HR-аналитика: руководство для начинающих
Сфера HR развивалась постепенно: пройден большой путь от обычного сбора и хранения информации о сотрудниках до аналитики и помощи бизнесу в развитии.
HR-аналитика: что это такое
HR-аналитику иногда называют аналитикой талантов. Этот процесс представляет собой обработку HR-данных с помощью методов бизнес-аналитики (BA). Система исследует информацию из кадровой базы данных и выдает новые сведения.
HR-аналитика имеет две главные цели: сбор неизвестной ранее информации (инсайтов) и определение ключевых данных.
В результате достижения первой цели компания получает сведения, которые помогут эффективнее управлять персоналом. Инсайты важны в решении бизнес-задач компании.
Вторая цель ー идентификация данных. С помощью HR-аналитики можно оценить эффективность работы сотрудников, оптимизировать инвестиции в развитие персонала и спрогнозировать отдачу.
Кадровая аналитика помогает с пользой распоряжаться данными о сотрудниках, получать дополнительные сведения на основе доступной информации: возраста, пола, записей об учебе и прочего.
Рассмотрим подробнее, как работать с HR-аналитикой.
Зачем нужна HR-аналитика
Работа с кадрами часто отличается субъективным, даже интуитивным подходом. Например, будет человек работать в компании или нет иногда зависит от того, получилось ли установить личный контакт с рекрутером. В этом случае велика вероятность ошибки.
Руководство может не замечать несправедливости. Пример ー отличия в зарплате у мужчин и женщин. Без анализа данных организации могут считать, что оплата труда одинаковая.
HR-аналитика повышает производительность и помогает минимизировать ошибки людей при принятии решений. Изучение данных позволяет управлять рабочей нагрузкой: система покажет, какие отделы выполняют большой объем задач, а какие ー свободны и могут взять дополнительные проекты.
Кроме того, кадровая аналитика способствует росту компаний. Например, Training Zone рассказывает про опыт одной организации, которая использовала систему анализа для улучшения процесса найма. После изучения информации руководители пришли к выводу, что образование и рекомендации работников не влияют на результаты в продажах.
Ключевыми показателями стали опыт заключения сделок на большие суммы и способность работать в условиях неопределенности. При найме персонала менеджеры стали руководствоваться полученной информацией, и уже в следующем году прибыль компании увеличилась на четыре миллиона долларов.
Другие исследования дали аналогичные результаты, что подтверждает эффективность кадровой аналитики. Изучение вопроса компаниями MIT и IBM показало, что использование HR-аналитики увеличивает следующие показатели:
- уровень продаж ー на 8 %;
- чистый доход ー на 24 %;
- объем продаж на сотрудника ー на 58 %.
Способы использования кадровой аналитики
Каждая компания использует HR-аналитику для выявления наиболее важных для себя показателей, которые зависят от вида бизнеса, отрасли:
- коэффициент увольнений;
- время приема на работу;
- текучесть для разных групп за определенные периоды (первый год, пять лет и так далее);
- доход сотрудников.
Перечисленные показатели используются для развития бизнеса, повышения эффективности работы компании. Результаты аналитики применяются в следующих областях:
- Рекрутинг. Информация поможет брать на работу наиболее подходящих для компании людей. Можно проанализировать качества успешных сотрудников и опираться на эти данные при поиске новых кандидатов.
- Безопасность и здоровье. Аналитика выявит проблемные области, связанные с условиями труда. Знания о факторах риска помогут предотвратить травмы и несчастные случаи на рабочем месте.
- Текучесть кадров. Вы получите возможность регулировать текучесть персонала, повышать степень вовлеченности сотрудников в общее дело.
- Квалификация работников. С помощью анализа можно понять, как сотрудники распределены по отделам. Бывает, что в одном подразделении больше квалифицированных людей, чем в другом. Это может негативно влиять на общую работу компании.
- Эффективность продаж. Кадровая аналитика помогает увеличивать количество сделок. Вы можете заметить, что сотрудники с определенными качествами дают лучшие результаты, или продажи повысились после внедрения новой обучающей программы.
Уровни развития HR-аналитики
Американский исследователь Джош Берсин предложил 4-уровневую классификацию HR-аналитики. Ступени характеризуют степень развитости (зрелости) аналитических процессов в компании.
