9 инструментов тайм-менеджмента для фрилансеров
Без навыков эффективного управления временем фрилансерам сложно организовать свою деятельность. Помимо срыва дедлайнов, есть риск перейти в режим работы 24/7, когда человек все равно не успевает справляться со всеми задачами и быстро выгорает. В этой статье мы разберем девять методов тайм-менеджмента для фрилансеров и всех, кто хочет повысить свою продуктивность. Некоторые из них можно комбинировать, чтобы создать идеальный подход специально для вас.
Зачем нужен тайм-менеджмент
Многие считают, что четкое планирование не для них, но на самом деле просто еще не нашли нужный подход. Оптимизация работы действительно помогает сэкономить ресурсы. Планирование — это не только расписывание календаря по часам, такой метод тайм-менеджмента подходит далеко не всем.
Некоторые фрилансеры сталкиваются с выгоранием и возвращаются в офис именно из-за проблем с организацией времени. Работа полностью поглощает их жизнь, они не успевают делать другие дела, а задач всегда больше, чем часов в сутках.
Рассмотрим 9 методов тайм-менеджмента и планирования, которые больше всего подойдут фрилансерам и всем, кто хочет повысить самодисциплину.
9 методик планирования для фрилансеров
Способ 45/15
Он также известен как одна из разновидностей метода Pomodoro, который, в свою очередь, назвали в честь старых кухонных таймеров в форме помидора. Суть метода заключается в разделении рабочего времени на интервалы по 45 и 15 минут. Сначала вы занимаетесь основными задачами, а затем четверть часа отдыхаете или переключаетесь на другие активности.
Удаленные сотрудники часто тратят эти 15 минут на домашние дела, чтобы освободить от них вечер.
Тематические блоки
Этот подход идеален для тех, кто работает над несколькими проектами одновременно. Он также будет полезен, если ваша деятельность связана с большим количеством информации, которую нужно изучить в начале проекта. Например, при написании объемных текстов или подготовке презентаций и отчетов.
По этому методу вы делите свое время на длительные промежутки — от двух до четырех часов. Каждый из них посвящаете определенному проекту или задаче.
Чаще всего это два блока в день, которые нужно разделить под разные дела: до обеда и после него. Между этими частями предусмотрен часовой перерыв для комфортного переключения внимания.
Жесткие/мягкие дни
Этот метод не самый популярный, но очень эффективный для тех, кому не подходит строгий график.
Суть системы заключается в чередовании подходов:
-
Четкое планирование по часам для организации встреч, созвонов и мероприятий.
-
Свободное распределение времени для дел, в отношении которых нет жестких дедлайнов и рамок.
Этот подход будет продуктивным, если у вас много работы, а постоянный контроль сроков раздражает.
Закрытые списки дел
Если вы часто планируете слишком много задач или добавляете новые дела в течение дня, вам подойдет этот метод.
Его суть заключается в составлении списка из нескольких пунктов. Вы концентрируетесь на закрытии только этих дел в отведенный период, и если закончили раньше — отдыхаете. Когда появляются новые задачи, записываете их на завтра.
Нам часто кажется, что мы работаем недостаточно, а список нерешенных вопросов только растет. Эта методика помогает повысить самооценку, избавиться от синдрома самозванца и получить наглядное подтверждение объему выполненных задач. Однако такой способ не подходит, если ваша работа заключается в реагировании на возникающие вопросы.
Блочная система
Этот способ придумал драматург Александр Молчанов. Он предложил разделить рабочее время на четыре части:
-
Концентрация — выполнение самых приоритетных и ответственных задач, которые требуют максимальной собранности.
-
Коммуникация — все, что связано с общением: созвоны, письма, совещания, переговоры, встречи.
-
Рутина — регулярные и необходимые, но не очень сложные задачи.
-
Тупки — дела, которые не требуют сильной сосредоточенности. Это может быть, например, просмотр профильных новостей.
Если ваш хронотип — сова, то порядок этих фаз работы будет обратным.
Цель дня/недели/месяца
Если нужно достичь конкретной цели в определенный срок, обратите внимание на этот метод планирования.
Выделите конечный ориентир и установите сроки достижения задуманного. Например, если для этого нужен год, разбейте глобальную задачу на 12 этапов по месяцам. Затем разделите каждый из них на четыре части, чтобы получить недельные цели, и после этого расписывайте каждый рабочий день.
В плане будет много корректировок, но такой подход позволит быстро заметить, что вы отстаете от графика или мешают непредвиденные обстоятельства. Это поможет своевременно принять меры.
Такая методика планирования особенно полезна, когда сложно достичь глобальных целей из-за большого объема срочных задач и рутины.
Способ 1-3-5
Еще один подход к борьбе с авралом. Если задач больше, чем времени, и все они важные, начните с любой из них. А чтобы избежать перегрузок, используйте метод 1–3–5.
-
Выберите самую важную задачу и выполните ее в первую очередь.
-
Определите еще три менее срочных вопроса, к которым вы перейдете, если останется время после решения основного дела.
-
Запланируйте пять дополнительных небольших задач на случай, если вы успеете выполнить предыдущие пункты.
Составьте список накануне рабочего дня и придерживайтесь его, даже если освободитесь раньше.
Списки задач и разделение по продолжительности/месту
Составление списков — самый распространенный пример систематизации не только рабочих, но и бытовых активностей. Но есть два способа улучшить эффективность таких перечней дел.
Первым вы, вероятно, уже пользуетесь, хотя и не задумываетесь об этом. Это список дел с привязкой к конкретному месту — например, перечень покупок в супермаркете. Это полезно, если вы часто перемещаетесь по делам или живете в разных местах. Некоторые приложения даже позволяют привязывать список к геолокации, чтобы телефон напомнил вам о покупках, когда вы окажетесь неподалеку.
Второй вариант используют реже. Это списки по времени, которые помогают быстро справиться с большим количеством мелких задач. Суть метода заключается в том, что вы оцениваете примерный дедлайн по каждой активности и создаете отдельные перечни дел на 5, 15, 30 минут или даже на 1 и 1,5 часа. После этого, если у вас появилось незапланированное свободное время, вы можете открыть соответствующий список и выполнить задачи из него, вместо того чтобы тратить 15 минут на пролистывание ленты новостей.
Таким образом, в пробках, очередях, транспорте, или когда коллега отменил встречу, вы сможете провести время с пользой. Так даже самые длинные списки дел закончатся очень быстро.
Как говорят тренеры по тайм-менеджменту, если задачу быстрее выполнить, чем записать, то лучше ее не откладывать и сразу взять в работу.
Диаграмма Ганта
Это таблица, по горизонтали которой указано время, а по вертикали — список задач. В ячейках на пересечении вы назначаете ответственного сотрудника, а если схема подразумевает одного исполнителя, то помечаете окошки разными цветами.
Метод особенно полезен при планировании крупного проекта на несколько недель или месяцев. С его помощью можно определить пиковые нагрузки и перенести часть задач на другое время. В открытом доступе можно найти десятки шаблонов для заполнения такой таблицы, но основная идея заключается именно в грамотном распределении активностей по всему периоду работы над проектом.
В заключение
Существует много других методов планирования, но большинство из них основаны на инструментах, которые мы привели выше. Их можно комбинировать, чтобы создать свой уникальный подход.
Не бойтесь экспериментировать, и пусть планирование станет вашим помощником в распределении времени для интересных и важных занятий. Именно это и есть главная задача тайм-менеджмента.