Учет рабочего времени: виды, методы, решения

Хотите знать, чем на самом деле занимаются сотрудники? Ведите учет рабочего времени.

Виды учета рабочего времени

В соответствии с регламентом, одна из задач руководителя — ведение учета рабочего времени, однако четких правил для этого не существует. Работодатель самостоятельно решает, как следить за режимом.

Сегодня компании используют разные виды мониторинга. Рассмотрим основные из них.

Ежедневный учет

Такой способ подходит для организаций с нормированным графиком. Табель (таймшит) фиксирует, сколько часов сотрудник отработал за день. Чтобы начислить зарплату, время суммируют.

Иногда при таком порядке учета возникают сложности. Например, по понедельникам сотрудник работает 10 часов, а по пятницам всего 6. В этом случае более выгодно вести учет времени за другой отчетный период, чтобы оплачивать часы по норме, а не как сверхурочные.

Еженедельный учет рабочего времени

Этот метод предназначен для предприятий, где продолжительность смены зависит от производственной необходимости. Стандартная рабочая неделя — 40 часов, которые по-разному распределяются. В этом случае компании должны подсчитывать отработанное время так, чтобы оно не превышало установленную ТК норму. Следует отметить, что на практике такие варианты встречаются редко.

При таком порядке учета зарплату начисляют по неделям. Если работник потратил ровно 40 часов, их оплачивают по фиксированной ставке. При превышении нормы «лишние» часы оценивают как сверхурочные и оплачивают отдельно. В этом случае руководителю не придется выслушивать жалобы о том, что сотрудники работают больше нормы.

Суммированный учет

При необходимости организации могут увеличить период до месяца, квартала или года. В соответствии с законодательством, предприятия с вредными условиями труда не могут выбирать срок дольше трех месяцев.

Выбор любого способа нужно фиксировать с помощью отдельного приказа. Это правило относится и к суммированному учету, при котором компания ежедневно считает отработанные часы и подводит итоги в конце периода.

При суммированном учете оплата осуществляется по фиксированной ставке. За сверхурочные часы работник получает деньги в конце отчетного периода.

Кажется кто-то переработал. Учет рабочего времени не допустил бы этого.

Методы учета рабочего времени

Предприятие может подсчитывать рабочие часы так:

1. Вести учет в таблицах Excel или Google Документах.

2. Отслеживать присутствие работников с помощью журнала, в котором фиксируют время прихода и ухода.

3. Организовать видеонаблюдение и/или аудиозапись.

4. Использовать бухгалтерские программы.

5. Ввести контроллеры и карточки доступа.

6. Внедрить CRM-систему.

7. Использовать тайм-трекеры и т.д.

Классический способ в виде таблиц подходит для проверок контролирующих органов и начисления зарплаты. Другие методы делают учет удобнее и эффективнее. Рассмотрим каждый способ более подробно.

Табель в Excel

Табель так же еще называют таймшит. Таймшит (англ. Timesheet, табель учета рабочего времени) — это лист бумаги с данными, расположенными в табличном формате. В настоящее время чаще используются цифровые таймшиты или электронные таблицы. Можно сделать шаблон, чтобы ежедневно заполнять таблицу. Раз в месяц в таблицу нужно вносить незначительные изменения.

Преимущества:

1. Это простой и понятный способ.

2. Ведение таблицы не требует дополнительных расходов.

3. Такая система привычна для многих трудящихся.

Ведение отчетов в Excel — распространенная практика многих компаний

Недостатки:

1. Метод не подходит, если система должна учитывать не только количество часов, но и эффективность работы.

2. Ответственный за ведение таблицы сотрудник тратит много времени на ее заполнение вручную.

3. Человеческий фактор повышает риски ошибок. Это особенно важно, если персонал работает по сменному графику.

4. Таблицы подходят только для небольших фирм. В крупных компаниях бизнес-процессы нужно автоматизировать.

