Как управлять временем: эффективный тайм-менеджмент на работе
Тайм-менеджмент делится на простой и системный. Первый вид — это организация времени конкретного сотрудника на рабочем месте. Под системным тайм-менеджментом специалисты понимают повышение эффективности во всех сферах жизни, на уровне целой компании.
Может показаться, что идея тайм-менеджмента появилась недавно из-за высокого темпа жизни, но это не так. Обратимся к истории. По мнению древнеримского философа Сенеки, время делится на то, которое человек проводит с пользой, и то, которое доставляет удовольствие. Часы из двух этих категорий не всегда совпадают. Сенека предлагал фиксировать каждую прожитую минуту, чтобы через три месяца можно определить, какое время оказалось праздным, а какое — продуктивным.
Идеи Сенеки легли в основу современного тайм-менеджмента. Сегодня существует около 20 техник управления временем. Рассмотрим самые популярные.
Топ-5 техник тайм-менеджмента
Правило «1-3-5»
Суть метода заключается в том, что в течение дня можно выполнить только 9 задач. Их нужно распределять с учетом сложности: 1 большая, 3 средних и 5 маленьких.
«Метод помидора»
Такую технику в 80-х годах изобрел итальянский студент Франческо Чирилло. При подготовке к экзаменам он использовал кухонный таймер, с помощью которого устанавливал время на изучение вопроса. Устройство имело форму помидора, благодаря чему метод и получил свое название.
При применении техники нужно чередовать периоды работы, которые длятся 25 минут, с 5-минутными перерывами. После 4 таких циклов надо давать себе полчаса отдыха.
Смысл метода заключается в том, чтобы разбивать монотонную работу на равные части. Благодаря этому серьезные задачи кажутся более легкими.
«Правило лягушки»
Эту технику придумал оратор-вдохновитель и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. Он называет «лягушками» обязательные, но очень неприятные задачи. Их хочется постоянно откладывать, но выполнять необходимо. Такие задачи вызывают отторжение, которое можно сравнить с отвращением по отношению к склизкой лягушке.
Трейси советует «съедать лягушку на завтрак», т.е. выполнять неприятное дело в первую очередь, чтобы не испытывать отрицательные эмоции в течение дня.
Способ «10 минут»
Суть метода: заключить договор с самим собой. Если у вас нет желания заниматься делами, дайте себе обещание: «Сейчас я поработаю 10 минут, а потом отдохну». Вероятнее всего, что за этот короткий промежуток получится настроиться и «втянуться» в работу.
Система «Автофокус»
Автором метода стал Марк Форстер — специалист в области производительности. Он предлагает объединять все задачи в один список. Его нужно ежедневно просматривать и отмечать срочные дела. Из актуальных задач следует выбирать ту, которая наиболее приятна и выполнять ее в первую очередь.
Три мифа о тайм-менеджменте
Сотрудники «Фонда общественного мнения» выяснили, что большинство россиян не задумываются о планировании. Вот что показали результаты опроса:
- 24% респондентов вообще ничего не планируют.
- 41% опрошенных составляет краткосрочные планы.
- 16% участников опроса предпочитают долгосрочное планирование.
Такие результаты связаны с тем, что многие россияне из-за неуверенности в будущем не задумываются о глобальных целях и их достижении. Кроме того, люди не умеют применять на практике принципы тайм-менеджмента, которые со временем обрастают мифами.
Миф об универсальных системах
Существует заблуждение, что можно применять системы, которые подходят всегда и всем. Такую же мысль транслируют многие книги о мотивации и успехе, но тайм-менеджмент — это не волшебная таблетка. Разные подходы к организации времени действительно меняют жизнь, но трансформации не всегда бывают комфортными и результативными. Если какая-либо система не работает, то от нее нужно отказываться.
Если изучить различные методы тайм-менеджмента, то становится понятно, что каждый из них основан на определенных принципах. Одна и та же техника на практике может оказаться эффективной для одного человека и бесполезной для другого. Например, можно записывать, на что было потрачено время в тот или иной период. В теории такой метод кажется эффективным, но на практике многие люди будут забывать о необходимости вести записи.
Миф о бесполезности тайм-менеджмента
Уверенность в том, что тайм-менеджмент не работает связана с предыдущим мифом. Например, человек пробовал составлять список задач, но ни разу ему не следовал. Это не значит, что метод ведения списков неэффективен. В таком случае нужно выбрать другую технику или совместить несколько систем.
Миф о том, что управление временем — это самое главное
Главное — это не управление временем, а эффективность. Можно составить список из 10 неважных задач на день и выполнить каждую, но ни одна из них при этом не приблизит к основной цели. Можно брать на себя слишком много ответственности, что тоже неверно. Нужно управлять и временем, и своей нагрузкой, грамотно расставлять приоритеты и делегировать задачи.
Системы тайм-менеджмента
Каждый метод связан с одним из принципов управления временем:
- декомпозицией;
- мотивацией;
- структурированием;
- планированием;
- расстановкой приоритетов;
- самодисциплиной.
Система как целостный подход включает в себя комбинацию техник и не просто помогает помнить о задачах, но и показывает, как результативно их выполнять.
Пирамида Франклина
Американский политик и ученый Бенджамин Франклин был одним из первых, кто предложил использовать системный подход.
