Как обсудить с сотрудником, что он плохо работает
Проанализируйте ситуацию
Не стоит торопиться. Если один из ваших подчиненных часто срывает сроки или показывает низкие результаты работы, это еще не повод немедленно вызвать его на разговор. Во-первых, вы можете только усугубить проблему. Трудности часто возникают у ответственных и талантливых, но неуверенных в себе людей. Например, специалист не справляется с конкретной задачей, винит себя во всех неудачах, а обратиться за помощью стесняется. В таком случае неприятный разговор с руководителем только вызовет стресс.
Чтобы разобраться в ситуации, необходимо иметь о ней четкое представление. Попытки узнать подробности от самого сотрудника могут ни к чему не привести: при желании он сумеет оправдаться. Лучше, чтобы к началу беседы вы уже выяснили следующее:
- Почему у работника возникла конкретная проблема?
- По какой причине продуктивность сотрудника снижается?
- Каким образом можно повлиять на ситуацию?
- Нужно ли проявить строгость либо стоит отнестись к подчиненному более лояльно?
Соберите максимально подробную информацию. По данным из CRM вы сможете отслеживать, какие задачи выполняет специалист, к какому сроку он должен их закончить и т. д. Вам также будет полезна система мониторинга и оценки эффективности работы сотрудников за компьютерами, например, ИНСАЙДЕР.
Программа автоматически формирует отчеты, с помощью которых легко узнать, чем занимался конкретный специалист в тот или иной момент. ИНСАЙДЕР фиксирует, какие сайты посещают сотрудники, какие приложения используют, как часто отвлекаются на посторонние дела и т. д.
Кроме того, система мониторинга позволяет руководителю в режиме реального времени просматривать экраны компьютеров подчиненных. Функция «Фотография рабочего дня» поможет детально разобраться в любых ситуациях.
Займите объективную позицию
Не принимайте решений в порыве эмоций. Допустим, вы ознакомились с отчетами и выяснили: вместо работы сотрудник проводит время в социальных сетях. Получается, что единственная причина низкой продуктивности — это банальная прокрастинация. Естественной реакцией на такое поведение станет желание оштрафовать любителя развлекательных ресурсов, однако торопиться не следует.
Кроме того, ваш подчиненный может относиться к людям с рывковым типом производительности. У таких специалистов за расслабленным скроллингом новостной ленты часто скрывается напряженная мыслительная деятельность, результатом которой становится успешное решение задачи.
Наконец, причиной прокрастинации действительно может оказаться лень. Каждый случай индивидуален, и реакция руководителя должна быть адекватной. Выговор или депремирование не всегда эффективны, поэтому нужно правильно выбирать инструменты воздействия.
Ваша задача — повысить результативность работы, а не выместить эмоции. Наказание может как исправить ситуацию, так и ухудшить ее. Перед тем как принять то или иное решение, задавайте себе вопрос, какую пользу оно принесет компании. Абстрагируйтесь от эмоций и займите четкую позицию, чтобы перейти к следующему шагу.
Выберите для разговора правильное место и время
Лучше всего провести беседу в формате тет-а-тет. Для этого подойдет рабочий кабинет или переговорная. Если встретиться лично не получается, можно устроить видеоконференцию. Также выберите удобное для вас и подчиненного время, чтобы не отвлекаться и не торопиться.
Коллеги работника, к которому появились вопросы, не должны стать свидетелями вашего разговора. Так называемая «публичная порка» — показатель некомпетентности руководителя.
Четко сформулируйте тему беседы
Сразу обозначьте проблему, которая стала причиной встречи. Опирайтесь не на оценочные суждения, а на факты. «В последнее время вы плохо работаете» — это неудачная формулировка. Здесь нужна конкретика. Можно сказать так: «Ознакомьтесь с отчетом по продуктивности. За последний месяц ваши показатели снизились на 25%». Выражайтесь коротко и ясно, чтобы избежать недопонимания.
Выслушайте подчиненного
Предоставьте сотруднику возможность высказаться. Продемонстрируйте, что вас волнует сложившаяся ситуация: «Меня беспокоит то, что происходит. Расскажите, пожалуйста, что случилось?».
Причины низкой продуктивности не всегда напрямую связаны с работой. Ваша команда — это не роботы, а люди, у которых бывают разные личные проблемы. Если сотрудник переживает из-за тяжелого развода или болезни близкого, ему сложно сосредоточиться на рабочих обязанностях. В таких случаях выговор или штраф кажутся мелочью на фоне личной драмы.
Предложите решение
Ваша задача — найти выход из положения. После того как вы уточните все детали, можно вынести конкретное решение. Иногда руководителю нужно взять паузу, чтобы выяснить, насколько те или иные данные соответствуют действительности. Если работник говорит, что срывает сроки по вине коллег, вы должны убедиться в достоверности информации. Диалог можно прервать, а через какое-то время к нему вернуться.
Сформулируйте решение, донесите его до подчиненного, получите обратную связь. Избегайте недомолвок — действуйте по схеме:
- Постановка проблемы. Напомните работнику, что стало причиной разговора.
- Обозначение задач. Расскажите, что нужно для исправления ситуации.
- Вынесение решения. Объясните сотруднику, какие действия помогут выйти из сложившегося положения.
Фокусируйтесь на том, чтобы поддержать подчиненного даже тогда, когда решение принято не в его пользу. Например, так: «Я назначаю штраф не потому, что плохо к вам отношусь. Вы нарушили наши договоренности, а за это полагается ответственность. Знаю, вы способны на большее, и надеюсь, что в следующий раз вместо штрафа назначу премию. Предлагаю обсудить, что мы можем для этого сделать. Перейдем к задачам, над которыми вы сейчас работаете».
Контролируйте последствия
После беседы с работником некоторое время наблюдайте за ним более внимательно, чем за другими подчиненными. Важно, чтобы контроль был незаметным и систематичным. Даже проверки ежедневных отчетов, которые сформированы программой ИНСАЙДЕР, будет достаточно. Если ситуация не изменится, придется действовать более радикально.
Задачи руководителя включают в том числе и корректирование деятельности сотрудников. Наблюдайте за подчиненными, придерживайтесь принципа объективности и помните, что главное в работе — это улучшение общих командных результатов.