Уровень 1. Описание ситуации
Специалисты HR-отдела ведут учет базовых показателей: численность персонала, уровень текучести. Это простая аналитика, которая показывает общую ситуацию с кадрами в организации. Здесь нет исследований и решения проблем. Ответы на некоторые вопросы дает следующая ступень.
Уровень 2. Определение проблем
Здесь будет не только описание ситуации, но и причины, по которым она сложилась. Метрики этого уровня ー стоимость найма, время на закрытие вакансии, оценка подбора и адаптации кадров, общий анализ качества работы HR-отдела. На этой ступени можно узнать, например, что повышенная текучесть персонала связана с низкой зарплатой.
Уровень 3. Прогнозирование
На этом уровне предиктивная аналитика позволяет предсказывать влияние определенных решений на будущее компании. Для точных прогнозов необходимы сведения из разных подразделений: финансового, маркетингового. HR-отдел собирает все данные в единую базу. В результате анализа получаются практические рекомендации для решения проблем.
Уровень 4. Выработка стратегии
HR-отдел формирует конкретные стратегические решения. На этом этапе в организации чаще всего есть полноценный аналитический центр. Руководство получает стратегию, где информация подкреплена цифрами. Пример: снизить текучесть на 20 % позволит увеличение зарплаты на 15 % и переход на гибкий график работы.
Улучшать качество прогнозов позволяют новые технологии, современное программное обеспечение, налаженная коммуникация между отделами.
Задачи HR-аналитики
При внедрении HR-аналитики важно обратить внимание на следующие пять задач. От их решения зависит качество работы аналитической системы и общий результат.
Задача 1. Количество данных
Чем больше сведений собирает компания, тем сложнее процесс их анализа и использования. Много данных не гарантирует хорошего результата. Важно не количество информации, а правильные методы анализа.
Если аналитический подход выбран неверно, то кадровая служба просто соберет большое количество сведений, а предложений по улучшению бренда сделано не будет.
Важно определить, какие вопросы вы хотите решить с помощью данных. Показатели по метрикам должны быть классифицированы и верно определены.
Задача 2. Качество информации
Помимо объема, важно уделить внимание качеству сведений. Большой поток информации часто приводит к снижению ее качественных показателей.
Частая проблема ー поступление множества неоднородных данных из разных отделов. Что-то игнорируется, теряется. В результате анализ не может быть выполнен корректно.
Задача 3. Подготовка команды
Сотрудники HR-отдела должны обладать знаниями как в своей профессиональной области, так и в сфере анализа данных. Найти таких людей непросто.
Научный сотрудник Accenture Institute for High Performance Элизабет Крейг (Elizabeth Craig) считает, что компетентный в вопросах аналитики кадровый работник ー редкость. В интервью data-informed.com Крейг рассказала, что для полноценного использования инструментов HR-аналитики часто требуются знания компьютерных технологий, что усложняет подбор специалистов.
По статистике, только 6 % крупных HR-команд уверенно используют кадровую аналитику в своей работе. Лишь 20 % компаний готовы полагаться в своих решениях на результаты HR-аналитики.
Задача 4. Заинтересованность со стороны руководства
Использование HR-аналитики еще не стало трендом среди компаний. Руководитель может не понимать, для чего это необходимо. Задача кадровой службы ー рассказать о ее преимуществах.
Внедрение аналитической системы ー достаточно затратное мероприятие, поэтому для выделения финансирования необходимо заручиться поддержкой руководителя. Также директор должен выдать доступ к сведениям в подразделениях. HR-отделу необходимо доказать целесообразность инвестиций в аналитическую систему.
Задача 5. Расходы и рентабельность
Диапазон цен на кадровую аналитику зависит от количества и видов используемых инструментов. Портал data-informed.com сообщает, что стоимость системы может составлять от 400 тысяч до 1,5 миллиона долларов для организации численностью 5000 человек.
Сумма может увеличиться при найме специалистов для обслуживания платформы или дополнительного обучения существующего персонала.
Рентабельность проявляется не сразу: для разных отделов сроки могут отличаться. Для получения результатов может потребоваться время, например, снижение текучести кадров произойдет только через определенный период.
Покупка более дешевого оборудования ー не всегда лучшее решение. Недостаток инструментов или программного обеспечения может стать причиной некорректного анализа и ошибочных результатов.
Внедрение HR-аналитики: пять первых шагов
Если ваша компания решила внедрить HR-аналитику, предлагаем вам пошаговый алгоритм того, с чего начать.
