Получить демо-доступ
Отправим вам в SMS код для входа
Отправить
Получить демо-доступ
Оставить заявку

Как определить, с кем из сотрудников пора прощаться

Сократить расходы без ущерба для эффективности компании – здоровое желание любого предпринимателя. Ситуации бывают разные: кому-то снижение издержек помогает выйти на новый уровень производства, другие банально пытаются удержать свой бизнес на плаву. С этой целью руководители стараются проанализировать бюджет, снизить затраты на оборудование, аренду и прочее. Не обходят стороной и затраты на персонал. По понятным причинам проводить сокращения нужно вдумчиво. Какие критерии помогут определить потенциал работника, как принять решение об увольнении и завершить этот процесс без конфликтов – разберемся в этой статье.

Заявление по собственному желанию или увольнение по инициативе работодателя: прощаться с сотрудниками всегда тяжело. Споры и ссоры, юридические проволочки, подозрения в предвзятом отношении – неизменные спутники увольнения.

С кем из сотрудников пора прощаться

Несмотря на то, что сам процесс весьма и весьма неприятный, в 2020 году 28% компаний столкнулись с необходимостью сократить издержки на персонал. По статистике портала hh.ru:

  • крупный бизнес (более 500 сотрудников) потерял 26% коллектива;

  • средний бизнес (от 100 до 500 человек) попрощался с 21% сотрудников;

  • малый бизнес (до 100 человек) сократили штат на 37%.

Конечно, процент немаленький. Однако решения об увольнении принимаются не на пустом месте. Особенно когда на этом фоне разворачивается самый крупный экономический кризис за последние несколько лет.

Принимая решение расстаться с кем-то из команды, руководители делают акцент на вкладе сотрудника в общее дело. Расставаться с человеком, который приносит ощутимую пользу компании, нецелесообразно. Поэтому основополагающим критерием при выборе кандидатов на увольнение становится показатель эффективности.

Работать нельзя лениться – расставляем запятые правильно!

Есть принципиальная разница между тем, чтобы плодотворно работать и мастерски об этом рассказывать. Приходить на работу не значит, выполнять свои прямые обязанности. Постоянно говорить об аврале – не значит действительно заниматься работой.

Опрос, проведенный порталом Зарплата.ру, наглядно доказывает: больше половины (65%) работников ежедневно отвлекаются от своих дел. В числе главных факторов, мешающих сосредоточиться на обязанностях, отмечают:

  • лишнее общение с коллегами – 65%;

  • разговоры по телефону – 36%;

  • личные заботы – 25%;

  • частые планерки – 19%;

  • общение в мессенджерах – 19%;

  • соцсети – 13%;

  • уличный шум – 7%.

Список можно пополнять до бесконечности – есть еще множество индивидуальных отвлекающих «триггеров». Некоторые факторы, как, например, общение в соцсетях или телефонные разговоры – вполне под силу исключить каждому работнику самостоятельно. Заставить себя работать тяжело, но ничего невозможного нет. Особенно, когда руководителю известно, чем именно вы заняты в конкретную минуту.

Почему сотрудники отвлекаются от работы

Контроль в этом случае – не пустая прихоть. Оценив нагрузку на специалистов, степень их продуктивности и распределение обязанностей можно понять, как снизить финансовые затраты на персонал. Ведь большой штат работников – не всегда синоним повышенной эффективности компании.

Как рассчитывается загруженность работников?

Кажется, загруженность работников – тема, не требующая пристального внимания. У работодателя и так много забот, а нагрузка должна распределяться непринужденно прямо в ходе трудового процесса. Однако ситуация может стать критичной. Часть сотрудников страдает от профессионального выгорания, другие становятся завсегдатаями курилок и чайных уголков. Без твердой руки начальника не обойтись.

Существует тысяча и один способ контролировать загруженность работника. Чаще всего используют личные беседы (на профессиональном языке – «собеседования» или «интервью»). Их успех напрямую зависит от компетентности специалиста, представляющего компанию.

Как рассчитывается загруженность работников

Темы, которые выносятся на повестку дня, более чем разнообразны. Это и отношение к своим должностным обязанностям, и вклад работника в развитие организации, и распределение рабочего времени, и время отдыха. Этот метод значительно экономит средства руководителя. Хоть  он и используются повсеместно, но однозначно говорить о его эффективности нельзя. Есть большая вероятность, что возникнет недопонимание и вы потеряете ценный кадр. Вот с чем связан этот риск:

  1. Личная беседа между двумя людьми субъективна. Даже если собеседование проводит опытный HR, нельзя преуменьшать значимость взаимных симпатий и антипатий;

  2. Верить на слово сотруднику, компетентность которого вы ставите под сомнение - не лучшая идея. В его силах преувеличить свою значимость для компании и масштабы проделанной работы. На объективность в этом случае надеяться также не следует.

Как контролировать продолжительность и содержание рабочего дня?

