Коротко про аутсорсинг: зачем он нужен бизнесу
Иногда бизнесу нужно срочно выполнить определенную задачу — например, подготовиться к новогодней распродаже или разработать новый сервис. В таких случаях вместо найма новых сотрудников в штат можно обратиться к специалистам из сторонних компаний.
В этой статье мы расскажем, что такое аутсорсинг и какие задачи можно делегировать внешним командам.
Как работает аутсорсинг
Аутсорсинг — это официальное привлечение внешнего подрядчика для выполнения части рабочих задач. Обычно это специализированная компания, которая предоставляет услуги удаленно, или отдельный специалист, способный выполнить всю работу в одиночку. Понятие «аутсорсинг» заимствовано из английского out sourcing, дословно — «использование внешнего ресурса».
Проще говоря, это ситуация, когда одна компания нанимает команду или одного специалиста для выполнения работы, которую она по разным причинам не может выполнить самостоятельно.
Например, если в небольшой организации нет своего бухгалтера и руководство решает передать все операции с денежными расчетами сотруднику на аутсорсе. Или когда стоит задача разработать сервис, но в штате нет специалистов с необходимым набором компетенций.
Кому и зачем нужен аутсорсинг
Бизнес подключает внешних подрядчиков, когда есть ряд непрофильных задач, а найм и содержание постоянного сотрудника оказывается невыгодным. Например, предприятию проще заключить контракт с event-агентством для проведения двух корпоративов в год, чем нанимать нескольких специалистов в штат.
Аутсорсинг также будет полезен, если постоянный работник неожиданно увольняется, а поиск замены в перспективе займет много времени. Самые распространенные примеры — сотрудники с высоким уровнем экспертности или узкопрофильные специалисты.
Еще один случай — нерегулярные задачи. В этом случае бизнес платит подрядчику только за те месяцы, когда он предоставляет услуги. Например, туристическая компания может обращаться к рекламному агентству во время отпускного сезона.
Прежде чем искать специалистов на аутсорсе, следует оценить стоимость услуг и предсказать возможные риски. Возможно, кто-то из штатных сотрудников согласится выполнить задачу из смежной области за дополнительную плату, что позволит достичь результата и сэкономить. Например, ведущий программист может провести серию собеседований с junior-разработчиками, а PR-специалист — проанализировать эффективность рекламы.
Какие задачи передают на аутсорс
Компании делегируют рабочие функции почти во всех областях бизнеса — от документооборота до разработки ПО. Разберем самые распространенные примеры.
-
Бухгалтерия: внешний специалист обрабатывает первичные документы, проводит платежи и сдает отчетность. Частая ситуация — совмещение бухгалтерских задач и учета персонала.
-
Кадровое делопроизводство: аутсорсер ведет трудовые книжки сотрудников, организовывает собеседования, принимает на работу и увольняет, оформляет отпуска, больничные и командировки.
-
Юридические услуги: специалист разбирается в трудовом законодательстве и помогает при заключении договоров со штатными сотрудниками и внешнеторговыми контрагентами.
-
Маркетинг: настройка и запуск рекламы, продвижение сообщества в социальных сетях, формирование аудитории и анализ конкурентов.
-
Складские услуги: аутсорс-сопровождение доставки товаров на склад и их хранение, а также выдача заказов покупателям. Распространено среди продавцов, которые продвигаются на маркетплейсах.
-
IT-сфера: небольшие компании и индивидуальные предприниматели заказывают разработку сайтов, а крупный бизнес — целых проектов и отдельных продуктов для развития своего сервиса.
Иногда на аутсорс передают другие непрофильные услуги — клининг, доставку товаров, организацию питания персонала, проведение мероприятий. Сторонние подрядчики могут ежедневно привозить готовые обеды, поддерживать чистоту в офисе или заниматься логистикой.
Аутсорсинг, аутстаффинг и фриланс: в чем разница
Аутсорсинг — это передача определенных задач или целых бизнес-процессов сторонним исполнителям. Эти специалисты формально остаются в другой компании, вы лишь делегируете им конкретный пласт работы на установленный контрактом срок.