Кроме того, табель в Excel необходимо каждый месяц пересылать в бухгалтерию. К документу в Google можно предоставить доступ, но это единственное отличие.

Журнал учета присутствия

Это проверенный вариант для детального контроля, который по-прежнему востребован во многих организациях. Журнал лежит на КПП, сотрудники отмечают, когда они пришли на работу и покинули здание, и ставят подписи.

Нарушаем рабочий график?

В соответствии с п. 4 ст. 91 ТК РФ, работодатели обязаны вести учет времени, которое по факту отработали сотрудники предприятия. Для этого есть специальный табель учета рабочего времени:

• Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

• Форма по ОКУД 0504421 утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

В табеле можно фиксировать количество часов, которое отработал сотрудник. Эти данные необходимы для начисления заработной платы. Для указания причин отсутствия на работе есть специальные коды. Если их не знать, понять причину отсутствия сотрудника невозможно.

Журнал помогает контролировать время, которое отработал сотрудник предприятия, и отслеживать причины, по которым он не вышел на работу.

Предусмотрите в журнале графу для фиксации причин опозданий сотрудников или их отсутствия на работе. Здесь же можно указать реквизиты больничных листов, заявлений на отпуск и т. д.

Журнал контролирует, дисциплинирует, мотивирует. Благодаря ему вы увидите старания сотрудников с гибким графиком работы. А также тех, кто часто опаздывает, выполняет и перевыполняет норму. Первым можно сделать выговор, вторым — выписать премию.

С помощью журнала рабочего времени вы отследите работу руководителей отделов и подразделений. Вы увидите, кто перегружен работой, где неправильно распределены обязанности, в каких отделах не хватает кадров и т.д.

Если в вашей организации много сотрудников с ненормированным рабочим днем, ведите отдельный журнал учета.

Единой формы журнала учета рабочего времени нет. Каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно. Чаще документ заполняют в электронном виде в офисных программах «Ворд» или «Эксель». Хотя встречаются и бумажные варианты.

Ниже приведена таблица, которую можно взять за образец для ведения журнала учета рабочего времени.

На предприятиях кадровые специалисты ведут журналы, в которые заносят трудовые договоры, бланки трудовых книжек и т.д. Журнал учета рабочего времени они оформляют таким же образом, как и регистрационные книги.

Предусмотрите графы для указания причины неявки или опоздания, реквизитов документов, которые объясняют отсутствие на работе.

Для сотрудников, которые часто бывают в командировках, заведите отдельную графу. В ней фиксируйте даты, когда командированный работник отсутствует.

Рабочее время в журнале учитывайте по дням. Чтобы было удобнее, отмечайте даты в специально отведенной для этого графе или каждый день заносите данные в отдельный лист.

Журнал можно оформить в электронном варианте, чтобы потом распечатывать каждый лист, или расчертить тетрадь вручную. Некоторые компании покупают готовый документ или заказывают журнал нужного формата без лишних граф.

Система видеонаблюдения

Сегодня работодатели все чаще используют этот способ. Установка видеонаблюдения часто причиняет людям психологический дискомфорт, поэтому для выбора этого метода должны быть весомые причины. Важно помнить, что вести скрытую запись незаконно. Перед установкой системы видеонаблюдения или аудиозаписи нужно получить согласие сотрудников.

Вряд ли сотрудники с радостью воспримут введение видеонаблюдения

Работодатель может установить простую камеру или оборудование с микрофоном и устройством записи звука. Выбор зависит от задач контроля и бюджета фирмы. Расходы не ограничиваются установкой.

Компании нужен сотрудник, который будет просматривать записи и отмечать нарушения распорядка, иначе метод будет малоэффективным.

Бухгалтерские программы

Многие ПО для бухгалтерии оснащены функцией формирования специализированных отчетов, что ускоряет и упрощает работу.

Преимущества:

1. Бухгалтерские программы позволяют автоматизировать расчеты.

2. Благодаря ПО на заполнение ведомости уходит меньше времени.

