Как правильно провести выходное интервью с сотрудником, который решил уволиться
- Что такое выходное интервью
- Зачем проводить выходное интервью
- Что спрашивают в выходном интервью при увольнении работника
- Сопроводительное письмо
- Этапы exit-интервью
- Как убедить работника заполнить анкету
- Пример выходного интервью
- Как извлекать пользу из результатов интервью
- Как оценивать и отбирать сотрудников для увольнения
- Вывод
В этой статье мы рассмотрим цели проведения выходного интервью, определим ключевые вопросы, которые нужно задавать, дадим рекомендации по составлению анкеты. Кроме того, расскажем про этапы прощального разговора и методы анализа его результатов, а также о стратегии выявления неэффективных сотрудников, которых нужно уволить.
Что такое выходное интервью
Exit-интервью представляет собой диалог между специалистом HR-отдела и сотрудником, который только собирается уйти из организации, либо уже подал заявление на увольнение. Чаще беседуют с теми, кто уходит по собственному желанию, чтобы понять мотивы такого решения. С подчиненными, которых увольняют принудительно, тоже проводят разговор. Хотя вести подобный диалог сложнее, поскольку в такой ситуации служащие настроены враждебно к представителям компании и не идут на контакт. Только HR-специалист с большим опытом способен найти общий язык с любым сотрудником, который увольняется по той или иной причине.
Основная цель интервью — выяснить, почему работник покидает фирму. Если речь идет о добровольном уходе, а сотрудник при этом ценный, то менеджер по персоналу обязан определить и устранить причины этого решения. Когда же человек стремится устроить скандал вокруг увольнения и шантажирует начальство, кадровик должен дипломатично урегулировать ситуацию и предложить мирный вариант расставания. Иначе бывший сотрудник от обиды может навредить репутации компании.
Зачем проводить выходное интервью
Беседа с сотрудником, который добровольно или по принуждению уходит из компании, помогает решить сразу несколько задач:
- Оценить запущенность ситуации и возможность удержать работника.
- Не допустить развитие конфликта, так как мирное расставание с подчиненными способствует устойчивости предприятия на конкурентном рынке.
- Выявить и понять проблемы, которые никто не пытается решить в организации.
Цель exit-интервью заключается в налаживании открытого диалога с сотрудником в присутствии его начальника и менеджера отдела кадров. По мере беседы нужно выявить ошибки представителей обеих сторон и проблемы, которые они не решили ранее. В результате работнику могут сделать встречное предложение, чтобы заинтересовать его в продолжении сотрудничества.
Опыт кадровых агентств подтверждает, что в процессе увольнения люди не хотят общаться с менеджерами по персоналу зачастую из-за неумелой работы эйчаров.
Что спрашивают в выходном интервью при увольнении работника
Структуру exit-интервью при увольнении стоит продумать заранее. Рассмотрим примеры вопросов для него.
В чем причина вашего ухода?
Основания для самоличного увольнения у человека могут быть разные: нашел рабочее место получше, решил переехать в другой город, поругался с начальством и т. д. Эти ответы позволят создать базу данных и определить основные причины текучки кадров.
В какой момент вы решили покинуть компанию?
Этот вопрос поможет выявить точку выгорания человека, определить, что конкретно подтолкнуло его к увольнению. Исходя из ответа также можно понять, как долго специалист искал новое место работы.
Сложно ли вам было изначально освоиться в нашей компании?
Ответ прольет свет на качество работы системы адаптации предприятия, что позволит исправить возможные проблемы.
Кого из коллектива вы бы особенно выделили с положительной стороны?
Человек может назвать своих коллег или кого-то из начальства, указать на качества отдельного сотрудника, о которых HR-специалист ранее не знал.
Был ли для вас полезным опыт работы в нашей организации?
Такие вопросы помогают узнавать о ценностях, которые особенно повлияли на бывших членов команды.
Станете ли вы рекомендовать компанию знакомым?
Вопрос имеет большое значение, поскольку бывшие сотрудники влияют на мнение потенциальных кандидатов на вакансии в фирме. Их отзывы могут определить конечное решение новичков.
Это базовые вопросы, список которых расширяют с учетом обстоятельств ухода персонала. Также можно спросить мнение человека о комплектации рабочего места, удобстве графика смен, расположении офиса, корпоративной культуре, психологической атмосфере в коллективе и т. д.
