурсы для измерения результата. Нужно назначить ответственных исполнителей, установить сроки и проконтролировать выполнение задач. И, наконец, планировать хронометраж так, чтобы успевать обсудить все текущие вопросы.