Коллективная перегрузка в работе
Многие компании столкнулись с проблемой перегрузки сотрудников. Предприятия по-разному решают этот вопрос. Например, одна глобальная сервисная организация ввела кнопку тайм-аута на одну минуту. Сотрудники нажимают ее, когда сильно устают. Это позволяет остальным членам команды узнать, что у коллеги перерыв. За эту минуту специалисты делают упражнение, чтобы улучшить концентрацию.
Совместная перегрузка — это не только вопрос большого объема работы. Проблема заключается в когнитивном переключении, которое обусловлено многообразием задач. По исследованию Глории Марк, профессора информатики Калифорнийского университета в Ирвине, человеку требуется до 23-х минут, чтобы погрузиться в задачу после перерыва. Со временем процесс ускоряется, но все равно обходится дорого.
Сотрудники, которых часто отвлекают, ощущают высокую рабочую нагрузку, разочарование и нехватку времени. Им приходится прилагать много усилий для решения задач, потому что они постоянно испытывают стресс. Из-за COVID-19 психологические затраты на переключение резко возросли.
Также ситуацию обостряет обмен сообщениями в рабочих чатах, т. к. сотрудники часто общаются и в свободное время. Например, в одной организации объем писем вырос на 52% в период с 18:00 и 24:00.
Однако перегрузка возникает не только из-за мессенджеров и почты, которые отвлекают сотрудников. Проблема кроется в людях, которые не умеют отказывать и помогают коллегам в ущерб собственным задачам, в тревожности работников, их потребности в постоянном контроле и боязни совершить ошибку.
Как повысить концентрацию внимания
Чтобы увеличить концентрацию, придерживайтесь следующих правил:
-
Планируйте рабочий график с учетом личных ритмов. Можно утром отвечать на письма, а потом приступать к выполнению основных задач.
-
Периодически разбирайте электронную почту, чтобы навести порядок в рабочих чатах и не потерять важные письма.
-
Проводите еженедельные совещания. Такие собрания гораздо результативнее коротких ежедневных сборов. Разработайте платформы, чтобы сотрудники могли написать о рабочих проблемах.
Руководители компании Uber решили проблему коллективной перегрузки благодаря информированию и поддержке. В 2020 году менеджеры провели эксперимент: рассказали группе работников о том, как время сосредоточения влияет на производительность. После этого сравнили время концентрации сотрудников, до которых не была доведена эта информация, с теми, кто об этом знал. Результат был предсказуем.
Кроме того, руководство компании Uber стало проводить совещания с учетом ритма наибольшей концентрации сотрудников. В итоге продолжительность фокусировки на рабочих задачах увеличилась на 20%.
Рекомендации для уменьшения перегрузок в коллективе
Снизить коллективную перегрузку поможет соблюдение простых принципов:
-
установите свободные от переписок дни, в которые сотрудники будут только работать и просматривать почту;
-
выслушивайте специалистов и проводите опросы, чтобы мониторить потребности людей;
-
организовывайте тренинги, которые уменьшают стресс и формируют условия для плодотворной работы.
После проведения таких мероприятий компания сможет остановить рост коллективной перегрузки и повысить эффективность работы сотрудников. Расскажите своей команде о важности своевременного отдыха и отключения от задач.
Для облегчения контроля времени, которое сотрудники тратят на решение рабочих вопросов, установите специализированное ПО, например, ИНСАЙДЕР. Благодаря отчетам софта вы сможете предотвратить профессиональное выгорание и выявить время наибольшей продуктивности сотрудников.