Как фрилансеру организовать свою работу: советы и инструменты для повышения эффективности
Фриланс дает свободу, но требует дисциплины. И это факт: без четкого плана даже самые простые задачи могут растянуться на целый день, а дедлайны — превратиться в источник постоянного стресса. Без четкого распорядка легко поддаться прокрастинации, потерять мотивацию или наоборот увязнуть в бесконечном потоке задач.
Чтобы оставаться продуктивным и сохранять баланс между работой и отдыхом, фрилансерам важно уметь правильно распоряжаться своим временем. О том, как это делать, рассказываем в нашей статье.
Как фрилансеру организовать свою работу
Фрилансеру, в отличие от штатного сотрудника, приходится самостоятельно выстраивать свой рабочий ритм. Вот почему умение концентрироваться, планировать и расставлять приоритеты — важнейший навык, который является залогом эффективности.
Многие считают, что четкое планирование не для них, но на самом деле просто еще не нашли нужный подход. Оптимизация работы действительно помогает сэкономить ресурсы. Планирование — это не только расписывание календаря по часам, такой метод тайм-менеджмента подходит далеко не всем.
Некоторые фрилансеры сталкиваются с выгоранием и возвращаются в офис именно из-за проблем с организацией времени. Работа полностью поглощает их жизнь, они не успевают делать другие дела, а задач всегда больше, чем часов в сутках.
Рассмотрим 9 методов тайм-менеджмента и планирования, которые больше всего подойдут фрилансерам и всем, кто хочет повысить самодисциплину.
Способ 45/15
Он также известен как одна из разновидностей метода Pomodoro, который, в свою очередь, назвали в честь старых кухонных таймеров в форме помидора. Суть метода заключается в разделении рабочего времени на интервалы по 45 и 15 минут. Сначала вы занимаетесь основными задачами, а затем четверть часа отдыхаете или переключаетесь на другие активности.
Удаленные специалисты на фрилансе часто тратят эти 15 минут на дела по дому, чтобы освободить от них вечер.
Тематические блоки
Этот подход идеален для тех, кто работает над несколькими проектами одновременно. Он также будет полезен, если ваша деятельность связана с большим количеством информации, которую нужно изучить в начале проекта. Например, при написании объемных текстов или подготовке презентаций и отчетов.
По этому методу вы делите свое время на длительные промежутки — от двух до четырех часов. Каждый из них посвящаете определенному проекту или задаче.
Чаще всего это два блока в день, которые нужно разделить под разные дела: до обеда и после него. Между этими частями предусмотрен часовой перерыв для комфортного переключения внимания.
Жесткие/мягкие дни
Этот метод не самый популярный, но очень эффективный для тех, кому не подходит строгий график.
Суть системы заключается в чередовании двух принципов:
-
Четкое планирование по часам для организации встреч, созвонов и мероприятий.
- Свободное распределение времени для дел, в отношении которых нет жестких дедлайнов и рамок.
Этот подход будет продуктивным, если у вас много работы, а постоянный контроль сроков раздражает.
Закрытые списки дел
Если вы часто планируете слишком много задач или добавляете новые дела в течение дня, вам подойдет этот метод.
Его суть заключается в составлении списка из нескольких пунктов. Вы концентрируетесь на закрытии только этих дел в отведенный период, и если закончили раньше — отдыхаете. Когда появляются новые задачи, записываете их на завтра.
Нам часто кажется, что мы работаем недостаточно, а список нерешенных вопросов только растет. Эта методика помогает повысить самооценку, избавиться от синдрома самозванца и получить наглядное подтверждение объему выполненных задач. Однако такой способ не подходит, если ваша работа заключается в реагировании на возникающие вопросы.
Блочная система
Этот способ придумал драматург Александр Молчанов. Он предложил разделить трудовое время на четыре части:
-
Концентрация — выполнение самых приоритетных и ответственных задач, которые требуют максимальной собранности.
-
Коммуникация — все, что связано с общением: созвоны, письма, совещания, переговоры, встречи.
-
Рутина — регулярные и необходимые, но не очень сложные задачи.
- Тупки — дела, которые не требуют сильной сосредоточенности. Это может быть, например, просмотр профильных новостей.
Если ваш хронотип — сова, то порядок этих фаз работы будет обратным.