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо — это не обязательный, но важный документ для выходного интервью. В нем отражают всю информацию о сотруднике, который захотел уйти из компании. Необходимые сведения можно почерпнуть из социальных сетей, личного дела и резюме работника, узнать у его коллег или начальства. С помощью сопроводительного письма будет легче понять характер человека и грамотно выстроить сценарий беседы, чтобы она прошла с пользой для всех сторон.
Этапы exit-интервью
Чтобы прощальное интервью прошло плодотворно, следуйте основным этапам его проведения:
- Подготовьте вопросы с учетом роли работника в компании, причин его ухода и прочих критериев.
- Заранее выберите подходящее место для разговора. Не нужно ставить человека перед фактом, лучше совместно решите, где будет удобнее встретиться.
- Создайте атмосферу, которая расположит сотрудника к открытой беседе: поблагодарите его за вклад в развитие предприятия, задайте несколько вопросов на посторонние темы, чтобы снять напряжение.
- Дальнейшие действия зависят от настроя человека. Если он идет на контакт, то можно открыто обсудить ситуацию, в противном случае стоит ограничиться заполнением анкеты.
- Завершать беседу нужно на позитивной ноте. Постарайтесь сохранить с подчиненным, который все-таки окончательно решил уволиться, хорошие отношения, пожелайте ему успехов на новой работе.
- Проанализируйте информацию, которую получили в процессе интервью, и сделайте выводы для возможных шагов по улучшению кадровой политики компании.
Касательно оптимального момента для подобной беседы опытные HR-специалисты советуют дождаться, когда человек уже получит на руки свою трудовую книжку, тогда он будет более открыт для диалога.
Как убедить работника заполнить анкету
Когда сотрудники затаили обиду на организацию, то убедить их в подробностях рассказать о своем решении нелегко. Стоит заранее позвонить человеку, который собирается уволиться, прислать ему письмо на e-mail или сообщение в мессенджере, чтобы объяснить цель и важность будущего интервью. Используйте простые и понятные аргументы: новое предложение от руководства, заинтересованность в его личности, работе, мнении о коллективе. Если человек почувствует себя нужным, то он охотно согласится заполнить анкету exit-интервью.
Пример выходного интервью
Exit-интервью вполне может помочь сохранить работника для организации. К примеру, заявление на увольнение подал Олег М. — новый бухгалтер одной IT-компании. С ним провели интервью, после которого сотрудник решил остаться.
В ходе беседы Олег высказал претензии об отсутствии помощи в адаптации на новом месте и оформлении отчетов, вынужденных задержках на работе и итоговом лишении квартальной премии. На повторный разговор позвали начальника отдела бухгалтерии, который обязался уладить все проблемы. Олегу назначили опытного сотрудника в качестве ментора и увеличили оклад на 10%, что позволило убедить его остаться в компании.
Как извлекать пользу из результатов интервью
Выходные интервью или опросы нужно проводить не для галочки, а чтобы в том числе укреплять конкурентоспособность компании. Эйчар должен выявлять в ходе бесед с работниками, которые решили уволиться, направления для развития кадровых процессов в фирме.
Зачастую результаты интервью указывают на необходимость оптимизировать процедуру найма новых сотрудников и их адаптацию, меры по обучению и профессиональному развитию членов коллектива. Нередко корректировки требуют условия работы, размер оплаты и прочие моменты. О результатах выходных опросов обязательно должно узнавать начальство, чтобы принимать соответствующие меры.
Как оценивать и отбирать сотрудников для увольнения
Чтобы повысить эффективность увольнения персонала, необходимо объективно оценивать деятельность коллектива. В этом также может помочь интервью с сотрудниками. Опытным кадровикам известно, что в первую очередь нужно увольнять тех, кто не приносит компании результатов, работает спустя рукава, разводит слухи и сплетни в коллективе. Болтливые, безалаберные и пессимистичные личности будут только ухудшать продуктивность команды. Критерии увольнения сотрудника можно составить на выходном интервью.
Вывод
Exit-интервью — важный компонент эффективного управления персоналом, который позволяет получить информацию об опыте сотрудников и причинах их ухода. Вдумчивое и систематическое проведение таких опросов поможет организациям выявить области для улучшения кадровой политики и удержать ценных работников.
Кроме того, доверительные беседы и уважение к членам коллектива, которые решили уволиться, способствуют сохранению доброжелательных отношений и укреплению положительной репутации компании на рынке труда.