Загруженность персонала: что такое, как рассчитать, методы и инструменты
Когда сроки слегка горят
Распределение нагрузки на персонал
В теории равномерная загрузка – это когда все сотрудники работают в спокойном режиме и не перенапрягаются. На деле, к сожалению, так получается не всегда. Задач то слишком много, то явно недостаточно, поэтому показатель нагрузки колеблется. Это происходит, если:
-
кто-то из специалистов «выпадает» из рабочего ритма. Поводом может стать больничный, отпуск и даже прогул. Обязанности временно передают другому сотруднику, нагрузка на которого увеличивается;
-
изменяются показатели самой компании, а кадровый состав остается прежним. Например, если количество клиентов увеличивается, каждый сотрудник обрабатывает еще больше информации, что приводит к большей нагрузке;
-
форс-мажоры при выполнении проектов. Они могут и не зависеть от сотрудника, но он вынужден работать сверхурочно.
Когда на секунду прикрыл глаза
Зачем стремиться к равномерной загруженности персонала
Существует как минимум три причины, из-за которых необходимо стремиться к равномерной загрузке персонала:
1. Работа в авральном режиме оказывает негативное воздействие на здоровье. Сотрудники часто жертвуют полноценным приемом пищи из-за нехватки времени на выполнение огромного количества задач. Согласно проведенным опросам, 16 % из тех, кому полагается часовой обеденный перерыв, могут позволить себе лишь 15-минутный перекус. Половина опрошенных вынуждена сокращать отдых вдвое, и только 30 % персонала может позволить себе обедать в спокойном режиме. Естественно, подобные «жертвы» негативно сказываются на состоянии ЖКТ. Кстати, здесь кроется и минус для работодателя – прием пищи «на бегу» в конечном счете оборачивается ухудшением самочувствия и снижением трудовой активности подчиненных;
2. Несправедливое распределение обязанностей вызывает в коллективе недовольство. Корпоративная атмосфера становится токсичной, появляются недомолвки и подковерные интриги;
3. Загруженность сотрудников большим количеством задач приводит к переутомлению, что увеличивает вероятность ошибок на любом уровне: от простых рабочих на производстве до менеджеров среднего звена и руководителей. В результате срываются сроки и договоренности. Клиенты не хотят терпеть подобного отношения и уходят.
Как видите, равномерность загруженности персонала оказывает прямое влияние на эффективность работы компании.
За час до конца рабочей недели
Методика расчета равномерности загрузки персонала
Под равномерностью загрузки понимают использование трудовых ресурсов со стабильной интенсивностью, когда не возникает необходимости привлекать дополнительные кадры или сокращать штат. Все сотрудники работают в постоянном ритме, а персонала достаточно для того, чтобы обеспечить планомерную деятельность организации.
Для оценки равномерности загрузки используется специальная формула:
Кр = 1 – (Тпот + Тпер)/Тобщ
Здесь:
Кр – коэффициент равномерности загрузки персонала, измеряется в долях;
Тпот – потери рабочего времени, выраженные в человеко-часах;
Тпер – переработки, количество человеко-часов, которые затратили сотрудники на выполнение задач сверх установленной нормы;
Тобщ – общая трудоемкость персонала, измеряется в человеко-часах. Определить этот показатель можно, перемножив количество персонала на фонд рабочего времени.
Сложности вызывают параметры Тпот и Тпер: как их определить? Вычислить потери рабочего времени можно несколькими способами:
1. Метод ручного хронометража.
Учитываются два фактора – дисциплина и нагрузка. Время прихода и ухода ежедневно фиксируется в журнале офис-менеджером, администратором или самим сотрудником. Для оценки загруженности все сотрудники заполняют отчеты, куда вносят информацию о своей деятельности и сдают их руководству;
2. Метод интервью или тестирования.
Сбор информации осуществляется с помощью анкетирования или устного опроса. Главная цель – выяснить, осознают ли работники свою ценность для организации, а также определить уровень их ответственности и знание должностных обязанностей.
