Повышение продуктивности сотрудников, сокращение сроков выполнения задач и эффективное распределение ресурсов — все это способствует оптимизации бизнес-процессов и увеличению конкурентоспособности компании. Однако для внедрения изменений необходимо точно понимать, куда именно следует направить усилия.
Сотрудники могут выглядеть занятыми, выполнять задачи в срок и соблюдать выработку часов. На первый взгляд, все так, как и должно быть. Но даже при таком внешнем впечатлении подчиненные могут тратить время на общение с коллегами, просмотр ленты в социальных сетях или поиски новой работы. Выяснить, чем на самом деле занимаются сотрудники — выполняют свои трудовые задачи или занимаются личными делами, помогает метод фотографии рабочего времени.
В статье подробно расскажем о концепции ФРД, обозначим ее цели и задачи, а также рассмотрим ключевые аспекты, связанные с применением этого инструмента в бизнесе.
Фотография рабочего дня — метод аналитического исследования и нормирования труда, с помощью которого можно зафиксировать и изучить процесс выполнения задач, а также распределение рабочего времени сотрудников в различных условиях.
Подход не подразумевает создание фото в буквальном смысле. Фотография рабочего дня — это своего рода документ, в котором детально отражены все действия и трудозатраты работников. Фотография показывает, чем сотрудники занимаются в течение дня, сколько времени у них уходит на те или иные задачи, с какими трудностями они сталкиваются. Эти данные можно использовать для дальнейшего анализа внутренних процессов и разработки рекомендаций по оптимизации работы.
Основной целью фотографии рабочего времени является повышение эффективности труда сотрудников. Для ее реализации руководители используют фиксацию задач и трудозатрат, которая позволяет:
ФРД — незаменимый инструмент для оптимизации внутренних процессов и улучшения общей организации труда. Но стоит понимать, что фотография рабочего дня может принимать различные формы в зависимости от целей и особенностей компании.
Фотография рабочего дня может проводиться по-разному. Все зависит от задач и специфики деятельности компании. Для выбора оптимального варианта рекомендуем ознакомиться с классификациями, которые разделяют фотографии рабочего дня на виды на основе конкретных параметров.
В зависимости от того, за кем ведется наблюдение, выделяют следующие виды фотографий рабочего дня:
В эту группу входят три вида фотографий, каждый из которых направлен на изучение специфики работы различных уровней и подразделений компании:
Данная классификация разделяет фотографии рабочего дня в зависимости от характера деятельности, которой занимаются сотрудники. Благодаря такому подходу можно оценить, как различные виды задач влияют на эффективность персонала.
В зависимости от целей исследования и специфики работы сотрудников фиксация рабочего времени может проводиться одним из следующих способов:
Хронометраж — еще один метод контроля, который имеет много общего с фотографией дня. Однако у методов есть отличия:
Хронометраж, который зафиксирован на бумаге, в журнале или в электронной таблице, должен быть правдивым и достоверным. Работнику необходимо отметить суть задачи, время начала и окончания работы. ХРВ не такой официальный, как фотография. Однако с помощью этого метода можно понять:
Чтобы получить максимум пользы от фотографирования рабочего дня, недостаточно просто записывать время начала и окончания выполнения задач. Методика проведения ФРД включает в себя несколько этапов, каждый их которых имеет важное значение для получения точных и полезных данных. Рассмотрим их подробнее:
Важно сформулировать цель проведения фотографии и обосновать ее необходимость. Установите причину возникновения мысли о внедрении такого метода контроля. Возможно, сотрудники жалуются на чересчур затянутые процессы или излишнюю продолжительность некоторых задач, или же руководство отмечает снижение производительности, увеличение рабочего времени или рост штата.
Ясное понимание причин поможет четко поставить цели и наладить коммуникацию с персоналом. Без обоснования сотрудникам будет сложно понять цели исследования.
После определения целей, необходимо четко сформулировать, как долго будет длиться исследование, какие критерии успеха, ограничения и гипотезы будут использоваться. Это поможет всем участникам лучше понимать, что от них ожидается и как будут использоваться полученные результаты.