3. Программные продукты снижают риск ошибок из-за невнимательности персонала.

4. При использовании ПО не нужно доплачивать за операции по учету рабочего времени.

Контроллеры (учет рабочего времени по картам)

Такой способ используют многие организации. Контроллер — устройство, к которому работники прикладывают карточки, чтобы войти в помещение. Оборудование позволяет вести почасовой и даже поминутный учет.

Преимущества:

1. Контроллеры считают рабочие часы максимально точно.

2. Оборудование минимизирует трудозатраты на контроль времени.

3. Устройства ограничивают доступ в отдельные помещения.

Раз, два и готово!

Недостатки:

1. Контроллер — дорогое оборудование.

2. При поломке устройства работники не смогут попасть в помещение до приезда мастера.

3. Сотрудники могут терять карточки. Кроме того, существует есть кражи пропуска.

Учет рабочего времени по лицам

Контролировать дисциплину помогают терминалы. Для этого нужно подойти к устройству и взглянуть в него или в его сторону. Личность сотрудника будет идентифицирована по геометрии лица. Преимуществом является то, что терминалу для работы не нужен интернет. Обычно он работает через блок питания, но можно использовать Wi-Fi. В таком случае появится возможность поставить терминал на любом расстоянии от сервера с программой.

Вроде похож

Такая система более выгодна, чем контроль по отпечатку пальца. При считывании лица обрабатывается большой объем данных. Этот шаблон содержится в вычислительном модуле и позволяет рассмотреть лицо со всех сторон. Такой же шаблон используют для сравнения с человеком, проходящим через турникет.

Однако тут есть свои подводные камни. Система может ошибиться, когда увидит двух похожих внешне людей. Из-за этого есть риск, что в здание попадет посторонний человек, похожий на вашего сотрудника. Иногда таким образом на предприятия проникают злоумышленники.

Биометрический учет рабочего времени

У каждого работника есть свой биометрический идентификатор. Он нужен для считывания неповторимых характеристик: сетчатки глаз, отпечатков пальцев, тембра голоса или рисунка вен. Эти характеристики нельзя подделать, забыть дома, потерять. С их помощью можно пройти контроль, отметить свое присутствие на работе или получить доступ к закрытой информации. Данные о биометрических идентификаторах заносятся в общую базу. Ее можно в любой момент обновить, дополнить или изменить.

У подхода есть один недостаток – высокая стоимость оборудования. Так, для биометрического контроля необходим мощный процессор, биологические сканеры, интерфейсы для передачи большого объема данных.

Добро пожаловать, профессор Х

На некоторых объектах лучше установить несколько точек идентификации для отслеживания перемещения сотрудников по территории на протяжении всего рабочего дня.

Автоматизированные сервисы актуальны для составления табелей и отчетов, расчета нагрузки, зарплат и штрафов. Они помогают оценить пользу работы конкретного отдела, продуктивность каждого сотрудника, наладить дисциплину, информировать о несанкционированных подключениях. Биометрический учет позволит разграничить доступ по зонам.

CRM-система

Системы оснащены таймерами для контроля общего времени работы. Они также позволяют узнать, как долго работник выполняет ту или иную задачу. Принцип действия: сотрудник приходит, открывает программу и запускает таймер, который по окончании работы надо остановить.

Преимущества:

1. Если фирма уже знакома с CRM-системами, то новое ПО не вызовет затруднений.

2. Программа дисциплинирует сотрудников и развивает навыки самоконтроля.

В первые дни работы CRM-системы возможны накладки. Важно, чтобы сотрудники не забывали запускать таймер в начале смены и выключать его перед уходом.