Цель дня/недели/месяца
Если нужно достичь конкретной цели в определенный срок, обратите внимание на эту технику планирования.
Выделите конечный ориентир и установите сроки достижения задуманного. Например, если для этого нужен год, разбейте глобальную задачу на 12 этапов по месяцам. Затем разделите каждый из них на четыре части, чтобы получить недельные цели, и после этого расписывайте каждый рабочий день.
В плане будет много корректировок, но такой подход позволит быстро заметить, что вы отстаете от графика или мешают непредвиденные обстоятельства. Это поможет своевременно принять меры.
Такая методика планирования особенно полезна, когда сложно достичь глобальных целей из-за большого объема срочных задач и рутины.
Способ 1–3–5
Еще один подход к борьбе с авралом. Если задач больше, чем времени, и все они важные, начните с любой из них. А чтобы избежать перегрузок, используйте метод 1–3–5.
-
Выберите самую важную задачу и выполните ее в первую очередь.
-
Определите еще три менее срочных вопроса, к которым вы перейдете, если останется время после решения основного дела.
- Запланируйте пять дополнительных небольших задач на случай, если вы успеете выполнить предыдущие пункты.
Составьте список накануне рабочего дня и придерживайтесь его, даже если освободитесь раньше.
Списки задач и разделение по продолжительности/месту
Составление списков — самый распространенный пример систематизации не только рабочих, но и бытовых активностей. Но есть два способа улучшить эффективность таких перечней дел.
Первым вы, вероятно, уже пользуетесь, хотя и не задумываетесь об этом. Это список дел с привязкой к конкретному месту — например, перечень покупок в супермаркете. Это полезно, если вы часто перемещаетесь по делам или живете в разных местах. Некоторые приложения даже позволяют привязывать список к геолокации, чтобы телефон напомнил вам о покупках, когда вы окажетесь неподалеку.
Второй вариант применяют реже. Это списки по времени, которые помогают быстро справиться с большим количеством мелких задач. Суть метода заключается в том, что вы оцениваете примерный дедлайн по каждой активности и создаете отдельные перечни дел на 5, 15, 30 минут или даже на 1 и 1,5 часа. После этого, если у вас появилось незапланированное свободное время, вы можете открыть соответствующий список и выполнить задачи из него, вместо того чтобы тратить 15 минут на пролистывание ленты новостей.
Таким образом, в пробках, очередях, транспорте, или когда коллега отменил встречу, вы сможете эффективно провести свое время. Так даже самые длинные списки дел закончатся очень быстро.
Как говорят тренеры по тайм-менеджменту, если задачу быстрее выполнить, чем записать, то лучше ее не откладывать и сразу взять в работу.
Диаграмма Ганта
Это таблица, по горизонтали которой указано время, а по вертикали — список задач. В ячейках на пересечении вы назначаете ответственного сотрудника, а если схема подразумевает одного исполнителя, то помечаете окошки разными цветами.
Метод особенно полезен при планировании крупного проекта на несколько недель или месяцев. С его помощью можно определить пиковые нагрузки и перенести часть задач на другое время. В открытом доступе можно найти десятки шаблонов для заполнения такой таблицы, но основная идея заключается именно в грамотном распределении активностей по всему периоду работы над проектом.
Существует много других методов планирования, но большинство из них основаны на инструментах, которые мы привели выше. Их можно комбинировать, чтобы создать свой уникальный подход.
Советы по борьбе с прокрастинацией
Часто есть задача и ресурсы для ее выполнения, но неведомая сила постоянно мешает. Та самая сила называется прокрастинацией. Для фрилансера она особенно опасна, ведь у него меньше ограничений, чем у офисного сотрудника. Количество людей на удаленке с 2005 года выросло на 159% — это в 11 раз быстрее, чем в других сферах. Вместе с ростом популярности этого формата занятости обострилась проблема прокрастинации. Ниже — пять рекомендаций, которые помогут фрилансерам найти баланс между рабочим и личным, при этом работать более продуктивно.
Обдуманно планируйте
Новые рабочие задачи появляются постоянно, если не держать этот поток под контролем — вы потеряете эффективность. Для планирования подойдут электронные календари, заметки на телефоне и даже простые стикеры, которые можно клеить на монитор.
Но намного эффективнее завести себе виртуального начальника — программу, которая будет отслеживать ваше рабочее время, анализировать активность за компьютером и удобно визуализировать собранные данные.