Загруженность напрямую связана с тем, сколько работник проводит на рабочем месте и как именно распределяет время, отведенное на выполнение проектов и задач. Есть несколько способов контролировать эти параметры:

  • Журнал прихода и ухода. Классический способ мониторинга рабочего дня. Он позволяет быть в курсе опозданий, дисциплинировать специалистов. Однако чем именно они занимаются во время работы, вы отследить не сможете;

  • Отчеты от сотрудников. Этот подход подразумевает, каждый работник должен с заданной периодичностью сдавать письменный отчет о потраченных часах рабочего времени. Необходимость отчитываться, несомненно, дисциплинирует. Персонал будет нести личную ответственность за документы, а руководитель получит способ контролировать наполненность времени подчиненного. Тем не менее здесь тоже есть ряд недостатков. Надеяться на объективность данных не приходится, ведь в отчете можно написать все что угодно: кое-что забылось, кое-что сделано только на словах т.д.;

  • Надзор контролера. В этом случае руководитель вынужден добавить в штат человека, в должностные обязанности которого будет входить исключительно контроль работников. По результатам наблюдения этот специалист будет создавать отчеты. Остальные избавлены от нудной необходимости их вести, но о доверительных отношениях и бодром настрое в коллективе можно забыть. Всевидящее «око» никому не добавляет спокойствия.

Контроль рабочего дня


Автоматический учет рабочего времени

Для того чтобы добиться объективности и не «разбрасываться» ценными кадрами, разработан автоматизированный мониторинг. Для него используется специальный софт, который встраивается в IT-систему компании.

Например, ИНСАЙДЕР. К преимуществам этих программ можно отнести:

  • отсутствие всплывающих окон и уведомлений, отвлекающих от работы;

  • бесшумность работы;

  • объективность предоставленной статистики;

  • фиксация продуктивной и непродуктивной деятельности;

  • анализ отклонений от рабочего графика (опоздания, перекуры, задержки);

  • возможность настроить программу в соответствии с особенностями работы компании.

Автоматический учет рабочего времени

Анализ полученных данных

Какой бы способ контроля ни выбрал руководитель, их объединяет одно – после тяжелого трудового дня на руках остается кипа документов отчетного характера. Их нельзя отложить на дальнюю полку и забыть до следующего месяца. Полученные данные требуют долгого и вдумчивого анализа.

Использование систем учета времени значительно облегчает работу и без того загруженного руководителя. Сбор данных и их анализ осуществляется компьютерной программой, а на выходе дается готовая статистика. При использовании систем учета достаточно в пару кликов запросить аналитику в нужный момент или настроить автоматические уведомления с определенной периодичностью.

Удобные отчеты программы ИНСАЙДЕР покажут:

  • соотношение дней, когда сотрудник работал не покладая рук и когда много отвлекался;

  • опоздания, ранние уходы, длительность перекуров и обеденных перерывов;

  • как распределяется нагрузка среди персонала: некоторые работают, задерживаясь после трудового дня, другие норовят уйти на два часа раньше;

  • список сервисов и сайтов, которые посещает специалист, их тематика;

  • неэффективные бизнес-процессы.

Полученная статистика сигнализирует о том, присутствуют ли в коллективе прокрастинаторы, лентяи, непрофессионалы, шабашники. Естественно, когда встанет вопрос о сокращении персонала, они будут первыми в списке на выбывание. Субъективных нюансов, споров и предвзятого отношения, как в случае с личной беседой, не будет. Ведь на руках руководителя есть статистика, собранная компьютером, который, как известно, «врет» очень редко.

Анализ продуктивности ИНСАЙДЕР

Оптимизация рабочего времени

К слову «оптимизация» в настоящее время относятся скорее негативно. И это неудивительно, с учетом того, насколько сильно пострадало качество товаров и услуг при неправильной организации данного процесса. На самом деле «оптимизация» - не синоним увольнения. Она позволяет рационально распределять нагрузку, соблюдать «work-life» баланс.

Для оптимизации рабочих процессов как нельзя лучше подойдут системы контроля рабочего времени. Они полезны как для работодателя, так и для самих сотрудников. Последние при соответствующей настройке программы, могут просмотреть отчетные документы, эволюцию своих успехов, сравнить себя со своими коллегами. Человек после увиденного сможет «подтянуться» и покинуть позицию «отстающего».

Оптимизация рабочего времени

Есть несколько пунктов, которые помогут повысить эффективность работы сотрудников:

  • создать модель рабочих процессов организации;

  • создать карту каждого процесса с указанием всех параметров (участники, отведенное время и прочее);

  • оценить работу участников;

  • сравнить с созданной моделью;

  • найти критические точки, которые тормозят работу и продумать возможные пути решения проблемы.

Процесс оптимизации, который происходит таким образом, не оставляет руководителю место для субъективности и, соответственно, не дает сомневаться в правильности своего выбора. Это позволяет избавиться от моральных дилемм, когда необходимо скорректировать затраты на персонал. Объявлять об увольнении сотруднику работодатель будет с чистой совестью.

Выбор сотрудника, которого нужно уволить, никак не связан с его личными качествами, полом или национальностью. Если у кого-то возникнут в этом сомнения, на стороне работодателя достоверная статистика о реальной работе подчиненного, о его вкладе в общее дело. Автоматическую систему учета рабочего времени можно считать непредвзятым свидетелем.

Получить демодоступ

Процесс увольнения – от выбора кандидата до его уведомления – перестает отнимать огромное количество сил и времени с автоматической системой контроля. Руководитель может «выдохнуть» и заниматься расширением и развитием деятельности своей компании.