Расчет утилизации персонала: методы и виды

В западных компаниях основу менеджмента в сфере услуг составляет управление утилизацией. Ее показатели обязательно включаются в ежегодные отчеты.

В статье мы разберемся, что такое утилизация персонала, как ее рассчитать и как она связана с учетом рабочего времени.

Что такое утилизация

Это довольно известное понятие, но многие предпочитают другие термины, например, "эффективная загрузка" или "полезное использование". Если говорить простыми словами, то утилизация — это мера продуктивности труда. Она рассчитывается как соотношение полезного времени (числителя) с доступным (знаменателем).

Перейдем к цифрам. До 75% расходов компаний, которые оказывают различные услуги, приходится на зарплату персонала. Низким показателям утилизации сопутствует рост издержек, что невыгодно для бизнеса.

Для чего нужны показатели утилизации

Их применение определяется типом бизнеса:

1. Кадровая политика. Показатели отражают потребности компании в сокращении штата либо найме новых сотрудников.
2. Мотивация персонала. Расчет утилизации применяется как для работников, так и для линейных руководителей, чтобы каждый понимал свою роль в сокращении издержек.
3. Управление экономикой. Показатели загрузки необходимы для расчета себестоимости рабочего часа и стоимости услуг.
4. Управление персоналом. При повышенных значениях утилизации начинается профессиональное выгорание сотрудников, а при пониженных коллектив теряет рабочий темп.

Виды утилизации

Рассмотрим три самых известных типа.

Базовая утилизация ресурсов

Под этим термином понимается отношение полезных трудозатрат к доступным.

К полезным затратам относится работа на внешних и внутренних проектах. Они не включают административные задачи, простои, обучение персонала и т. д.

Наиболее простая для понимания и расчета утилизация ресурсов используется банками, управляющими компаниями и другими организациями, которые учитывают рабочее время, но не продают его напрямую. С помощью контроля загрузки менеджеры снижают операционные затраты, а также выявляют и поощряют продуктивных сотрудников.

Коммерческая (оплачиваемая) утилизация

Такая мера продуктивности более точно определяет полезное время, т. е. трудозатраты, которые оплачивает клиент. Иногда она включает внутренние инвестиционные проекты.

Коммерческую утилизацию достаточно сложно рассчитывать. Дело в том, что работы в рамках даже одного проекта могут быть как оплачиваемыми, так и неоплачиваемыми. Коммерческая утилизация используется в сферах, где компании напрямую продают услуги, например, в аудите, консалтинге и т. д.

Оплаченная утилизация

Этот термин сужает понимание полезного времени до оплаченных услуг. Такой вид утилизации применяется организациями, в которых значительная часть работ может оказаться бесплатной, например, если клиент не хочет подписывать акт приемки.

Как рассчитать доступное время

Здесь используются разные методы. Рассмотрим варианты годового расчета доступного времени от приблизительного до детального:

1. Доступное время как константа. В рабочей неделе 40 часов, в году 52 недели. Следовательно, доступное время равняется 2080 часам. Такой способ используют крупные производственные компании, чтобы сравнивать показатели по разным департаментам и регионам.
2. Производственный календарь. Если вычесть официальные выходные, в году получается 1973 рабочих часа.
3. Расписание рабочего времени организации или ее сотрудников. Такой подход позволяет рассчитать график для каждого департамента или отдельного специалиста. Например, доступное время для сотрудника на полставки равняется 986,5 часам. Схему можно усложнить, если вычесть больничные, отгулы и т. д.
4. Табель учета при почасовой оплате. В таком случае доступным будет считаться все время, которое заносится в таймшит и оплачивается работодателем.

На практике компании применяют разные методы расчета доступного времени. В России наиболее популярны третий и четвертый варианты. При этом метод с почасовой оплатой тоже становится востребованным.

Какие показатели считать правильными

Нормативные значения утилизации зависят от сегмента бизнеса. В целом рекомендуется устанавливать показатели отдельно для каждого грейда, т. е. категории квалификации. Для примера возьмем IT-интегратора.

Как рассчитать утилизацию

Полезное время нужно разделить на доступное.

Кроме того, необходимо вести учет рабочего времени. Классическим способом являются таймшиты (табели). Здесь нужно соблюдать ряд правил:

1. Вести детальный способ учета. Трудозатраты необходимо согласовывать и анализировать. Можно составить план работ на неделю, и сотруднику останется только указать потраченное время.
2. Распределить задачи на полезные и неполезные (оплачиваемые и неоплачиваемые).
3. Вести расписание сотрудников, чтобы рассчитывать доступное время.
4. Согласовать между собой пункты выше, чтобы итоговые данные были достоверными.

Для примера рассчитаем коммерческую утилизацию для одного сотрудника за месяц, в котором 175 рабочих часов (по производственному календарю).

Разделим 124 полезных часа на 175 рабочих. Утилизация составляет 71%.

Попробовать бесплатно

Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

Введите ваше имя *

Телефон *

E-mail *

Нажимая кнопку «Подписаться» я даю свое согласие на обработку персональных данных