Подход основан на принципе декомпозиции, согласно которому большую цель нужно разделять на составляющие вплоть до повседневных маленьких задач.
В основе пирамиды Франклина — жизненные ценности. Это ее фундамент. Ступенчатая модель достижения целей состоит из 6 шагов:
- Выбора 1-2 ключевых ценностей, которые позволяют сформулировать цель жизни.
- Постановки глобальной цели в соответствии с выбранными ценностями. Это ответ на вопрос: «Чего я хочу добиться к N годам?».
- Составления генерального плана, который поможет достичь цели.
- Создания долгосрочного плана. Необходимо определить шаги, которые надо предпринять в ближайшие 3-5 лет.
- Составления краткосрочного плана, в который должны входить задачи на ближайшие 12-6-3-1 месяц.
- Ежедневного планирования. Оно включает маленькие шаги, которые ведут к глобальной цели.
Такой метод универсален и подчиняет себе всю человеческую жизнь.
Существуют и другие системы.
Матрица Эйзенхауэра
Это изобретение американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который предлагал составлять список задач и распределять их по 4 категориям:
- важные и срочные;
- важные несрочные;
- несрочные, но важные;
- несрочные неважные.
Метод позволяет понять, чем заняться в первую очередь, а что можно отложить.
Метод Айви Ли, или Метод Шваба
Журналист из Америки Айви Ли создал такой подход для предпринимателя Чарльза Шваба.
Суть метода заключается в том, что в списке дел надо расставлять приоритеты. Как это реализовать:
- Каждый вечер нужно составлять список задач на следующий день. Их количество не должно быть больше 6.
- Дела надо расставлять по степени важности.
- Задачи нужно выполнять в соответствии с определенным порядком.
- В конце дня необходимо снова составить список. Если какие-либо дела остались незаконченными, то их нужно поставить на первое место, после чего дополнить список новыми задачами.
Шваб оценил подход и заплатил автору методики 25 000$.
Метод хронометража
Автор методики — российский эксперт в области эффективности Глеб Архангельский. Он взял за основу идею о полезном и непродуктивном времени. Архангельский предложил разделять его организацию на два этапа.
Во-первых, нужно выяснить, на что конкретно тратится время. Для этого следует каждые 1-2 часа фиксировать, какие дела выполнены. Задачи, которые требуют менее 5 минут, можно не записывать.
Во-вторых, необходимо проанализировать записи и оценить, насколько продуктивными оказались потраченные часы, с помощью пометок: «Время проведено эффективно», «Время прошло впустую» и т.п.
Архангельский предлагает увеличивать продуктивные периоды и сокращать безрезультатные. Постепенно анализ времени должен дойти до автоматизма.
Инструменты для повышения эффективности сотрудников
Вы можете выбрать любую технику тайм-менеджмента, но существуют универсальные инструменты, которые помогают быть продуктивным.
- Учет биологических ритмов
Организм каждого человека работает как своеобразные часы. В один период можно «сворачивать горы», а в другой — страдать от недостатка сил и концентрации внимания. Например, «совы» утром с трудом могут сосредоточиться на задачах, однако вечером или ночью демонстрируют впечатляющую работоспособность.
- Умение отказывать
Не надо брать на себя слишком много — это приводит к выгоранию. Тайм-менеджмент нужен не для того, чтобы делать как можно больше. Его суть заключается в грамотном распределении нагрузки и правильной расстановке приоритетов.
- Выполнение однотипных задач подряд
Если в течение дня необходимо выполнить несколько похожих задач, делайте их подряд. С каждым разом одно дело будет занимать все меньше времени. И наоборот, переключение с одной задачи на другую требует больших усилий.
- Автоматизация процессов
Выполнение рутинных задач нужно упрощать. Например, настройка уведомлений поможет оперативно реагировать на входящие сообщения.
Автоматический учет дает четкое понимание того, как сотрудник использует время. С этого начинается любое планирование.
Рассмотрим, как это работает на примере нашей системы учета рабочего времени ИНСАЙДЕР:
- Программа устанавливается на ПК сотрудников;
- ИНСАЙДЕР собирает статистику занятости. С помощью тонких настроек для подразделений и конкретных сотрудников программа понимает, что задачи у разных работников отличаются. Например, онлайн-шопинг входит в зону ответственности сотрудника, который выбирает подарки для коллег и клиентов. В то же время менеджер технических проектов не должен отвлекаться на интернет-магазины и т.д.
- По итогам дня программа формирует отчет, который демонстрирует, чем занимался сотрудник. Кроме того, система показывает, когда продуктивность достигала пика и когда сотруднику было сложно сосредоточиться.
Выбирайте любой метод тайм-менеджмента, а соблюдать его принципы поможет автоматическая система учета рабочего времени ИНСАЙДЕР.
Дополнительные материалы по тайм-менеджменту
Также хотим познакомить вас с некоторыми вспомогательными источниками, которые будут полезны в этом нелегком деле управления временем:
- Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
- Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
- Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
- Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
- К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
- Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
- Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
- Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
- Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен
- Дорогу осилит идущий. Viam supervadet vadens
- Getting Things Done Дэвида Аллена
- Шаг за шагом к достижению цели: метод кайдзен. Роберт Мауер
Желаем успеха в освоении навыка управления временем!
