Как определить, с кем из сотрудников пора прощаться
Заявление по собственному желанию или увольнение по инициативе работодателя: прощаться с сотрудниками всегда тяжело. Споры и ссоры, юридические проволочки, подозрения в предвзятом отношении – неизменные спутники увольнения.
Несмотря на то, что сам процесс весьма и весьма неприятный, в 2020 году 28% компаний столкнулись с необходимостью сократить издержки на персонал. По статистике портала hh.ru:
-
крупный бизнес (более 500 сотрудников) потерял 26% коллектива;
-
средний бизнес (от 100 до 500 человек) попрощался с 21% сотрудников;
-
малый бизнес (до 100 человек) сократили штат на 37%.
Конечно, процент немаленький. Однако решения об увольнении принимаются не на пустом месте. Особенно когда на этом фоне разворачивается самый крупный экономический кризис за последние несколько лет.
Принимая решение расстаться с кем-то из команды, руководители делают акцент на вкладе сотрудника в общее дело. Расставаться с человеком, который приносит ощутимую пользу компании, нецелесообразно. Поэтому основополагающим критерием при выборе кандидатов на увольнение становится показатель эффективности.
Есть принципиальная разница между тем, чтобы плодотворно работать и мастерски об этом рассказывать. Приходить на работу не значит, выполнять свои прямые обязанности. Постоянно говорить об аврале – не значит действительно заниматься работой.
Опрос, проведенный порталом Зарплата.ру, наглядно доказывает: больше половины (65%) работников ежедневно отвлекаются от своих дел. В числе главных факторов, мешающих сосредоточиться на обязанностях, отмечают:
-
лишнее общение с коллегами – 65%;
-
разговоры по телефону – 36%;
-
личные заботы – 25%;
-
частые планерки – 19%;
-
общение в мессенджерах – 19%;
-
соцсети – 13%;
-
уличный шум – 7%.
Список можно пополнять до бесконечности – есть еще множество индивидуальных отвлекающих «триггеров». Некоторые факторы, как, например, общение в соцсетях или телефонные разговоры – вполне под силу исключить каждому работнику самостоятельно. Заставить себя работать тяжело, но ничего невозможного нет. Особенно, когда руководителю известно, чем именно вы заняты в конкретную минуту.
Контроль в этом случае – не пустая прихоть. Оценив нагрузку на специалистов, степень их продуктивности и распределение обязанностей можно понять, как снизить финансовые затраты на персонал. Ведь большой штат работников – не всегда синоним повышенной эффективности компании.
Как рассчитать загруженность работников
Кажется, загруженность работников – тема, не требующая пристального внимания. У работодателя и так много забот, а нагрузка должна распределяться непринужденно прямо в ходе трудового процесса. Однако ситуация может стать критичной. Часть сотрудников страдает от профессионального выгорания, другие становятся завсегдатаями курилок и чайных уголков. Без твердой руки начальника не обойтись.
Существует тысяча и один способ контролировать загруженность работника. Чаще всего используют личные беседы (на профессиональном языке – «собеседования» или «интервью»). Их успех напрямую зависит от компетентности специалиста, представляющего компанию.
Темы, которые выносятся на повестку дня, более чем разнообразны. Это и отношение к своим должностным обязанностям, и вклад работника в развитие организации, и распределение рабочего времени, и время отдыха. Этот метод значительно экономит средства руководителя. Хоть он и используются повсеместно, но однозначно говорить о его эффективности нельзя. Есть большая вероятность, что возникнет недопонимание и вы потеряете ценный кадр. Вот с чем связан этот риск:
-
Личная беседа между двумя людьми субъективна. Даже если собеседование проводит опытный HR, нельзя преуменьшать значимость взаимных симпатий и антипатий;
-
Верить на слово сотруднику, компетентность которого вы ставите под сомнение - не лучшая идея. В его силах преувеличить свою значимость для компании и масштабы проделанной работы. На объективность в этом случае надеяться также не следует.
Как контролировать продолжительность и содержание рабочего дня
Загруженность напрямую связана с тем, сколько работник проводит на рабочем месте и как именно распределяет время, отведенное на выполнение проектов и задач. Есть несколько способов контролировать эти параметры:
-
Журнал прихода и ухода. Классический способ мониторинга рабочего дня. Он позволяет быть в курсе опозданий, дисциплинировать специалистов. Однако чем именно они занимаются во время работы, вы отследить не сможете;
-
Отчеты от сотрудников. Этот подход подразумевает, каждый работник должен с заданной периодичностью сдавать письменный отчет о потраченных часах рабочего времени. Необходимость отчитываться, несомненно, дисциплинирует. Персонал будет нести личную ответственность за документы, а руководитель получит способ контролировать наполненность времени подчиненного. Тем не менее здесь тоже есть ряд недостатков. Надеяться на объективность данных не приходится, ведь в отчете можно написать все что угодно: кое-что забылось, кое-что сделано только на словах т.д.;
-
Надзор контролера. В этом случае руководитель вынужден добавить в штат человека, в должностные обязанности которого будет входить исключительно контроль работников. По результатам наблюдения этот специалист будет создавать отчеты. Остальные избавлены от нудной необходимости их вести, но о доверительных отношениях и бодром настрое в коллективе можно забыть. Всевидящее «око» никому не добавляет спокойствия.