Не обязательно составлять сложный документ на несколько десятков страниц, достаточно емкого описания, которое охватывает все ключевые моменты.
В ходе исследования у сотрудников могут возникнуть вопросы, поэтому важно заранее определить, кто будет на них отвечать. Стоит назначить ответственного человека, который будет объяснять коллективу цели и методику проведения фотографии рабочего дня.
Это позволит снизить уровень тревожности у сотрудников, предотвратит искажение данных и даст понять, что исследование направлено не на поиск поводов для наказания, а на пересмотр и оптимизацию рабочих процессов компании.
Утвержденной формы карты для занесения результатов фотографирования нет, каждое предприятие составляет шаблон с учетом своих потребностей. Главное, чтобы он был удобным и отражал, чем конкретно занимался сотрудник и сколько времени он затратил на выполнение различных задач в течение рабочего дня. На примере фотографии смены бухгалтера предлагаем рассмотреть, как может выглядеть документ.
В верхней части карты указывают дату исследования и основную информацию о сотруднике: ФИО, должность, название компании, продолжительность смены и обеденного перерыва. Данные о распорядке дня представлены в таблице из четырех столбцов. В первых двух указаны время начала и окончания действия, во третьем — название задачи, а в четвертом — длительность ее выполнения. При необходимости можно добавить дополнительные поля для комментариев и листы для продолжения таблицы, если одного будет недостаточно.
Запись начинается с первой минуты смены. В зависимости от выбранного метода, сам работник или уполномоченный наблюдатель фиксирует в карте каждое действие и продолжительность его выполнения. Помимо основных задач в лист также заносятся:
При проведении ФРД для сотрудников с разъездным характером работы также стоит указывать время в пути от одного объекта к другому. Однако это может быть затруднительно.
Если сотрудник сам фиксирует данные, не факт, что они на 100% достоверны. Элементарная забывчивость или желание приукрасить действительность могут заметно исказить реальную картину. Если за проведением ФРД закреплен наблюдатель, за каждым работников потребуется закрепить индивидуального сопровождающего, что увеличивает затраты на найм и содержание дополнительных специалистов.
Кроме того, постоянное «следование по пятам» может создавать ощущение давление и морально угнетать сотрудников, повышать уровень стресса, нарушать привычный рабочий процесс и снижать их продуктивность. Поэтому работодатели все чаще внедряют программы мониторинга, которые не требуют вмешательства человека и позволяют автоматически отслеживать любую активность персонала в течение дня. Подробнее о них мы расскажем далее в статье.
Один из важнейших этапов, который включает в себя следующие шаги:
После анализа полученной информации работодатель поймет, что нужно сделать для оптимизации бизнеса. Станут видны причины сверхурочной работы и переноса дедлайнов, например:
Кроме того, благодаря объективному анализу работы станут видны слабые и сильные стороны стиля руководства.
Работа с фотографией рабочего дня помогает не только понять, где теряются ресурсы, но и выявить конкретные причины неэффективности, будь то чрезмерная нагрузка на отдельных специалистов, некомпетентность в решении сложных задач или излишняя бюрократия.
Грамотный подход к проведению фотографии рабочего дня открывает новые возможности для оценки эффективности использования кадров, расчета норм и оплаты труда, оптимизации рутинных операций и бизнес-процессов в целом. Однако при ручном сборе данных, к которому обычно прибегают компании, часто возникают проблемы с точностью и объективностью информации. Решить их помогает внедрение специализированного ПО.
Современные программы дают возможность непрерывно отслеживать рабочий процесс и получать точные, объективные данные. К тому же использование автоматизированных систем минимизирует психологический дискомфорт, который может возникать из-за присутствия «надзирателя».
Одно из таких решений — программа мониторинга и оценки эффективности сотрудников «ИНСАЙДЕР». Функциональные возможности ПО включают:
Это — лишь малая часть того, что может делать «ИНСАЙДЕР». В отличие от ручного сбора данных, использование программы позволяет проводить ФРД как офисных работников, так и специалистов на удаленке. Кроме того, сервис помогает поддерживать здоровую атмосферу в коллективе и обеспечивает информационную безопасность компании.