Это достаточно простые методы, но они не всегда гарантируют получение объективной информации:
-
Во-первых, нет гарантии, что все будут максимально честны. При заполнении отчета сотрудник может забыть указать одну или несколько задач. Или же, наоборот, кто-нибудь решит приукрасить объемы своей продуктивности. Вероятность того, что работник во время устного опроса признается в регулярном посещении новостных сайтов или общении в мессенджерах, крайне мала. При этом по данным исследований, каждый пятый сотрудник ежедневно тратит на соцсети от 1 до 3 часов рабочего времени. Чтением новостей в офисе увлекаются 17 % опрошенных, 15 % примерно два часа исследуют ассортимент интернет-магазинов, а каждый десятый вообще умудряется подрабатывать;
-
Во-вторых, такой способ сбора информации добавляет задач сотрудникам – им необходимо постоянно переключаться на отчеты. Тестирование или опрос также отвлекают от основных обязанностей. В результате сами методы, которые используются с целью оптимизации рабочего времени, создают дополнительные потери времени;
-
В-третьих, субъективность анализа. Дать оценку собранной информации должны люди, поэтому на итоги часто оказывает влияние человеческий фактор и межличностные отношения в коллективе. Даже руководители могут трактовать занятость персонала неправильно. Например, редкий руководитель считает планерки пустой тратой времени. А именно такими бывают совещания, которые проводятся без обозначенной повестки с обсуждением малозначимых моментов или «пережевыванием» одной и той же информации в сотый раз.
Когда заканчиваешь проект впритык к дедлайну
ПО для контроля загруженности персонала
Понять, насколько каждый из подчиненных действительно занят делом – сложная задача. Стоять за спиной у каждого не будешь – это дурной тон, да и таких спин иногда бывает слишком много.
Поэтому контролировать загруженность работников удобнее, используя специализированное программное обеспечение. Пример такого софта – система учета рабочего времени и мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР.
Такие автоматические средства контроля:
-
исключают человеческий фактор. Результаты максимально объективны благодаря тому, что сбор данных выполняется при помощи технических средств, без участия и влияния персонала и руководства;
-
не увеличивают фактическую загрузку персонала. Сотрудники не отвлекаются на составление отчетов, программа фиксирует все данные автоматически;
-
предоставляют готовую аналитику. Не нужно тратить время на изучение анкет для оценки распределения нагрузки в коллективе.
Планирование загрузки сотрудников
Система анализирует рабочий день сотрудников, учитывая даже самые незначительные действия:
Контролирует дисциплину. ИНСАЙДЕР фиксирует начало и окончание рабочего дня на основании информации о времени включения и выключения ПК;
Анализ продуктивности в системе ИНСАЙДЕР
Отмечает период бездействия. Часто бывает так: сотрудник пришел на работу, заварил себе чаек и начал обсуждать с коллегами последние новости. Ну а к работе приступить можно ближе к обеду, она же никуда не убежит. ИНСАЙДЕР отмечает такие периоды бездействия как непродуктивные. Если в течение 5 минут от клавиатуры или мыши не поступает никаких сигналов, система фиксирует простой;
Список инцидентов в ИНСАЙДЕРЕ
Распознает отвлечения. ИНСАЙДЕР умеет отличать продуктивные, то есть относящиеся к обязанностям сотрудника, сайты и приложения от непродуктивных. Даже если работник не покидает своего рабочего места, трудно гарантировать, что он усердно трудится над проектом. Возможно, он подбирает себе новую куртку на онлайн-распродаже или готовится к отпуску и бронирует отель. Программа позволяет настроить списки продуктивных ресурсов не только для подразделения или группы, но и для конкретного сотрудника;
ИНСАЙДЕР предоставляет информацию о том, какие программы использовал сотрудник, а также когда и какие сайты он посещал
Работает параллельно с персоналом. Система фиксирует данные в течение всего периода пребывания сотрудника в офисе. Если он задерживается, алгоритм оценит, с какой целью и по каким причинам. Возможно, работник хочет воспользоваться ресурсами компании в собственных интересах. Или он не успел выполнить задачи в рабочее время, потому что постоянно отвлекался на решение личных вопросов. А может быть действительно нагрузка для одного человека неподъемная;
Сравнивает занятость сотрудников на одинаковых должностях. Такая функция делает отношения в коллективе прозрачными. Голословные обвинения в том, что кто-то не приносит пользу компании, сходят на нет. Только факты.
Система ИНСАЙДЕР показывает аналитику по группам, отделам и выбранным сотрудникам. Используя подобное ПО, легко собрать объективную информацию и определить, какой метод оптимизации загрузки персонала эффективнее применять в конкретном случае.
Оптимизировать загрузку сотрудников. Это значит поставить перед каждым из них то количество задач, которое они смогут выполнить в нормальном режиме, не перенапрягаясь, но и не расслабляясь. То есть исключить переработки и минимизировать временные потери.
Когда пытаешься оптимизировать загрузку сотрудников своими силами и без ИНСАЙДЕРА
При этом сотрудники на одинаковых позициях должны работать в равных условиях. Тогда не будет возникать недомолвок и неприятных вопросов.