Автоматический учет рабочего времени
Для того чтобы добиться объективности и не «разбрасываться» ценными кадрами, разработан автоматизированный мониторинг. Для него используется специальный софт, который встраивается в IT-систему компании.
Например, ИНСАЙДЕР. К преимуществам этих программ можно отнести:
-
отсутствие всплывающих окон и уведомлений, отвлекающих от работы;
-
бесшумность работы;
-
объективность предоставленной статистики;
-
фиксация продуктивной и непродуктивной деятельности;
-
анализ отклонений от рабочего графика (опоздания, перекуры, задержки);
-
возможность настроить программу в соответствии с особенностями работы компании.
Анализ полученных данных
Какой бы способ контроля ни выбрал руководитель, их объединяет одно – после тяжелого трудового дня на руках остается кипа документов отчетного характера. Их нельзя отложить на дальнюю полку и забыть до следующего месяца. Полученные данные требуют долгого и вдумчивого анализа.
Использование систем учета времени значительно облегчает работу и без того загруженного руководителя. Сбор данных и их анализ осуществляется компьютерной программой, а на выходе дается готовая статистика. При использовании систем учета достаточно в пару кликов запросить аналитику в нужный момент или настроить автоматические уведомления с определенной периодичностью.
Удобные отчеты программы ИНСАЙДЕР покажут:
-
соотношение дней, когда сотрудник работал не покладая рук и когда много отвлекался;
-
опоздания, ранние уходы, длительность перекуров и обеденных перерывов;
-
как распределяется нагрузка среди персонала: некоторые работают, задерживаясь после трудового дня, другие норовят уйти на два часа раньше;
-
список сервисов и сайтов, которые посещает специалист, их тематика;
-
неэффективные бизнес-процессы.
Полученная статистика сигнализирует о том, присутствуют ли в коллективе прокрастинаторы, лентяи, непрофессионалы, шабашники. Естественно, когда встанет вопрос о сокращении персонала, они будут первыми в списке на выбывание. Субъективных нюансов, споров и предвзятого отношения, как в случае с личной беседой, не будет. Ведь на руках руководителя есть статистика, собранная компьютером, который, как известно, «врет» очень редко.
Оптимизация рабочего времени сотрудников
К слову «оптимизация» в настоящее время относятся скорее негативно. И это неудивительно, с учетом того, насколько сильно пострадало качество товаров и услуг при неправильной организации данного процесса. На самом деле «оптимизация» - не синоним увольнения. Она позволяет рационально распределять нагрузку, соблюдать «work-life» баланс.
Для оптимизации рабочих процессов как нельзя лучше подойдут системы контроля рабочего времени. Они полезны как для работодателя, так и для самих сотрудников. Последние при соответствующей настройке программы, могут просмотреть отчетные документы, эволюцию своих успехов, сравнить себя со своими коллегами. Человек после увиденного сможет «подтянуться» и покинуть позицию «отстающего».
Есть несколько пунктов, которые помогут повысить эффективность работы сотрудников:
-
создать модель рабочих процессов организации;
-
создать карту каждого процесса с указанием всех параметров (участники, отведенное время и прочее);
-
оценить работу участников;
-
сравнить с созданной моделью;
-
найти критические точки, которые тормозят работу и продумать возможные пути решения проблемы.
Процесс оптимизации, который происходит таким образом, не оставляет руководителю место для субъективности и, соответственно, не дает сомневаться в правильности своего выбора. Это позволяет избавиться от моральных дилемм, когда необходимо скорректировать затраты на персонал. Объявлять об увольнении сотруднику работодатель будет с чистой совестью.
Выбор сотрудника, которого нужно уволить, никак не связан с его личными качествами, полом или национальностью. Если у кого-то возникнут в этом сомнения, на стороне работодателя достоверная статистика о реальной работе подчиненного, о его вкладе в общее дело. Автоматическую систему учета рабочего времени можно считать непредвзятым свидетелем.
Процесс увольнения – от выбора кандидата до его уведомления – перестает отнимать огромное количество сил и времени с автоматической системой контроля. Руководитель может «выдохнуть» и заниматься расширением и развитием деятельности своей компании.