Аутстаффинг — это временное пополнение вашего собственного штата сотрудниками из внешней команды. Как правило, компания обращается к аутстаф-подрядчику в поисках специалиста узкого профиля. Это может быть программист, который владеет определенным технологическим стеком и нужными заказчику инструментами.
Например, в компании есть свой IT-отдел мобильной разработки. Аутстаффинг позволит быстро выпустить новое приложение или усилить команду DevOps-инженером. Он оптимизирует процессы и наладит резервное копирование данных.
В отличие от аутсорсинга и аутстаффинга, фриланс предполагает работу с внештатным специалистом без оформления договора. Фрилансер может, например, создать логотип сервиса или написать текст для поста, а сотрудник на аутсорсе будет регулярно запускать рекламные кампании или предоставлять отчеты о продажах.
Виды аутсорсинга
Подключение внешних исполнителей может проходить как в онлайн-, так и в офлайн-формате. В первом случае это различные области маркетинга (реклама, SMM, анализ рынка), разработка, дизайн, юридические и бухгалтерские услуги.
Офлайн-сотрудничество подразумевает передачу исполнителям непрофильных процессов. Например, доставку обедов, оптовые закупки, уборку территории, курьерские услуги и т. п.
Плюсы и минусы работы с подрядчиком
У передачи части процессов под управление внешней организации есть множество преимуществ:
- Быстрый ввод в работу опытного специалиста, который не требует обучения и уже разбирается в вопросе.
- Упрощенная финансовая отчетность, так как исполнитель числится в штате другой компании.
- Экономия по сравнению с полноценным наймом сотрудника, за которого работодатель должен не только перечислять налоги, но и обеспечивать полный соцпакет.
Тем не менее, есть и недостатки:
- риск столкнуться с низкоквалифицированными специалистами и получить некачественные услуги;
- трата дополнительных ресурсов на поиск компании и контроль исполнителей.
Как выбрать надежного аутсорсера
Тщательный подбор подрядчика позволит избежать проблем с недобросовестными исполнителями. Для этого есть несколько простых шагов:
-
Проверьте деятельность компании. То, какие условия компания предоставляет своими работникам, может свидетельствовать о ее ответственности и по отношению к клиентам. Например, если вы хотите нанять подрядчика на полный рабочий день, убедитесь, что он оформлен по трудовому договору.
-
Изучите отзывы в открытых источниках. Посмотрите, что пишут о компании на Яндекс Картах или в социальных сетях. Обратите внимание на детальность и разнообразие отзывов. Исключительно высокие оценки и пустые похвалы должны насторожить — вероятно, такой отзыв был оставлен самой компанией для повышения рейтинга.
-
Свяжитесь с организациями, которые уже работали с подрядчиком. Если ваши деловые партнеры пользовались услугами аутсорсинга, узнайте у них название компании и задайте вопросы о качестве выполнения задач, соблюдении сроков и конфиденциальности. Если таких знакомых нет, изучите опубликованные кейсы и свяжитесь с представителями организаций, которые уже заказывали услуги специалиста.
-
Уделите внимание договору. Обратитесь к юристу, который поможет вам подобрать подходящие условия и защитит вас от рисков при работе со сторонним специалистом. Если вы планируете сотрудничать с аутсорсинговой компанией, убедитесь, что с вами заключили договор о предоставлении персонала, а не оказании услуг.
Подведем итог
Аутсорсинг может быть очень эффективен, когда организации необходимо выполнить непрофильные или разовые задачи — например, создать веб-сайт или запустить рекламу нового сервиса. Такая модель позволит компании сосредоточиться на расширении бизнеса, улучшении качества обслуживания или развитии новых направлений деятельности.
Тем не менее, усиление штата требует ответственного подхода и готовности к ряду рисков. Уделите внимание поиску проверенного подрядчика, проконсультируйтесь с юристом при составлении договора, и ваша компания не только получит конкурентные преимущества на рынке, но и существенно снизит расходы на персонал.