Теперь, когда у вас перед глазами есть фактическая картина загруженности персонала, можно воспользоваться несколькими методами для оптимизации:
-
сопоставить текущие показатели с оптимальными значениями равномерности загрузки;
-
перераспределить задачи и обязанности. Рабочий процесс необходимо разобрать на части и скорректировать распределение задач между отдельными сотрудниками или даже подразделениями;
-
скорректировать сроки выполнения задач, регламенты и должностные инструкции. Если картина загруженности показывает, что дело не в сотрудниках, а в неадекватно малых сроках на выполнение того или иного действия, необходимо изменить временные регламенты в пределах имеющихся резервов;
-
автоматизация процессов. Излишнюю нагрузку, как правило, создают рутинные задачи. Такие процессы лишены интеллектуальной составляющей, а работник выполняет действия шаг за шагом по заданному алгоритму, даже не задумываясь. Их автоматизация поможет улучшить ситуацию. У сотрудника появится больше времени на обдумывание важных вопросов, требующих принятия взвешенных решений.
Контроль загруженности удаленных сотрудников
Отслеживать загруженность сотрудников, которое работают на удаленке, довольно тяжело. Но необходимо. Порой это даже более важно, чем контролировать офисный штат.
Специалисты «на дому» не подвержены коллективному рабочему настроению. Домашняя атмосфера расхолаживает. Они не боятся того, что к ним в любой момент подойдет босс и поинтересуется: «Чем вы, товарищ, здесь занимаетесь?».
Как повысить эффективность мониторинга удаленщиков?
Эффективно контролировать дистанционных сотрудников можно с помощью современных технологий.
Перед тем как решать практические вопросы – какую выбрать программу для мониторинга, стоит ли выдавать рабочий компьютер – важно детально обсудить все моменты, касающиеся организации удаленного взаимодействия:
- Длительность рабочего дня;
- Продолжительность обеда и перекуров;
- Средства связи и возможность их установить;
- Часы созвонов и количество онлайн-встреч;
- Время отклика на вопросы и запросы.
Эти договоренности дадут потенциальному сотруднику понять, что удаленная работа – не значит ее отсутствие. Дисциплина от такого подхода явно не пострадает.
*Анализ продуктивности сотрудника
Затем необходимо продумать, какие методы мониторинга использовать. Перечислим некоторые:
- Общение по телефону или видеосвязи. Этот способ подразумевает спонтанные звонки от работодателя подчиненному с целью проверить, чем он занят. Понять, что сотрудник «халявит», можно по окружающему шуму или по тому, взял ли он трубку. Иногда к телефонному звонку подключается видеосвязь. Такая методика сильно нервирует специалиста, с учетом внезапности она повышает уровень стресса. Да и руководителю понять, действительно ли удаленщик занят чем-то «лишним», трудно. Возможно, с музыкой или в кафе ему лучше работается, но на продуктивность это не влияет;
- Таск-менеджеры. Это программы, которые систематизируют распределение задач и нагрузку. Их недостаток в том, что они не отслеживают время, которое было затрачено на выполнение задачи;
- Отчеты о выполненной работе. Отчетная деятельность хороша как для офисных работников, так и для удаленщиков. Чаще всего итоговая информация отправляется по электронной почте. Минусы – субъективность отчетов;
- Тайм-трекеры. Этот софт был упомянут выше. Функционально он контролирует действия работника (показывают занятость), но статистических данных(готовая аналитика) вы от него не дождетесь.
Автоматизация загруженности удаленщиков
Человеческий фактор – главная помеха, когда речь идет о любой форме учета. Учет рабочего времени – не исключение. Когда сотрудник выполняет какое-либо задание, он уверен, что продуктивно использует каждую секунду времени. К сожалению, такая уверенность не является залогом хорошего результата: дедлайны по-прежнему горят, проекты копятся, головы дымятся. Многие нюансы ускользают от внимания, поэтому автоматический контроль для удаленных специалистов и их руководителей – лучшее решение.
*Отчет по инцидентам ИНСАЙДЕР
Разберемся на примере ИНСАЙДЕР, какими свойствами должен обладать софт для точного и ненавязчивого контроля удаленщиков:
- Автоматический и бесшумный запуск, ИНСАЙДЕР запускается при включении компьютера;
- Автоматические отметки о начале и завершении рабочего дня;
- Возможность задать, какие ресурсы (сайты и приложения) будут считаться для удаленщика профильными, а какие – нет;
- Встроенная система «отвлечений», фиксирующая посещение запрещенных сайтов (например, социальных сетей);
- Фиксация рабочего дня удаленного сотрудника (с учетом назначенных конференций, звонков и прочего), помогающая структурировать день и видеть полную картину выполнения задач.
Выявить неравномерную загруженность персонала – первоочередной вопрос для руководителя. Равномерное распределение задач избавляет от большого количества проблемных точек в организации рабочего процесса и благоприятно отражается на эффективности работы всей компании. Обнаружить все нестыковки, субъективность и критические ситуации поможет система учета рабочего времени.