С этой задачей справится «ИНСАЙДЕР» — система мониторинга и оценки эффективности работы за ПК. Он будет фиксировать, когда вы приступили к работе, сколько времени потратили на задачу, как часто отвлекались на личные дела.
Эти данные помогут в будущем скорректировать график, определить, когда вы максимально продуктивны и из-за чего теряется концентрация. Тогда у вас будет не просто список задач, а качественный план, который помогает делать больше, а уставать меньше.
Контролируйте себя
Самоконтроль — основа деятельности фрилансера. Важно сохранять фокус на рабочих моментах и не отвлекаться на мелочи. Мы часто не понимаем, что тратим приличную часть времени на прокрастинацию. Отследить этот пункт поможет сервис «ИНСАЙДЕР».
В программе можно задать свои правила контроля и добавить перечень запрещенных сайтов и приложений, которые отвлекают вас от работы. Как только вы займетесь серфингом соцсетей или любимого интернет-магазина — «ИНСАЙДЕР» сразу пришлет уведомление. Так возможностей отвлечься станет меньше, а концентрация на задачах повысится.
Выявляйте и исправляйте свои ошибки
В любой работе важно совершенствоваться — только так можно расти как профессионал, получать более крупных клиентов и повышать свой прайс. В «ИНСАЙДЕРе» есть отдельная функция — анализ продуктивности. Программа собирает данные по четырем пунктам:
-
отработанные часы;
-
часы продуктивности;
-
часы простоя;
- часы отвлечения.
Эти данные помогают дополнительно проанализировать рабочий процесс, найти причины отвлечения и простоя, продумать, как увеличить продуктивность.
Используйте способы экономии времени
В работе за компьютером счет идет на секунды. Часто ускорение незначительных действий в итоге приводит к основательной экономии времени. Например, большинство работает за компьютером мышью, хотя все те же команды можно делать с помощью сочетания горячих клавиш.
Чтобы проанализировать, как часто вы используете быстрые комбинации, в «ИНСАЙДЕРе» есть кейлоггер. Расширение фиксирует все нажатия на клавиатуре и может выдавать написанный вами текст по ключевым словам. Такая мелочь, как быстрые клавиши, повысит вашу производительность на 3% и за год сэкономит 64 часа.
От лишних движений также избавляет работа в двух окнах одновременно. Это быстрее, чем каждый раз тянуться за мышью и переключать вкладки.
Цените свой труд
Если рабочие будни насыщены — трудно заметить, когда начинаешь выполнять задачи сверх нормы. Вслед за этим приходит переутомление и выгорание. Важно держать баланс между работой и отдыхом, а за особые усердия и успехи еще и награждать себя.
В качестве поощрения выбирайте то, что не противоречит вашей цели. Например, если хочется быстрее закончить проект, то брать дополнительный выходной бессмысленно. Лучше купить себе удобную подушку для рабочего кресла или записаться на урок танцев и вдохновиться новым опытом.
Борьба с прокрастинацией — это постоянный квест для многих людей на фрилансе, который каждый день нужно проходить вновь и вновь. С правильным настроем, пониманием своих целей и верным помощником в виде «ИНСАЙДЕРа» можно справиться даже с самыми сложными задачами!
Заключение
Ключевую роль в успешной реализации проекта играет грамотное планирование работы не только со стороны заказчика, но и самого исполнителя. Фрилансерам важно уметь организовывать свое время и бороться с прокрастинацией. Ведь даже самый талантливый специалист может столкнуться с выгоранием, если не научится рационально распределять рабочие часы.
Справиться с этой задачей помогает система мониторинга «ИНСАЙДЕР» с функционалом тайм-трекера и продуманной аналитикой. Благодаря обширному набору инструментов специалисты могут:
-
Отслеживать, сколько времени уходит на задачи, и сопоставлять с планом.
-
Определять периоды высокой эффективности и выстраивать оптимальный график.
-
Выявлять «пожирателей времени» и минимизировать отвлечения от работы.
- Объективно оценивать свою производительность и ставить адекватные дедлайны.
«ИНСАЙДЕР» — это про осознанный подход к работе. С ним фрилансеры и удаленные сотрудники смогут управлять своей эффективностью, избегать перегрузок и достигать целей без лишнего стресса.