- Шаг 1. Определить круг вопросов, которые вы хотите решить
Это самый важный шаг. Нельзя просто начать собирать информацию, а потом решать, что с ней делать. Определение бизнес-вопросов ー главное, с чего необходимо начать.
Найдите проблемы в HR-секторе, которые необходимо решить. Это могут быть: повышенная текучесть кадров, неэффективное расходование средств на обучение, регулярные опоздания и прогулы.
Начать лучше с простых вопросов, затем можно двигаться дальше.
Представим, что вам необходимо разобраться, как ситуация с кадрами влияет на прибыль.
Для начала необходимо собрать общую информацию по персоналу. Далее определяем, какие показатели помогут нам в решении вопроса.
Вот некоторые параметры, которые показывают эффективность работы кадровой службы:
- коэффициент увольнений: сколько работников уходит в течение определенного периода по отношению к общей численности;
- время приема на работу: сколько времени занимает поиск нового сотрудника, как долго человек думает, прежде чем дать согласие;
- уровень текучести кадров: как много людей уходит через год, три и так далее;
- кадровое разнообразие: сколько работает мужчин, женщин, какой они национальности;
- размер дохода на сотрудника: сумма заработной платы среди тех, кто работает полный день;
- размер сверхурочных доплат: насколько он высок, как часто происходят такие выплаты;
- баланс между работающими на полную и неполную занятость: количество таких сотрудников.
- Шаг 2. Определение информации, которая поможет ответить на вопросы
После постановки вопросов и выявления проблем, можно приступать к определению данных, которые помогут в решении.
Для начала проанализируйте данные, которые уже есть в кадровой службе. Это информация о найме, преемственности, эффективности работы. Обычно HR-отдел располагает этими сведениями.
Далее рассматривается вовлеченность коллектива в рабочие процессы. Можно проводить опросы, интервью. Возможно, вы уже делали похожие исследования.
Затем запрашивается информация из других отделов. Это финансовые показатели, маркетинговый анализ. Здесь должна быть информация о выручке, продажах, средствах, потраченных на обучение персонала и исследование рынка.
- Шаг 3. Настройка ETL: извлечение, обработка, загрузка (extraction, transformation, loading)
Здесь будет совместная работа кадровой службы и IT-отдела, поскольку понадобятся специализированные навыки работы с программным обеспечением. Для успешной работы необходима эффективная коммуникация между этими подразделениями.
Главный процесс на этой стадии: реализация ETL (извлечение, обработка и загрузка). Для этого есть автоматические инструменты: IMB WebsphereDataStage, Cognos Data Manager, Microsoft SQL Server Integration Services. Это наиболее популярные решения. Необязательно быть техническим сотрудником, чтобы пользоваться ими, но помощь IT-специалистов может потребоваться.
Суть процесса ー извлечение данных из определенных источников, преобразование в понятный формат и загрузка в аналитическую систему.
- Шаг 4. Внедрение результатов в бизнес
После того, как система выдаст результаты, можно приступать к изменениям. Например, если вы хотите разнообразить этнический состав компании, а система показывает, что заявок от людей других национальностей мало, вы можете изменить условия приема на работу.
Важно установить связь между HR-данными и другими показателями вашего бизнеса. Например, отказ от сверхурочной работы напрямую отражается на производительности. В докладе KPMG «People are the Real Numbers» говорится о важности этой связи, в пример приводится отсутствие сотрудников на работе и экономическая эффективность.
В докладе подчеркивается, что если кадровая служба покажет связь между улучшением производительности и уменьшением времени отсутствия персонала на местах, то директор оценит реальные достижения HR-отдела.
- Шаг 5. Регулярный анализ
Кадровая аналитика должна проводиться регулярно, иначе она теряет свою актуальность. Для полноценного использования всех преимуществ важно настроить бесперебойную работу.
Например, вы поставили задачу, выполнили анализ, решили вопрос. После внедрения важно периодически возвращаться к проблеме, чтобы проверить, как происходят перемены, нет ли других сложностей.
Заключение
Внедрение HR-аналитики улучшит работу любой компании. Управление данными и их анализ ー непростое дело, поэтому необходим поэтапный подход.
Успешная кадровая аналитика ー это не количество собранной информации, а ее влияние на принятие ключевых решений. Аналитическая система принесет пользу не только кадровой службе. Это ценный помощник для улучшения работы всей компании.