Тайм-трекеры: автоматизированный учет рабочего времени

Установка тайм-трекера на компьютерах поможет оценить качество работы. Программа автоматически фиксирует, когда сотрудник включил и выключил ПК, а также с определенной частотой делает скриншоты рабочего стола. Чтобы использовать такие программы, работодателю не нужно получать согласие персонала. С помощью тайм-трекера руководство может оценить, насколько продуктивно тот или иной человек тратит время. Один из таких сервисов —ИНСАЙДЕР. Программа фиксирует все действия работников в течение дня. Снимки хранятся на сервере компании в сжатом формате. Руководитель в любой момент может увидеть, как сотрудники распределяют свое рабочее время.

Сервисы (системы учета рабочего времени, СУРВ)

EMS (в русском варианте — системы учета рабочего времени или СУРВ) — это класс программного обеспечения, предназначенного для контроля сотрудников. Используя подобные инструменты, вы можете легко выяснить, кто в команде реально работает, а кто — просто имитирует бурную деятельность.

Есть системы учета рабочего времени попроще типа тайм-трекеров, которые могут включать и выключать сами сотрудники. Однако крупные организации обычно отдают предпочтение комплексным EMS-системам со множеством настроек и «умных» функций. 

Стоит подчеркнуть, что интерес к таким системам растет невообразимыми темпами. Согласно исследованию Insider Threat от Crowd Research Partners, всего за год в период с 2017 по 2018 год доля организаций, активно использующих инструменты EMS, выросла с 42 до 94%. А после вынужденного перевода сотрудников на удаленку из-за пандемии COVID-19. Сегодня СУРВы стали своего рода «золотым стандартом» в сфере управления.

Учет рабочего времени с помощью программы ИНСАЙДЕР

Программа ИНСАЙДЕР – идеальное решение для реализации мягкого контроля. Она позволяет выполнять настройки под каждую конкретную компанию, учитывать индивидуальные требования:

• Время начала и окончания рабочего дня можно устанавливать индивидуально для каждого сотрудника. Поскольку графики не всегда с 8 до 17 для всего штата, это удобно;
• Социальные сети, отвлечения тоже можно настраивать отдельно под каждого. Так социальные сети для СММ-специалиста будут непосредственным рабочим инструментом, а инженер-проектировщик явно использует их в личных интересах;
• Принцип открытости данных. Программа позволяет выполнять настройки доступа таким образом, чтобы сотрудник сам видел свои успехи и провалы. Доступность результатов всегда плюс, поскольку неизвестность, как мы писали выше, давит.

Да, с программой ИНСАЙДЕР. Сейчас значительная часть персонала в большинстве компаний работает удаленно, но это не означает, что работодатель не сможет контролировать ход процесса. ИНСАЙДЕР снимает все основные опасения руководства, становится действенным инструментом для контроля внутри команды (фиксирует простои и отвлечения). Можно сказать, что программа дисциплинирует удаленщиков.

*Анализ продуктивности ИНСАЙДЕР

Главная особенность ИНСАЙДЕР – система будет полезна и самому удаленному сотруднику для самоконтроля и справедливой оплаты труда. Ведь когда в руках руководителя данные об эффективной работе – обделить зарплатой не получится.

Заключение

Учет рабочего времени — законодательно закрепленная за руководителем обязанность, но выбор методов, видов и форм учета является его прерогативой. Используя максимально подходящий вид учета и современные средства автоматизации, вы сможете не только соблюсти требования законодательства, но и значительно увеличить показатели продуктивности.

Планирование и учет рабочего времени с применением специальных систем выводит понятие об эффективности труда на новый уровень. Однако как и любой другой инструмент, система учета рабочего времени может принести компании как пользу, так и навредить. Здесь многое зависит от руководителя.

Если вы сделали все грамотно и прозрачно, прислушиваетесь к своим сотрудникам и используете полученные данные на благо — весь коллектив только выиграет. Но если под видом анализа продуктивности внедряется тотальная слежка за каждым вздохом подчиненных — не стоит удивляться, что внедрение СУРВ не оправдывает ожиданий.

Попробовать бесплатно

Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

Введите ваше имя *

Телефон *

E-mail *

Нажимая кнопку «Подписаться» я даю свое согласие на обработку персональных данных