Практика показывает, что использование «ИНСАЙДЕРа» способствует повышению эффективности работы сотрудников как минимум на 30%. При этом система не влияет на производительность компьютера и не вторгается в личное пространство сотрудников.
Важно отметить, что все сведения собираются и обрабатываются в полном соответствии с действующим законодательством РФ, без нарушения тайны частной жизни и конфиденциальности персональных данных подчиненных.
Если ваша цель — автоматизировать контроль занятости работников, повысить их производительность, оптимизировать внутренние процессы и улучшить корпоративную культуру, рекомендуем обратить внимание на многофункциональную систему «ИНСАЙДЕР».
ФРД — отличный способ анализа рабочего времени тех, кто занят рутинной работой. Деятельность творческих людей носит другой характер, поэтому вычислять их продуктивность вплоть до минут нет никакого смысла. Работу курьеров и удаленных сотрудников невозможно оценить по техническим причинам. Анализировать их деятельность нужно по другим критериям, например, по качеству выполнения задачи.
ФРД эффективна и для управленцев. Менеджеры высшего звена используют данные карты для анализа загруженности и продуктивности сотрудников. На основе этой информации они разрабатывают стратегии для повышения производительности, роста продаж и увеличения маржинального дохода. Также фотография рабочего времени позволяет оценить возможность автоматизации некоторых процессов и необходимость перераспределения рабочей нагрузки.
Для HR-менеджеров и специалистов отдела кадров данные ФРД играют важную роль в составлении должностных инструкций, принятии решений по штатному расписанию и разработке методов мотивации. Экономистам эта информация помогает устанавливать нормы труда и определять расценки оплаты.
Для сотрудников фотография становится полезным инструментом для более точной оценки собственных возможностей, правильной постановки сроков для выполнения задач и предотвращения переработок.
В большинстве случаев судебная коллегия поддерживает работодателя и отмечает, что обязанность по ежедневному планированию и составлению отчета о выполненной работе не должна восприниматься как нарушение положений ст. 60 Трудового кодекса РФ.
Планирование своей работы и составление отчета о ее выполнении не является отдельной функцией за рамками должностных обязанностей, а представляет собой форму оптимизации трудовой деятельности.
В соответствии с ч. 1 ст. 22 ТК РФ, руководитель вправе требовать от сотрудников выполнения их трудовых обязанностей, соблюдения правил внутреннего распорядка компании и требований по охране труда.
Согласно ст. 91 ТК РФ, работодатель обязан осуществлять учет фактически отработанного времени каждым сотрудником.
Тем не менее, сторонники другой точки зрения считают, что с изданием приказа о введении самофотографирования рабочего времени руководитель фактически поручает сотруднику выполнение трудовых обязанностей, не прописанных в трудовом договоре, что противоречит ст. 60 ТК РФ.
Чтобы минимизировать риски оспаривания решения о внедрении ФРД, необходимо включить в должностные инструкции или трудовой договор обязанность сотрудников предоставлять информацию о планировании рабочего дня и выполненных задачах. Также нужно издать соответствующий приказ и локальный нормативный акт, в котором закреплен порядок проведения процедуры, и ознакомить с ними коллектив под роспись.
Заключение
Фотография рабочего дня — это полезный инструмент, который помогает оптимизировать бизнес-процессы и избежать траты времени на задачи, не приносящие реальной ценности для компании. Однако традиционный, ручной подход к ФРД имеет существенные недостатки для обеих сторон:
Тем не менее, пропустить какой-то этап при проведении фотографии рабочего дня невозможно, так как каждый из них ведет к результату. Автоматизированная система мониторинга занятости персонала «ИНСАЙДЕР» значительно упрощает задачу: сервис ненавязчиво следит за активностью сотрудников и предоставляет максимально объективные данные. Затраты на его внедрение быстро оправдываются за счет повышения эффективности, оптимизации внутренних процессов и улучшения рабочей атмосферы, что в конечном итоге ведет к увеличению прибыли бизнеса.
Убедитесь в этом сами — бесплатно протестируйте функционал программы в течение двух недель и оцените, насколько удобной и эффективной может быть работа с фотографией рабочего дня.