Фотография рабочего дня

Такой метод наблюдений можно использовать для разных компаний: от IT до промышленности. Фото позволят понять, насколько загружен персонал в течение дня, недели, месяца в зависимости от сложности ситуации и поставленных задач.

Хронометраж рабочего времени

Хронометраж — еще один метод контроля, который имеет много общего с фотографией дня. Однако у методов есть отличия:

• При проведении ХРВ работник сам определяет период получения данных — от 24 часов до 30 дней. В случае с ФРД это делает работодатель.
• При хронометраже работник самостоятельно выбирает форму учета данных: бумажную или автоматизированную. За фотофиксацию отвечают конкретные сотрудники. Процедура проводится на основании приказа, в котором указаны сроки выполнения, определен объект и форма учета.

Хронометраж, который зафиксирован на бумаге, в журнале или в электронной таблице, должен быть правдивым и достоверным. Работнику необходимо отметить суть задачи, время начала и окончания работы. ХРВ не такой официальный, как фотография. Однако с помощью этого метода можно понять:

• Причины низких результатов при интенсивной отдаче.
• Какие рабочие операции являются трудозатратными, но неэффективными.
• Какие задания устарели и как заменить их на новые.
• Нужно ли изменить регламент рабочего процесса.

Реальная занятость работника в течение дня по фотографии

По статистике, в течение дня человек совершает с телефоном до 150 действий: звонки, смс, соцсети, почта, игры и т.д. В России люди проводят в интернете почти 7 часов в сутки. В других странах этот показатель на 20 минут больше. Многие сотрудники даже в рабочее время смотрят видео, фильмы, общаются в соцсетях, пролистывают новостную ленту, играют.

Несомненно, сотрудники выполняют и свои прямые обязанности. Однако из-за отвлечений количество выполняемых за день задач падает, а число ошибок растет. Именно поэтому так важно фиксировать, что именно делают сотрудники в течение дня. Фотография — один из самых эффективных инструментов.

Пример: фотография рабочего дня бухгалтера

Сначала необходимо заполнить бланк: написать ФИО работника, название компании, продолжительность рабочей смены, обеденные перерывы. Затем нужно сделать 4 колонки:

• 1 и 2 — начало и окончание исследования;
• 3 — название действия: работа за компьютером, телефонные переговоры и т.д.;
• 4 — время, которое было потрачено на то или иное действие.

После окончания рабочего дня можно подсчитать время, затраченное на рабочие задачи.

Если для выполнения прямых обязанностей сотруднику требуется менее половины рабочего времени, от его услуг можно отказаться и заключить договор с аутсорсинговой компанией.

Современные технологии фотографии рабочего дня

Привычный способ наблюдения слишком сложный и трудозатратный:

• необходимо выделить ответственного сотрудника, например, кадровика;
• снимок только одной рабочей смены может оказаться малоинформативным;
• работник, за которым наблюдает кадровик, может просто имитировать напряженную трудовую деятельность.

Благодаря современным технологиям, оценивать реальную занятость сотрудника стало проще. Специальные программы фиксируют периоды активности и простоев, ведут статистику по времени выполнения задач и т.д.

Для оценки занятости рабочих на заводе, стройке, в цехах существуют другие технологии: датчики, видеоаналитика и т.д. С их помощью можно подсчитать количество работников на разных участках в данный момент, зафиксировать время простоя, выявить отсутствующих.

Анализ фотографий в виде диаграмм позволит сделать выводы о реальной работе каждого сотрудника и увидеть слабые места. Как показывает практика, многие руководители даже не догадываются, сколько времени их подчиненные тратят на соцсети и разговоры с коллегами. Благодаря ФРД руководитель сможет рационально распределить обязанности среди подчиненных, уменьшить или увеличить зарплату отдельным работникам, передать некоторые задачи аутсорсинговой компании, внедрить новые технологии и т.д.

Проконтролировать реальную занятость персонала помогает система автоматического учета рабочего времени. С помощью программы можно взаимодействовать с сотрудниками в офисе и на удаленке с помощью веб-камеры или беспрерывной съемки дня. Также возможно проведение мониторинга только производственных моментов, определенных операций или звонков.

Анализ хронометража фотографии рабочего времени

Понять, как сотрудники распределяют нагрузку, можно разными способами:

• поминутное расписание рабочего дня;
• опрос работников о продуктивности друг друга;
• привлечение аудиторов;
• фотографии рабочего дня.

После анализа полученной информации работодатель поймет, что нужно сделать для оптимизации бизнеса. Станут видны причины сверхурочной работы и переноса дедлайнов, например:

• всю работу выполняет один человек, чаще всего опытный, грамотный, безотказный;
• сложные задачи ставят перед человеком с недостаточной квалификацией;
• на многочисленные отчеты уходит до 30 минут в день;
• совещания и обсуждения сокращают время, которое необходимо для выполнения проектов.

Кроме того, благодаря объективному анализу работы станут видны слабые и сильные стороны стиля руководства.

Область использования фотографии рабочего дня

ФРД — отличный способ анализа рабочего времени тех, кто занят рутинной работой. Деятельность творческих людей носит другой характер, поэтому вычислять их продуктивность вплоть до минут нет никакого смысла. Работу курьеров и удаленных сотрудников невозможно оценить по техническим причинам. Анализировать их деятельность нужно по другим критериям, например, по качеству выполнения задачи.

ФРД эффективна и для управленцев. Любой руководитель стремится к тому, чтобы его работа была продуктивной. Контрольное самофотографирование поможет понять, на какие дела он зря тратит время.

Благодаря онлайн-системе ИНСАЙДЕР и ее функции «фотография рабочего дня» можно найти ошибки в управлении, оптимизировать деятельность компании, раскрыть причины нехватки времени. Так, ИНСАЙДЕР поможет:

• повысить пунктуальность и самоорганизованность: программа отметит начало работы сотрудника после включения компьютера;
• поминутно описать каждый день: программа учтет, сколько задач выполнил сотрудник и какое количество времени ему для этого потребовалось;
• узнать, какие сайты посещают сотрудники;
• зафиксировать, сколько времени сотрудник тратит на выполнение задач;
• отметить продолжительность переговоров и совещаний, перекуров и перерывов;
• определить временные и финансовые потери из-за нецелесообразного использования рабочего времени;
• понять, какие бизнес-процессы нужно оптимизировать.

Практика показывает: благодаря использованию сервиса ИНСАЙДЕР эффективность работы сотрудников вырастает минимум на 30%. Система не замедляет работу компьютера и не нарушает личное пространство человека. Система позволит оптимизировать и сохранит свободу труда, без которой сотрудник не сможет работать творчески.